4. Определение системы индексации и установления индекса дел

Каждое дело, включенное в НД, должно иметь индекс (условное обозначение).

Индекс дела состоит из:

1.             Номера раздела (наименование структурного подразделения или вида деятельности).

2.             Порядкового номера заголовка дела в пределах раздела.

Порядок индексирования должен быть изложен в инструкции по ДП.

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год.

Переходящие дела вносятся в НД каждый раз под одним и тем же номером.

Толщина каждого дела не должна превышать 30–40 мм (примерно 250 листов). Если листов больше, то дело делят на тома.

При наличии в деле …индекс проставляется на каждом томе.