Розробка організаційних регламентів

Виконання завдань, що покладаються на апарат бухгалтерії, залежить від чіткого визначення функцій, завдань і обов’язків як бухгалтерії у цілому, так і кожного відділу (сектору) та кожної посадової особи. З метою регламентування функціонування апарату бухгалтерії і ведення облікового процесу розробляються нормативно-правові регламенти. До їхнього складу належать: По­ложення про бухгалтерію; посадові інструкції, графіки, операційні інструкції, програми управління, регламенти робочого дня і т. ін.

З огляду на велику кількість складових організаційних регламентів потрібно їх класифікувати. Розглядають, зокрема, чотири класифікаційні ознаки та відповідні до них групи регламентів (рис. 5.1):

Рис. 5.1. Класифікація організаційних регламентів з бухгалтерського обліку

• За обов’язковістю застосування:

• обов’язкові для застосування – нормативно-інструктивний матеріал з питань бухгалтерського обліку;

• рекомендовані для застосування – інструктивний матеріал з питань автоматизації обліку.

• За обсягом охоплення:

• індивідуальні – інструкції з питань бухгалтерського обліку бюджетних установ; посадові інструкції працівників бухгалтерської служби;

• загальні – типові інструкції з питань бухгалтерського обліку — Положення про бухгалтерію.

• За об’єктом впливу:

• застосовувані в обліковому процесі — методичні документи з питань бухгалтерського обліку;

• застосовувані в аналітичному процесі — методичні та організаційні матеріали з питань аналізу;

• застосовувані в організації технології бухгалтерського обліку — організаційні документи з питань бухгалтерського обліку;

• застосовувані у процесі управління бухгалтерією – положення, посадові інструкції тощо;

• застосовувані бухгалтерським підрозділом у процесі автоматизованої обробки інформації.

• За полем розробки:

• регламенти, що їх готують і доводять до установи ззовні директивні органи – нормативно-інструктивні матеріали з питань бухгалтерського обліку;

• регламенти, що їх формують в установі, – Положення про бухгалтерію, посадові інструкції тощо.

Розробляючи організаційні регламенти, керуються певною системою принципів:

• раціональності — закріплення оптимального варіанта положення, вибраного з усіх можливих;

• конкретності — відображення не загальних позицій, а конкретних специфічних моментів щодо організації та методики обліку бухгалтерського підрозділу даної галузевої бюджетної установи чи організації;

• чіткості — визначення конкретних позицій положення та їх докладне тлумачення;

• науковості — напрацювання має ґрунтуватись на результатах сучасних наукових досліджень та передовій практиці.

Організаційні регламенти з упорядкування процесу праці в бухгалтерській службі та облікового процесу можна поділити за рівнями, або ланцюжками, організаційної структури апарату бухгалтерії (рис. 5.2).

Відповідно формують:

• Положення про бухгалтерію установи;

• Положення про сектор (відділ, групу) бухгалтерської служби установи;

• Посадову інструкцію;

• Робочу інструкцію касира.

Рис. 5.2. Взаємозв’язок рівнів управління організаційної структури

Під положенням загалом розуміють правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки та організацію роботи установи, структурного підрозділу. Спільним для положень усіх зазначених категорій є таке:

• функціональні обов’язки;

• права і повноваження;

• відповідальність.

Положення про бухгалтерію є організаційно-розпорядчим документом безстрокового зберігання, а тому його складання потребує значної відповідальності. Положення розробляють на основі типових загальногалузевих положень про відділи управління. Зазначений вид організаційного регламенту має таку структуру:

• загальні положення;

• мета і завдання діяльності бухгалтерського підрозділу;

• функції бухгалтерського підрозділу;

• права і обов’язки;

• взаємовідносини (службові зв’язки) бухгалтерії з іншими підрозділами;

• відповідальність;

• організація роботи.

Розділ «Загальні положення» рекомендується починати із загального визначення бухгалтерського обліку. Другим пунктом закріплюються метод ведення бухгалтерського обліку та організаційна форма бухгалтерського обліку в даній установі. Третій пункт наголошує, що чисельність і штати бухгалтерської служби визначаються штатним розкладом установи. З огляду на тривалість дії Положення не завжди доцільно зазначати конкретну кількість працівників чи посад, що входять до штату бухгалтерської служби на момент складання Положення. У разі доволі стійкої тенденції до постійного складу бухгалтерії наступний пункт містить перелік усіх штатних посад. Передостаннім пунктом характеризується нормативно-правова база діяльності бухгалтерської служби — подається перелік законодавчо-нормативних актів, якими керується у своїй роботі відповідний структурний підрозділ. Останнім пунктом визначається керівник підрозділу, порядок його призначення і звільнення, а також порядок тимчасового його заміщення.

Розділ «Мета і завдання діяльності бухгалтерської служби» формується на основі ст. 3 розд. 1 «Мета бухгалтерського обліку та фінансової звітності» Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Розділ «Функції бухгалтерського підрозділу» містить докладний перелік усіх робіт, що їх виконує бухгалтерський підрозділ. Зазначений розділ містить як загальні уніфіковані положення (обов’язко­вість застосування затверджених уніфікованих форм, своєчасність і якісність складання первинних облікових документів та відбиття даних первинного обліку в облікових реєстрах, забезпечення зберігання носіїв облікової інформації, здійснення заходів з підвищення рівня автоматизації облікових робіт), так і специфічні положення стосовно ведення бухгалтерського обліку за його напрямом, що характерний для бухгалтерського обліку в бюджетних установах згідно з галузевою особливістю даної установи.

