1.2 Требования к секретарской профессии в современной России

Анализ секретарского труда в развитых странах, а также в Венгрии, Германии, Польши и Чехословакии показал, что рыночная экономика особое внимание обращает на организацию личного труда специалиста, который всегда должен точно представлять, каким быть, что знать, что уметь.

Производственный процесс в условиях рыночной экономики требует постоянного самопознания своих возможностей, сил и способностей.

В этих условиях в действие вступает как эталон совокупность факторов, определяющих основу профессии:

Особое внимание обращается на творческую сторону работы секретаря, то есть его способность выходить за пределы уже им достигнутого.

Исследования показали, что огромный вред творчеству наносит психологическая инерция, которая, к сожалению, «поражает» секретарей, имеющих опыт работы более 10 лет, и возрастную группу 35…45 лет.

Под секретарской психологической инерцией ученые понимают: полное отрицание и неприятие новых идей; упорное отстаивание точки зрения, принятой на предприятии; использование старых принципов при работе с новой техникой; сохранение старой формы труда при переходе на новый его уровень; решение задач старым трансформированным способом в рамках узкой специализации.

Чтобы преодолеть в себе психологическую инерцию, надо:

• отказаться от старых представлений о технологии секретарского труда, базирующегося на «делопроизводстве»;

• искать и находить новое применение известным и традиционным методам секретарского труда;

• на основе непрерывного сбора и анализа служебной информации постоянно видеть будущее своего предприятия;

• выявлять и искоренять в себе шаблонные действия в сложных ситуациях (от «глухой защиты» до стереотипных ответов);

управлять своим временем, а не своими занятиями с учетом факторов времени.

Европейская Ассоциация профессиональных секретарей в своих рекомендациях отмечает, что в новом столетии секретарь, кроме отличного владения электронной техникой, должен в совершенстве уметь управлять своим вниманием и наблюдением, быстро читать и писать, знать как минимум два иностранных языка, умело владеть речью, активно мыслить, владеть рациональными приемами самостоятельной работы и самовоспитания.

Чтобы достигнуть всего этого, секретарь должен ежедневно в своей работе использовать формулу «П Ж У Д», то есть понимание – желание - уверенность – действие».

1.3 Вопросы для самопроверки

1. Какая роль секретаря в управлении организацией?

2. Какие требования предъявляются к секретарю в россии в настоящее время?

3. Какие деловые и личные качества секретаря определяют его профессиональную пригодность?

Лекция 2 Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике.

• Описание организации.

• Преимущества организационных схем

• Главные обязанности руководителя

• Главные обязанности руководителя

2.1 Описание организации.

Любая организация состоит из законченных подразделений, связанных между собой функциями подчиненности.

Существует несколько видов схем организации. Наибольшее распространение получила, так называемая, вертикальная схема. Вертикальная схема является более наглядной и позволяет получить образное представление о структуре организации.

Отдел начисления зарплаты

Организационная схема

2.2 Преимущества организационных схем:

наглядность представления структуры организации;

наглядность распределения полномочий;

возможность привязки организационной схемы к деятельности служб: финансовой, кадровой, производственной, транспортной, документационной, управленческой и др.

Так, например, организационные схемы незаменимы при планировании и реорганизации фирмы. В кадровой службе организационные схемы используют при введении новых сотрудников в должность. В плановых подразделениях схемы позволяют наглядно учитывать и анализировать эффективность работы подразделений. В кадровых службах организационные схемы используют для анализа и организации документопотоков.

Недостатки:

излишняя детализация структуры при ее описании в схеме делает ее громоздкой и труднообозримой; при этом возможно неверное толкование полномочий и структурных связей;

организационные схемы, как документы, представленные на бумажном или ином подобном носителе информации, трудно поддаются оперативной корректировке; в отношении таких схем говорят, что они консервативны и, в некотором смысле, тормозят оперативное управление фирмой;

«жесткое» предписание полномочий, представленное на организационной схеме сковывает инициативу сотрудников по выполнению смежных работ.

Недостатки организационных схем, присущие тем, что графически изображены на бумажном носителе, во многом устраняются в случае, когда схемы представлены в электронном виде. Организационная схема как электронный документ оперативно может быть изменена руководителем. Она быстро доступна сотрудникам фирмы с использованием сетевых технологий обмена информации.

Разработка электронного варианта организационной схемы входит в задание данной лабораторной работы.

Властные полномочия в структурной схеме уменьшаются сверху в низ. В полном объеме они находятся у владельцев акции, либо у государства (правительства). В структуре органов государственного управления, например, полномочия восходят по вертикали власти к Президенту.

Рабочий предприятия имеет полномочия делать изделия в соответствии с требованиями качества и нормативами времени.

2.3 Главные обязанности руководителя:

инструктирование своих подчиненных;

обеспечение контроля над исполнением поручений;

обучение персонала;

поддержание отношений между людьми в организации (в коллективе поддержание морально-психологического климата).

2.4 Вопросы для самопроверки

1. Каким образом можно графически представить структуру организации?

2. Какие недостатки имеют вертикальные структурные схемы?

Лекция 3. Профессиональные требования к секретарю, Должностная инструкция.

План лекции

• Обобщенные основные обязанности секретаря руководящего работника

• Обобщенные основные обязанности секретаря руководящего работника

• Должностная инструкция секретаря

3.1 Обобщенные основные обязанности секретаря руководящего работника

1. Ведение служебной переписки согласно указаниям руководителя.

2. Проверка и редактирование материалов, идущих за подписью руководителя.

3. Размножение нужных руководителю служебных документов.

4. Подготовка и оформление статистических материалов для руководителя.

5. Слежение и выделение информации на родном и иностранном языках, которая интересует руководителя.

6. Сбор и подготовка материалов для докладов и справок, с которыми выступает руководитель.

7. Работа со служебными документами, поступающими на имя руководителя.

8. Хранение личных документов руководителя.

9. Ведение личных дел руководителя.

10. Составление справочных и информационных досье и карточек.

11. Организация приема посетителей руководителем.

12. Самостоятельный прием посетителей за руководителя.

13. Подготовка заседаний и совещаний.

14. Организация телефонной, телефаксной, видеотекстовой и телетайпной связи руководителя.

15. Составление распорядка дня для и за руководителя, ведение его памятных книжек.

16. Контакты с другими учреждениями от имени руководителя.

17. Контроль исполнения устных решений, принятых руководителем.

18. Подготовка и оформление отечественных и зарубежных командировок руководителя.

19. Представительская деятельность (поздравления, вручение адресов и соболезнования) от имени руководителя.

20. Организация деловых встреч, включающих чай, кофе, завтрак и ужин.