3.4. Управление разработкой и внедрением оргпроекта

Своевременность и качество реализации оргпроектов в значительной степени определяются эффективностью управления процессами их разработки и внедрения. Система управления проектом должна обеспечить согласованную целенаправленную деятельность всех участников процесса проектирования. В общем виде «управление проектомпредставляет собой определение, установление, регулирование и развитие связей между элементами проекта, обеспечивающих достижение поставленных перед проектом целей» /23/. Управление оргпроектом осуществляется путем реализации функций управления: анализ, планирование, организация, контроль, регулирование.

Система управленияпроектом имеет сложную иерархическую структуру с несколькими уровнями: управление проектом в целом, управление реализацией основных стадий и этапов оргпроектирования, а также и отдельных работ и работ по обеспечению проекта (финансами, кадрами, материальными, информационными и другими ресурсами).

Основополагающей функцией управления проектом является планирование, в рамках которого определяется состав проектных работ и мероприятий по обеспечению разработки и внедрению оргпроекта в целом и по отдельным стадиям и этапам, определяется трудоемкость и стоимость, разрабатываются календарные планы (графики) выполнения работ, регламентирующие сроки проведения работ и выделение ресурсов.

В процессе реализации проекта постоянно анализируетсяфактическое состояние проекта, качество и сроки выполнения проектных работ, ресурсное обеспечение и степень риска, причины отклонения фактического положения дел от плана.

Основанием для анализа являются результаты контроляхода выполнения проекта, объектами которого являются: качество и сроки выполнения работ, затраты и финансирование работ, документация проекта и др.

По результатам контроля и анализа хода выполнения оргпроекта разрабатываются регулирующие воздействияс целью устранения отклонений от плана работ.

Для организации управления проектом могут использоваться матричная структура или рабочая группа управления проектом. Для управления сложными проектами возможна комбинация этих типов структур.

Наиболее эффективным в управлении разработкой и внедрением оргпроектов является применение метода сетевого планирования и управления (СПУ). Календарное планирование в рамках СПУ осуществляется путем построения укрупненных и детализированных сетевых графиков. В сетевых графиках (сетевых моделях) отражается весь комплекс проектных работ. После определения состава работ по разработке и внедрению оргпроекта устанавливают логическую последовательность работ и событий, назначают исполнителей и определяют длительность выполнения работ. Длительность работ (t_ож(ij)), как правило, определяется экспертным методом по формулам:

(4)

или

(5)

где t_min,t_н.в.,t_max – минимальное, наиболее вероятное и максимальное время выполнения работы (ij), определяемое экспертом.

Перечень работ и их длительность сводится в таблицу по форме 1.

Форма 1 – Перечень и длительность работ по разработке и внедрению оргпроекта

Построение сетевого графика осуществляется в соответствии с правилами и методикой построения сетевых моделей. При этом рассчитываются параметры сетевого графика: ранние и поздние сроки свершения событий, резервы времени событий, полные и частные резервы работ, критический путь. Сетевой график может быть оптимизирован по времени, по использованию различных ресурсов. Оптимизация сетевого графика на ЭВМ проводится с помощью стандартной программы. Рекомендуется строить календарные план-графики и эпюры загрузки исполнителей оргпроекта, использования ресурсов до и после оптимизации. В результате определяют перечень проектных работ, сетевой график, состав исполнителей и трудоемкость разработки и внедрения оргпроекта.

В практике могут применяться сетевые модели различного вида: детерминированные, стохастические, альтернативные, возвратные.

При использовании метода СПУ, как правило, создается группа (бюро) сетевого планирования и управления проектом (проектами). Исходя из параметров сетевого графика, всем исполнителям проекта выдаются задания на выполнение работ с указанием соответствующих сроков и выделенных ресурсов. В установленные (контрольные) сроки исполнители представляют по определенной форме («карточка СПУ») информацию о выполненных работах. На основе анализа выполненных работ определяются отклонения от запланированного хода работ и разрабатываются регулирующие воздействия. При этом могут производиться перерасчет параметров сетевого графика, перераспределение ресурсов для выполнения отдельных работ, установление новых сроков выполнения и т.п.

Сетевой график дает наглядное представление о ходе выполнения проекта, позволяет не только быстро выявить «узкие места», но и оценить последствия для проекта в целом от невыполнения отдельных работ и, соответственно, принять своевременные меры.