20.4 Компьютерные технологии в подготовке и проведении совещаний.

Данная технология проведения совещаний достаточно традиционна, но в наше время - время развивающихся информационных технологий - появились оригинальные формы коллективного обсуждения проблем, которые не укладываются в классические представления о совещании. Сегодня широкое распространение получили компьютерные техно­логии, которые в сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компью­теров, в реальном режиме времени. Эта форма совещания также требу­ет предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.

В зависимости от возможностей линий связи такое совещание может быть обменом текстовой и графической информацией, может быть добавлена аудио- и даже видеосвязь, когда участники слышат и видят друг друга. Например, видеоконференция. Видеоконференция – это способ обмена видеоизображениями, звуком и информацией между двумя или более точками, оборудованными соответствующими аппаратно-программными комплексами. Каналы связи обеспечиваются сетями ISDN, ЛС или обычными телефонными линиями.

Видеоконференции нашли применение в различных областях деятельности: в медицине (когда в отдаленных районах пациентам требуется срочная консультация городских и областных специалистов), в повышении квалификации и дистанционном обучении сотрудников, в переговорах, презентациях, брифингах, в работе с клиентами, и конечно, при проведении совещаний и заседаний.

Но прежде чем закупать и устанавливать конференц-систему, руководству организации необходимо произвести предварительные расчеты экономической эффективности приобретаемой системы. Например, при наличии у организации или фирмы территориально удаленных филиалов и достаточно частом проведении оперативных совещаний и других мероприятий установление такой системы оправдано.

При такой форме совещания организаторы до начала совещания должны провести пробное подключение и проверить каче­ство связи с каждым его участником. С лицами, не принимавшими ра­нее участия в аналогичных совещаниях, следует связаться заранее, чтобы уточнить наличие у них необходимого программного обеспечения и проверить качество связи.

Но и при традиционной форме совещания, когда участники собира­ются в одном помещении, компьютер используется для демонстрации материалов по ходу выступления. В этом случае организатору совеща­ния необходимо заранее уточнить у выступающих, в какой программе подготовлена демонстрация, и перед совещанием проверить представ­ленные материалы.

Совещание является оригинальным видом организации, которая в своей жизнедеятельности в отличие от известных структур (матричной, проектной) действует в более жестких и более ограниченных временных рамках.

Подготовка и обслуживание совещаний в организациях и крупных фирмах часто поручается службе делопроизводства. В этом виде управленческой деятельности участвует значительное количество работников, требуется особо тщательная подготовка и четкость в проведении. А это, в свою очередь, требует весьма значительных материальных затрат.

Характерной чертой любого совещания является коллегиальное обсуждение сложных проблем. Результат коллективного решения документируется (протокол совещания).

Но в большинстве организаций, действующих на принципах и правовых основах единоначалия, персональную ответственность за все решения (и коллективные в том числе) несет руководитель организации.

Вопросы для самопроверки

• Какие пункты может содержать инструкция по обслуживанию совещания секретарем?

• Какие документы готовит секретарь к проведению совещания?

• Как ведется протокол совещания секретарем?

• Какие компьютерные технологии секретарь может использовать в подготовке и проведении совещаний?