24. Функциональные требования к системам автоматизации делопроизводства. Обзор систем автоматизации делопроизводства, присутствующих на российском рынке

Систем электронного документооборота и делопроизводства на предприятии должна поддерживать следующий ряд функциональ­ных возможностей:

• создание проектов документов и их согласование;

• электронная рассылка документов;

• регистрация документов;

• учет служебной корреспонденции;

• поиск необходимых документов;

• контроль исполнения распоряжений. Потребительские свойств систем автоматизации могут быть расширены за счет ряда дополнительных функций, многие из которых являются обязательными при организации тендеров (конкурсов) на приобретение системы:

• возможность работы с электронной копией документf;

• интеграция со средствами пакет Мicrosoft office;

• автоматизированная регистрация документ, поступившего по электронной почте;

• поддержка средств электронной цифровой подписи;

• возможность задания логических связей между документа­ми;

• полнотекстовый поиск по электронным копиям документов;

• разделение прав доступ пользователей различным категори­ям документов;

• WеЬ-доступ к документационной базе данных (доступ через Интернет);

• ведение реестров рассылки внешним адресатам, включая, возможность, формирования конвертов, печати адресов нa конвертах или наклейках, печати описей вложений;

• ведение внутренних реестров рассылки (реестров передачи бумажных документов между сотрудниками учреждения);

• возможность проектирования произвольных отчетных форм без привлечения фирмы-разработчика;

• распознавание текстов отсканированных документов;

• ведение электронных архивов документов;

• поддержкa средств криптографической защиты информации.

В ряде зарубежных систем автоматизации обеспечивается под­держкой специальных функций, прежде всего связанных с лингвистиче­ским анализом текстов документов:

-автоаннотирование — автоматическое составление аннота­ции документ по его полному тексту;

-авторубрицирование — автоматическое отнесение докумен­т к той или иной тематической рубрике;

-автосвязывание — автоматическая установка гиперссылок между документами;

-семантический анализ, результатом которого может быть указание пользователю о недостаточности информации для успешно­го поиска документа в дальнейшем;

-формирование связных отчетов по заданной тематике на базе архива хранимых документов (так называемое "копание данных").

Обзор систем автоматизации делопроизводства, присутствующих на российском рынке

На отечественном рынке программного обеспечения присутст­вуют две группы систем автоматизации делопроизводства. Они соот­ветствуют двум моделям делопроизводств. Их можно условно на­звать российской и западной.

Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование в государствен­ных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизвод­ств, принятые в конкретной организации. Задача таких систем — обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традицион­ных процессов делопроизводства и документооборота за счет обра­ботки документов в сети с использованием современных технологий, например work flow. Системы этого направления являются своеобраз­ными "мостиками" для постепенного перехода от бумажной к безбу­мажной технологии делопроизводств.

К системам автоматизации данной технологии относятся:

• Дело. Компания "Электронные офисные системы”;

• систем Золушка - WIN. Служебная корреспонденция, НТЦ ИРМ, г. Москва.

Программные системы западного направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежу­точных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение су­ществующих делопроизводственных процессов в организации, их оп­тимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Эти системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации. Основной особенностью западной технологии является моделирование конкрет­ных реальных процессов документооборота и настройки на эти моде­ли программных систем.

Как правило, систем поставляется заказчику не в виде коро­бочного продукта, как набор программных средств, из которых со­бирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функцио­нальные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте орга­низации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие документопотоки в организации. К системам данного направления относятся: