Предварительное рассмотрение документов

I этап

Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем руководителя или одним из работников службы ДОУ.

1.             При предварительном рассмотрении секретарь распределяет все документы на регистрируемые и нерегистрируемые.

Каждое предприятие может составить для себя список нерегистрируемых документов (в инструкции по ДП).

Как правило, к нерегистрируемым документам относят:

−               письма с пометкой «лично»;

−               приглашения;

−               каталоги;

−               поздравления;

−               печатные издания (брошюры, журналы, программы конференций, совещаний).

2.             После регистрации секретарь распределяет документы по группам:

1)             предназначенные руководителю (помещаются в отдельную папку и кладутся на стол руководителю);

2)             остальные документы, не требующие принятие решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю или в структурное подразделение, или сразу исполнителю;

3)             при предварительном рассмотрении также выясняется, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.).

Все материалы подбираются секретарем и передаются вместе с входящим документом.

Если в обязанности секретаря входит доклад о поступивших документах, то ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.