22. Автоматизация задач оперативного управления. Структура процесса делопроизводства.

Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, усло­виями заключаемых договоров, установленными правилами ведения операций, например торговых. Все эти "регуляторы" оформляются в виде документов - фиксированных на бумаге текстов законов, по­становлений, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последова­тельном исполнении документов, успех их исполнения определяет благополучие предприятия /18/.

В свою очередь успех исполнения документ во многом зависит от того, насколько ясно в нем изложен информация, включая ее со­держание, оформление и размещение. Поэтому существует целый ряд стандартных правил подготовки, составления, оформления и изготов­ления документации — или, говоря иначе, правил документирования.

Документооборот Документ не только должен быть исполнен, но исполнен свое­временно. То есть, должна быть достигнут такая организация работ, при которой документ незамедлительно передается между исполните­лями, для них существуют стимулы к исполнению документ в за­данный срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который собственно в исполне­нии документ участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производств, которую за­трагивает исполнение документ.

Делопроизводство В свою очередь документооборот и документирование и со­ставляют понятие делопроизводства. Систем делопроизводства предполагает, как уже отмечалось, наличие определенных норм. В России сложилась определенная методика организации рабо­ты с документами, закрепленная ныне в ГОСТ и других нормативных документах, в традициях и практике отечественных учреждений.

В соответствии с отечественными нормативными требованиями до­кументооборот организации охватывает движение документов с мо­мент их получения или создания до завершения исполнения, отправ­ки или списания в дело. Основными этапами обработки документов, в организации являются: прием, регистрация, рассмотрение, передач, отправка, информационно-справочная работа, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизация, формирование дел, составление описей, передач в архив и т. д. Для обеспечения единого порядка обработки документов в организациях предусматривается создание (наряду с делопроизводственным персоналом подразделений) центролизованных делопроизводственных служб (управление делами, секре­тариат, канцелярия и т. п.).

Государственная систем документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит совокупность требований к Документированию управленческой деятельности и организации работы с до­кументами в органах государственного управления, также н пред­приятиях, в учреждениях, в общественных организациях. Эти требо­вания конкретизируются в инструкциях по делопроизводству ве­домств и предприятий. При этом необходимо отметить, что подходы к организации де­лопроизводства в России и на Западе в корне различаются.