Наступний розділ — «Права і обов’язки» — визначає повноваження працівників бухгалтерії щодо виконання покладених на них функцій. До обов’язкової інформації належать пункти про право вимагати від структурних підрозділів і посадових осіб своєчасного (відповідно до графіків) подання необхідних документів, а також відмовитися прийняти до виконання неправильно оформлені документи тощо.

Характеристика відповідальності може міститися в самостійному розділі, а може бути подана в попередньому розділі. У розділі «Взаємовідносини» подається докладна інформація про характер зв’язків бухгалтерії зі структурними підрозділами бюджетної установи.

Останній розділ – «Організація роботи» – містить пунк­ти про регламентацію роботи бухгалтерії, режим її роботи та умови реорганізації чи ліквідації цієї служби.

Положення про бухгалтерську службу готує головний бухгалтер, оформлюючи на відповідному бланку, а затверджує керівник установи. Положення про сектор, групу бухгалтерської служби розробляють керівники відповідних структурних підрозділів бухгалтерії за схемою, аналогічною викладеній попередньо. Затверджує ці положення головний бухгалтер, а далі вони під розписку доводяться до працівників бухгалтерської служби.

Посадова інструкція співробітників бухгалтерії складається після Положення про бухгалтерію, коли виконано розрахунки щодо чисельності і посадового складу бухгалтерії. Посадова інструкція являє собою нормативний документ, в якому визначено функції, обов’язки, права, відповідальність і взаємовідносини працівника з рештою співробітників установи. На кожного працівника має бути складено посадову інструкцію. Укладаючи посадові інструкції, керуються класифікатором професій ДК.003:2010, затвердженим Наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики № 327 від 28.07.10 та Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників.

Посадова інструкція має такі (орієнтовно) розділи:

• загальні положення;

• функції;

• посадові обов’язки;

• права;

• відповідальність;

• взаємовідносини за посадою;

• організація роботи та відповідні критерії її оцінювання.

Розділ «Загальні положення» містить, як правило, інформацію про посаду, підпорядкованість, вимоги до освітнього рівня, практичного досвіду роботи за спеціальністю, порядок призначення і звільнення та перелік нормативних актів, якими керується працівник у своїй роботі.

У розділі «Функції» подається інформація про основні напрямки діяльності. Розділ «Посадові обов’язки» розкриває сутність попереднього розділу, подаючи перелік робіт, що забезпечують виконання перелічених функцій. Цей розділ розписують докладно, зазначаючи конкретні форми носіїв облікової інформації, що їх обробляє посадова особа, періодичність виконання окремих робіт, способи заповнення носіїв облікової інформації тощо.

Розділ «Права» висвітлює права, якими наділено посадову особу щодо виконання покладених на неї посадових обов’язків.

У розділі «Відповідальність» визначаються напрямки відповідальності відповідно до посадових обов’язків. Розділ «Взаємовідносини» містить інформацію про зв’язки, які виникають у про­цесі утворення інформаційних потоків щодо конкретних трансакцій. При цьому виокремлюють відносини з працівниками інших структурних підрозділів, апарату бухгалтерії та керівником структурного підрозділу бухгалтерії, до якого належить працівник. Останній розділ розкриває організаційні питання (режим чи графік роботи працівника, порядок контролю за його діяльністю, сумісництво за іншими видами робіт тощо), подає параметри оцінювання результатів його праці як спеціаліста і визначає напрямок подальшого використання працівника.

Посадова інструкція має статус документа постійного зберігання, тобто складається вона один раз і доповнюється при потребі. Про внесені до посадової інструкції зміни сповіщають працівника, який підтверджує свою згоду підписом на посадовій інструкції. (Передусім свій підпис він ставить на посадовій інструкції під час зарахування на посаду.)

Від ступеня деталізації посадової інструкції залежить якість майбутньої роботи. А тому розглядуваний організаційний регламент має чітко відповідати на запитання:

• що є об’єктом роботи;

• хто опрацьовує об’єкт;

• як має бути побудовано схему роботи;

• звідки і куди має рухатись інформаційний потік (від кого і до кого);

• коли роботу потрібно виконати;

• скільки має тривати кожна операція;

• яку відповідальність щодо цього несе посадова особа в разі невиконання своїх посадових обов’язків?

Зазначені організаційні регламенти конкретизуються графіками, де визначаються види робіт згідно із запланованим часом їх виконання і є стовпець «Примітка про виконання», куди вноситься оцінка роботи працівника. Графіки розробляють керівники відповідних структурних підрозділів бухгалтерії чи головний бухгалтер.

У практиці створення організаційних регламентів використовують таблично-текстові та лінійні графіки. Таблично-текстові графіки поділяються на зведені та індивідуальні і складаються, як правило, на тривалий (місяць і більше) термін. Для організації разових робіт застосовують лінійні графіки.

Після затвердження їх керівником бюджетної установи і ознайомлення з ними бухгалтерів, вони додаються до наказу про облікову політику.