31. Системы электронного документооборота. Электронная почта в офисе

1)Документы - это основные информационные ресурсы любой организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку.

Задачи СЭД :

Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях.

• Поддержка системы контроля качества.

• Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа.

• Формализация деятельности каждого сотрудника.

• Оптимизация бизнес-процессов.

• Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.

• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация СЭД

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы).

• Системы с развитыми средствами workflow - рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. С помощью этих систем можно организовать работы, для которых заранее прописываются все этапы следования и работы.

• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Сочетают в себе элементы двух предыдущих.

• Системы, ориентированные на поддержку совместной работы. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они территориально удалены, и сохранить результаты этой работы.

• Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга, электронной почты. Такие системы могут быть как автономными, так и функционировать в структуре любого из перечисленных классов систем.

2)При наличии почтовой системы каждый работник, выполнив свою часть работы, просто перешлет материал следующему: это и быстрее, и удобнее. Если фирма подключена к Internet и каждый сотрудник имеет собственный электронный адрес.

Среди всех программ, работающих с почтой Internet, Microsoft Outlook занимает особое место, поскольку это не только почтовый клиент, но и личная информационная система. В числе возможностей Outlook — работа с электронной почтой, списками задач, встреч, событий и собраний, а также с электронной телефонной книжкой. Другие почтовые программы предназначены для обмена сообщениями через Internet, хотя могут использоваться и для внутренней переписки.