Організаційні форми бухгалтерських служб бюджетних установ

Ефективність бухгалтерського обліку у бюджетних установах визначальною мірою залежить від вдало вибраної форми апарату бухгалтерії як структурного підрозділу бюджетної установи та раціональної організації її роботи.

Бухгалтерська служба утворюється як самостійний структурний підрозділ бюджетної установи, вид якого залежить від обсягу, характеру та складності бухгалтерської роботи, - департамент, управління, відділ, сектор або в бюджетній установі вводиться посада спеціаліста, на якого покладається виконання обов’язків бухгалтерської служби.

Під організаційною формою бухгалтерського обліку слід розуміти сукупність різновидів функціонування системи збору, реєстрації та обробки облікової інформації згідно з адміністративним та методологічним підпорядкуванням. Залежно від співвідно­шення обох факторів — адміністративного і методологічного — виокремлюють взагалі три організаційні форми:

• централізацію – таку організаційну форму бухгалтерського обліку, згідно з якою обліковий процес у методологічному і адміністративному аспектах внутрішньо регулює голов­ний бухгалтер. Таким чином, зазначена форма передбачає утворення та функціонування єдиного облікового центру;

• часткову централізацію – таку організаційну форму бухгалтерського обліку, згідно з якою обліковий процес в методологічному аспекті регулює головний бухгалтер, а в адміністративному — як головний бухгалтер, так і керівник відповідного структурного підрозділу.

• децентралізацію – таку організаційну форму бухгалтерського обліку, яка характеризується методологічним підпорядкуванням облікового процесу головному бухгалтерові кожного зі структурних підрозділів та головному бухгалтерові центральної бухгалтерії, а в адміністративному розумінні – повною регламентацією з боку керівника структурного підрозділу.

У процесі розробки та вдосконалення форми централізації в її межах виокремились поняття «центральна бухгалтерія» та «централізована бухгалтерія».

Центральна бухгалтерія являє собою структурний підрозділ установи, який здійснює повний цикл облікового процесу в межах діяльності зазначеного суб’єкта господарювання (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Схема побудови центральної бухгалтерії

Тобто поділ облікових функцій відбувається в межах бухгалтерської служби. Однак функцію збору первинної інформації виконує як бух­галтерія, так і структурні підрозділи.

Центральна бухгалтерія в установлені строки приймає згруповану відповідним чином первинну документацію зі звітами до неї і на підставі отриманих даних відображає проведені операції в системі рахунків бухгалтерського обліку.

Як відповідні приклади можна назвати механізм ведення табельного обліку, який є основою для подальшого нарахування заробітної плати, що його виконує працівник центральної бухгалтерії, облік результатів складання екзаменаційних сесій, на підставі якого центральна бухгалтерія здійснює розрахунок стипендій кожного зі студентів, і т. ін.

Форма центральної бухгалтерії перед­бачає єдність прав і обов’язків керівника установи і керівника апарату центральної бухгалтерії — головного бухгалтера, а саме: зазначені посадові особи здійснюють спільне управління фінансово-господарською діяльністю суб’єкта господарювання.

Форма «центральної бухгалтерії» набула поширення в порівняно великих установах бюджетної сфери, до яких належать вищі навчальні заклади, науково-дослідні інститути, заклади охорони здоров’я стаціонарного характеру і т. ін.

Поняття централізованої бухгалтерії характерне переважно для всіх бюджетних установ. Порядок функціонування централізованої бухгалтерії передбачає об’єднання однорідних установ і організацій єдиною бухгалтерською службою для здійснення більшості етапів облікового циклу.

Бухгалтерська служба бюджетної установи, якій підпорядковані інші бюджетні установи, здійснює методичне керівництво та контроль за дотриманням вимог законодавства з питань ведення бухгалтерського обліку, складення фінансової та бюджетної звітності у таких установах.

Цей вид централізації бухгалтерського обліку характерний для організації облікового процесу невеликих бюджетних установ і організацій (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Схема побудови централізованої бухгалтерії

Централізовані бухгалтерії утворюються при міністерствах, відомствах, управліннях, територіальних і районних медичних об’єднаннях; при районних і міських відділеннях освіти чи культури як за відомчою, так і за територіальною ознакою.

Форма часткової централізації передбачає утворення як центральної бухгалтерії, так і облікових груп у структурних підрозділах (рис. 1.3).

Рис. 1.3. Схема побудови бухгалтерії вищого навчального закладу за організаційною формою часткової централізації

При цьому облікові групи документально оформляють проведені операції, обробляють та групують документи щодо руху матеріальних запасів, розрахунків з робітниками і службовцями, складають звіти. Тобто процеси первинного обліку та контролю здійснюють на місцях проведення господарських операцій.

Згідно з цією формою передбачається утворення самостійних бухгалтерських служб у кожній філії чи структурному підрозділі на чолі з головним (старшим) бухгалтером центрального апарату бухгалтерії під керівництвом головного бухгалтера даної установи.

Бухгалтерії структурних підрозділів здійснюють повний цикл облікового процесу — від етапу первинного документування до складання балансу. Центральна чи головна бухгалтерія бюджетних установ приймає звітність бухгалтерських служб філій чи структурних підрозділів, узагальнює дані та формує пакет звітності за результатами діяльності бюджетних установ в цілому.