18.1 Классификация совещаний

Под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

Стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов. «Вряд ли найдется другой вид такой деятельности, при котором растрачивалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний".¹

Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно, с детальной проработкой всех организационно-технических мероприятий, как по организации, так и его проведению.

Совещание можно считать одним из элементов организационной культуры, овладеть которой важно любому руководителю. В соответствии с видом совещания, количеством участников и временными рамками проводятся различные подготовительные организационно-технические мероприятия. В учреждениях с постоянно действующими коллегиальными органами (советами, коллегиями) должен быть типовой регламент проведения заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. Такие коллегиальные органы имеют секретаря, основной обязанностью которого является подготовка, обслуживание заседаний и ведение документации этого коллегиального органа. Секретарь играет большую роль в проведении и подготовке совещания.

В литературе совещания классифицируются по различным критериям: например, по тематике обсуждаемых вопросов (административные, финансовые, по управлению персоналом и др.) или по периодичности их проведения (плановые, внеплановые). Наиболее интересной и важной с позиции практического менеджмента представляется классификация по основной задаче совещания: проблемные, инструктивные, оперативные. Все названные виды совещаний использует в своей деятельности руководитель. Он проводит оперативные совещания. Продолжительность такого совещания не более 20 минут. Проводится каждый день, через 60 минут после начала рабочего дня. Начало и конец совещания точно определяются. Круг присутствующих постоянен. Определен руководитель, замещающий ведущего. Руководитель совещания записывает в свой оперативный дневник все возникающие вопросы и указания. Совещание всегда рассматривает итоги предыдущего дня. На совещании не решаются сложные проблемы, не принимаются решения, заставляющие исполнителя в тот же день перестраивать свою работу. Критический разбор действий подчиненных производится после окончания совещания. Не зачитываются приказные и директивные материалы, приводятся лишь нужные места. На совещании не даются ответы типа «я подумаю», «посмотрим». Во время оперативного совещания, все заметки делают в рабочих дневниках.

Инструктивные (например, по доведению до исполнителей указания вышестоящей организации).

Информационные совещания. Тезисы о результатах работы за истекший период раздаются перед совещанием.

Председатель (ответственное лицо)- обращает внимание участников на суть рассматриваемых вопросов. Председатель занимает свое место для того, чтобы гарантировать; что совещание соблюдает порядок, объявленный в повестке дня и что комиссия принимает решения, не теряя лишнего времени. Хотя и возможно, чтобы председатель имел решающий голос в процессе принятия решения, во время обсуждений он должен остаться беспристрастным и гарантировать выслушивание всех точек зрения, имеющих отношение к делу.

Председателю необходимо соблюдать определенные процедуры: например, он должен разрешать дискуссию, если не поставлен вопрос на обсуждение. Каждый, кто хочет высказаться на совещании, обращается к Председателю за разрешением - и, если Председатель вмешивается, этот человек должен сразу же перестать говорить.

Каждый руководитель подразделения докладывает отдельно. Вопросы, требующие решения, предоставляются письменно.

Желающие выступать сообщают об этом перед совещанием.

Основная часть совещания – разъяснение задач предстоящего периода.

Все уточняющие вопросы задаются в рабочем порядке.

Продолжительность совещания – не более 45 минут.

Периодичность проведения – 1-2 совещания в месяц.

На первом – подведение итогов за прошедший месяц; на втором – уточнение готовности к предстоящему периоду.

Но наиболее важными по сути решаемых вопросов и по сложности организационного и документационного обеспечения являются проблемные совещания. Число участников не более 6 человек.

Продолжительность – не более 90 минут.

Проводимость в «нейтральном помещении».

Первый руководитель не сразу высказывается.

Если на совещании по необходимым обстоятельствам присутствует много людей, его делают «круговым» (4-6 человек в кругу). Каждая группа самостоятельно ищет нужное решение. Через 20 минут работы 1-2 участника переходят во вторую, из второй – в третью группу. Пришедшим в новую группу знакомят ее участников со своими взглядами. Через 20 минут – новое перемещение по кругу. Если решение найдено, об этом сообщают первому руководителю.

Разновидность проблемного совещания – «заказчик». «Заказчик» ставит проблему группе в 3-7 человека. И они ищут необходимое решение. Первый руководитель не принимает участия в поиске решения, он лишь следит за регламентом. «Заказчик» кратко и четко формулирует свою проблему, затем 5-6 минут дает пояснения, описывает ситуацию, объясняет причины возникшей проблемы: «Как сделать так, чтобы …?» Решения принимаются устно и письменно. «Заказчик» оценивает каждое решение, выделяя его позитивные стороны, недостатки, вносит изменения. Из всех предложений идей «заказчик» выбирает лишь одну.