Лекция 16. Оформление документов на поездку руководителя

План лекции.

• Документы на поездку

• Командировочное удостоверение

• Отчет о командировке

Документы на поездку.

Ваш контрольный список должен идентифицировать все документы, которые Ваш начальник постоянно должен брать с собой в поездки. Кроме этого, может оказаться нужной конкретная документация для данной поездки - визы или сертификаты; протоколы и другая документация, имеющая отношение к совещаниям. Может быть полезным поместить их все вместе в папку для документов, так чтобы держать их вместе.

В эту папку также должны войти экземпляры всех докладов, с которыми он намерен выступить, а также и экземпляры собственной литературы и т.д. Сюда должны войти и материалы, представляющие организацию, диапозитивы и пр., защищенные соответствующим образом от повреждений.

Полезным было бы добавить в эту папку разговорники, иностранные словари, справочники и карты, а также запас визитных карточек.

Паспорт.

Следует убедиться, что вы оба (Вы и Ваш руководитель) записали себе в блокнот номер паспорта вместе с датой и местом его выдачи. Это ускорит процедуру в случае, если во время пребывания заграницей он утратит свой паспорт.

Вам следует гарантировать, что в паспорте Вашего начальника нет никакой нежелательной информации – например, печати въезда в страны, находящиеся в состоянии войны со страной, куда он отправляется.

Виза.

Виза указывает на то, что визит в конкретную страну одобрен властями этой страны.

При подаче заявления на визу следует предусмотреть дополнительное время. Так как на рассмотрение представляется и сам паспорт. Вот почему заявление на визу следует делать намного раньше самого визита.

Водительские права.

Следует проверить, действительны ли водительские права Вашего начальника – некоторые страны требуют Международные водительские права. Следует также проверить необходимость специального страхования в странах, где Ваш начальник будет водить машину. Например, в Испании водители должны иметь поручительство (Bailbond).

Медицинские карточки и меры предосторожности.

Некоторые страны, в основном вне Европы, требуют свидетельства о прививках против определенных видов болезней (холеры, желтой лихорадки).

Если необходим курс уколов или прививок, его следовало бы начать заранее, до начала поездки, чтобы было достаточно времени.

Страхование

Несомненно, следовало бы проверить, есть ли у Вашего начальника подходящая страховка от несчастных случаев, заболеваний, потери денег или имущества, автомобильной аварии и против опоздания по дороге или прекращения поездки.

Финансовые приготовления.

Несомненно, большая часть стоимости поездки будет оплачена предварительно – билеты на самолет, страховки и т.д.

Однако, Вашему начальнику следует принять решение относительно различного вида оплат во время поездки – как платить в ресторанах, гостиницах, в поездках и т.п.

Следует проверить ограничения на импорт/экспорт валюты и комиссионные за обмен различных видов валюты.

Следует хранить в определенном месте подробную информацию (опись) о стоимости и других деталях дорожных чеков. А также иметь номера серий и другие подробности по всем кредитным карточкам на случай их потери, так, чтобы можно было бы подать заявление на аннулирование их действия.

Окончательный контрольный список перед отъездом.

Вам следует проверить, что имеет при себе Ваш начальник:

• экземпляр своей программы, в том числе все подробности относительно своих гостиниц, полетов и т.п..;

• список всех документов, которые он везет с собой. Вместе с номерами для наведения справок, где это необходимо (паспорт, дорожные чеки и т.д.);

• узнайте, как обращаться с его бумагами, пока он отсутствует, и при каких обстоятельствах он хотел бы, чтобы Вы связались с ним;

• проверьте имеет ли он при себе свою программу со всеми подробностями относительно гостиниц, полетов; его билеты; паспорт/визы; водительские права; иностранную валюту, дорожные чеки в случае необходимости4 всякие личные бумаги; номера его документов для наведения справок в случае необходимости; карты, справочники и т.д.; его багаж – как личный, так и фирмы.

Часовые зоны.

Рассмотрите следующую карту, на которой показаны часовые зоны в мире в 12 часов дня по Гринвичу.

Вы увидите, что те страны, которые находятся на востоке от Великобритании, опережают ее по времени.

Те страны, которые находятся на запад от Великобритании, отстают от нее по времени.