Організація забезпечення технології процесу бухгалтерського обліку

Як і в будь-якому процесі виробництва, відправним моментом у процесі бухгалтерського обліку є його забезпечення засобами та предметами праці. У літературі розрізняють інформаційне, технічне та методологічне забезпечення.

Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність облікових даних на всіх етапах процесу бухгалтерського обліку. Таким чином, в аспекті інформаційного забезпечення варто розглядати вхід у систему, обробку в системі та вихід із системи (первинного, поточного, підсумкового обліку за певними завданнями). Крім даних про фінансово-господарську діяльність установи як вхідні дані до системи використовується нормативно-довідкова інформація.

Організація інформаційного забезпечення полягає у раціоналізації надання інформаційних даних щодо кожної зі складових загальної системи бухгалтерського обліку.

Основними вимогами до економічної інформації є:

• точність;

• достовірність;

• своєчасність;

• зручність у сприйнятті.

Постачання системи бухгалтерського обліку економічною інформацією, якій притаманні перелічені характеристики, і є основним завданням організації інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку. Оскільки інформація, що проходить через систему бухгалтерського обліку, може бути класифікована як первинна і похідна; внутрішня і зовнішня; нормативно-довідкова і фактична, виконати це завдання можна, якщо:

• чітко встановлено мету завдань бухгалтерського обліку;

• визначено користувачів та споживачів результатів виконання кожного завдання;

• утворено раціональну в часі та просторі систему зв’язків із забезпечення виконання облікових завдань за схемою «вхід – система – вихід»;

• визначено порядок отримання вхідної інформації формування; використання бази даних; порядок обробки вхідної облікової та нормативно-довідкової інформації; отримання вихідної інформації та її передавання;

• відпрацьовано методику архівування інформації даних бухгалтерського обліку.

Технічне забезпечення являє собою набір матеріальних і нематеріальних засобів, за допомогою яких переробляється інформація з бухгалтерського обліку.

Складовими техніч­ного забезпечення є комплекс технічних засобів, програмне забезпечення та обслуговуючий персонал. Кожна із цих складових має власну структуру, тобто подільна. Так, до комплексу технічних засобів належать не тільки однойменні засоби праці – так звана організаційна техніка, а усі технічні засоби, застосовувані з метою підготовки носіїв інформації (ручки кулькові та чорнильні, друкарські машинки, персональні комп’ютери), їх копіювання (ксерокопіювальні апарати), обробки, зберігання й пошуку (картотеки й пошукові системи), виконання обчислень (калькулятори, інші засоби автоматизації обчислень) і т. ін. Окрім того, цей комплекс містить:

• носії інформації у вигляді облікових реєстрів первинної документації, форм звітності (за допомогою яких інформація обробляється: унаочнюється, групується, піддається арифметичним діям, узагальнюється);

• спеціальне обладнання та допоміжні експлуатаційні матеріали, як-от спеціальні столи, картотеки, ящики, дошки, стояки, лічильники, ваги, хронометри, мірна тара, хімічні реактиви тощо — сукупність засобів, які дають змогу отримувати додаткову інформацію про об’єкти обліку;

• загальне офісне устаткування для приміщень структурних підрозділів бухгалтерії — столи, стільці, шафи тощо.

Ще одна складова технічного забезпечення — програмне забезпечення бухгалтерського обліку. Це нематеріальний продукт, що являє собою пакет програм (взаємозв’язаних алгоритмів), застосовуваних під час виконання облікових завдань на АРМ бухгалтера, тобто під час обробки облікової інформації.

Технічне та програмне забезпечення має супровідну документацію:

• документація з технічного забезпечення — це інструкції з експлуатації та організації техніки й спецобладнання, документація з технічних характеристик і т. ін.;

• документація з програмного забезпечення — це інструкції для користувачів, де подається докладний опис системи автоматизації бухгалтерського обліку та виконуваних нею процедур за окремими напрямками облікової діяльності.

Третя складова технічного забезпечення — персонал, який обслуговує весь комплекс технічних засобів: розробники обчислювального центру, периферійної техніки, а також монтажно-налагоджувальний, експлуатаційний і обслуговуючий персонал.

Спираючись на подану характеристику технічного забезпечення, розглянемо головні завдання щодо його організації:

• розробка проекту нормативно-довідкової документації із забезпечення бухгалтерської служби технічними засобами, який неодмінно має містити технічно обґрунтовані розрахунки стосовно забезпечення структурних підрозділів бухгалтерської служби організаційною технікою; план розташування оргтехніки; номенклатуру наявних технічних засобів; план автоматизації робочих місць бухгалтерської служби;

• безперервний нагляд і контроль за наявністю спеціального обладнання, матеріалів, а також загального офісного обладнання, що має на меті уникнути нестачі зазначених товарно-матеріаль­них цінностей;

• створення альбомів, які містять вказівки щодо послідовності виконання операцій на кожному АРМ бухгалтера за всіма напрямами обліку;

• складання графіка поточного обслуговування технічних засобів персоналом технічного забезпечення.

Методичне забезпечення відіграє роль методично-правово­го інструмента, за допомогою якого видозмінюється облікова інформація.

Методичне забезпечення облікового процесу охоплює:

• методичні документи — категорію нормативних документів, що безпосередньо регламентують порядок та методику бухгалтерського обліку;

• документи, що визначають загальноправову нормативну базу — правове поле діяльності бюджетних установ.

Організація методичного забезпечення передбачає застосування комплексу заходів і методів, спрямованих на забезпечення процесу бухгалтерського обліку методичними та загальнонорма­тивними документами. Насамперед потрібно визначити:

• порядок і спосіб надходження нормативної інформації (за факсом, електронною поштою, через системи інформаційно-до­відкового забезпечення, через кур’єра);

• склад технічних засобів (виконавця роботи з доставляння відповідно до попереднього пункту), за допомогою яких і надходитиме інформація щодо нормативної бази;

• план вивчення та опрацювання нормативних документів у часі (терміни, необхідні для ознайомлення) та у просторі (послідовність вивчення працівниками облікової служби);

• порядок та норма узагальнення отриманої інформації для оперативного її використання у процесі бухгалтерського обліку (коментарі, схематичні зображення, зміни в базі даних бухгалтерських програм і т. ін.);

• порядок зберігання методично-нормативної документації (електронні носії, картотека матеріальних носіїв і т. ін.).

Кожне з перелічених завдань щодо забезпечення технології процесу бухгалтерського обліку розв’язується з огляду на ступінь фінансового забезпечення установи, масштаби її діяльності, складність виконуваних облікових робіт та кваліфікацію виконав­ців бухгалтерської праці.