23. Типы организации делопроизводства. Российское делопроизводство

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

-При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином для всего учреждения центре.

-Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций.

-При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях, а также в территориально разобщенных выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполне­ния. То есть, документы сначала докладываются в зависимости от степени важности вплоть до руководства организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем реше­ние постепенно спускается по инстанциям — до конкретных исполнителей, все более детализируясь.

При исполнении документа возникает два информационных по­тока. Первый поток связан с движением самого документа:

• документ поступает в канцелярию, где его регистрируют;

• из канцелярии документ передается руководителю для выне­сения по нему резолюции;

• после вынесения резолюции и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям;

• исполненный документ списывается в дело.

Второй информационный поток замкнут на регистрационную карточку документ:

• в момент регистрации документ в его карточку вносятся ре­квизиты: регистрационный номер, присвоенный документу, инфор­мация о корреспондентах поступившего документ, краткое содержа­ние документ, другие данные общего характера (например, состав документ, примечания и т. п.);

• факт вынесения резолюции фиксируется путем добавления в регистрационную карточку информации об авторе резолюции, текст резолюции, фамилий исполнителей документ, срок исполнения до­кумент, назначенного автором резолюции;

• по исполнении документ в регистрационную карточку до­бавляются тексты отчётов исполнителей, фактический срок исполне­ния документ;

• списание документ в дело сопровождается добавлением в регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут храниться оригинал и копий исполненного документа.

Наличие двух информационных потоков является уникальной особенностью российского делопроизводств и иллюстрирует сло­жившийся порядок, когда одни сотрудники работают с документами, другие — контролируют ход исполнения документов по формаль­ным признакам.