Размножение и рассылка (отправление) документов

Ответственность за выпуск документов с грифом "Для служебного пользования", что тиражируются, несут руководители организаций (структурных подразделений), в которых они тиражируются.

Документы, полученные от посторонних организаций, могут быть размножены только за их согласием.

Печатание документов осуществляется в печатном бюро организации. При этом к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСП|".

Печатание таких документов также допускается в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.

На обороте последней страницы каждого экземпляра документа машинистка должна отметить количество напечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, собственную фамилию и дату печатания документа.

Напечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, который осуществляет их учет. Черновики и варианты уничтожаются исполнителем и сотрудником канцелярии, который осуществляет их учет. Черновики и варианты уничтожаются исполнителем и сотрудником канцелярии, о что на копии исходного документа делается запись: "Черновики и варианты уничтожении. Дата. Подписи".

Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" в типографии или на множительных аппаратах осуществляется с разрешения руководителя организации (структурного подразделения) за подписанными им нарядами под контролем канцелярии. Учет размноженных документов осуществляется за количеством их экземпляров.

По окончании печатания документов с грифом "Для служебного пользования" набор должен быть расписан, печатные формы аннулированы, записи на магнитных дисках уничтожены, о что складывается акт или делается соответствующая отметка в журнале за подписями заказчика и исполнителя.

Запрещается использовать для размножения документов с грифом "Для служебного пользования" множительную технику, что не оборудована техническими средствами защиты информации.

Отсылка документов к другим организациям в пределах Украины осуществляется рекомендуемыми или ценными почтовыми отправлениями, а также курьерами организаций.

Документы, дела и издания с грифом "Для служебного пользования", что рассылаются, должны быть вложены в конверты или упакованы таким образом, чтобы исключалась возможность доступа к ним.

На упаковке или конверте отмечаются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с прославлением отметки "ДСП|".

На конвертах (упаковках) документов с грифом "Для служебного пользования" запрещается отметить фамилии и должности руководителей организаций (структурных подразделений) и исполнителей документов, а также наименования структурных подразделений.

Ознакомление представителей средств массовой информации с документами с грифом "Для служебного пользования" и передачи таких материалов допускается в каждом отдельном случае с письменными разрешениями руководителей организаций, которые предоставили отмеченным документам гриф "Для служебного пользования".

Такие документы предварительно рассматриваются экспертными комиссиями, которые принимают письменные решения о целесообразности их передачи и возможность снятия грифа, если на момент ознакомления или передачи ведомости, что содержатся в документах, потеряли первобытное значение.