Отправка исходящих документов

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправленных за ее пределы, они создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы, или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов.

Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами.

Порядок исполнения исходящих документов:

1.             Составление проекта документа.

2.             Согласование проекта документа.

3.             Подписание или утверждение документа.

4.             Регистрация.

5.             Оформление сопроводительного письма.

6.             Проверка правильности адресата.

7.             Отправка документов к адресату.

8.             Подшивка 2-го экземпляра в дело.

До отправки секретарь или сотрудник службы ДОУ обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а также адреса мест назначения.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше 5-ти экземпляров, в обязательном порядке оформляется расчет рассылки, обличающий последующее конвертирование документов.

Подготовленные к отправке документы передаются в экспедиционный отдел следующего ДОУ или секретарю.

Отдельные документы, нуждающиеся в срочной доставке, могут направляться адресату с курьером.

При направлении документа в … или 3 адреса на каждом документе подчеркивается тот адрес, в который данный документ.

Отправка документов с помощью факса

Факс – это документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.

Факс является по сути копией переданного документа.

По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним:

−               таблицы;

−               чертежи;

−               схемы;

−               рисунки;

−               фотографии и т.д.

Факс является разновидностью переписки между деловыми партнерами.

Дополнительными данными (оформляется как деловое письмо), которые проставляет сам аппарат, являются:

−               указание отправителя (код);

−               дата и время передачи, ее длительность;

−               номер телефакса, с которой передана информация;

−               количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывают:

−               код фирмы получателя;

−               номер телефакса получателя;

−               дата, время, продолжительность передачи;

−               количество полученных страниц;

−               результат (REZALT) или O                 KEY (сообщение получено полностью).

NQ – негатив, если имелись сбои во время получения факса.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного исполнения, их необходимо скопировать, т.к. факсовая бумага недолговечна.

Факс составляют в одном экземпляре, который после передачи по аппарату подшивают в дело.

Отправка документов по e-mail

документ, как и традиционный, должен иметь все необходимые реквизиты: наименование организации, дату, номер, заголовок (тему), должность и фамилию лица, подписавшего документ:

От: ОАО «Веха»

Кому: ОАО «Лидер»

Дата: 30.03.2006 14 : 40

21/13

Для придания документу юридической силы может использоваться цифровая подпись.

Юридическая значимость цифровой подпись признается при наличии программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима их использования.