Тема 3

Вопрос 1 Система внутренних коммуникаций организации

Таблица - Внутренняя коммуникация в организации

по месту осуществления	осуществляется в рамках группы (организации)
по типам коммуникаций	межуровневая (информация передается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикально иерархии) и горизонтальная (информация передается от одного подразделения к другому с целью ее обмена, который необходим для координации задач и действий)
по уровню	односторонняя (человек сам анализирует информацию, основанную на собственном опыте); двусторонняя (два человека вовлечены в трудовой процесс, перед ними стоят общие цели и коммуникация является формой сотрудничества); групповая (когда для решения производственных задач объединяются более двух сотрудников); организационная (когда в коммуникации для решения проблем вступает сама организация)
по каналам коммуникации	неформальная (не совпадающая с официально установленной); формальная (установленная административно в соответствии с должностной организационной структурой и связывающая сотрудников по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива); вертикальная (нисходящую, связывающая разные управленческие уровни в организации сверху вниз и восходящая – снизу вверх); внушающая (обеспечивающая поддержку определенной организационной задачи со стороны работников)
в зависимости от цели общения	обслуживание предметной деятельности (коммуникация строится на основе взаимодействия и обмена информацией по поводу осуществляемой деятельности); выяснение производственных противоречий (разрешение при помощи коммуникации разногласий и конфликтов); доведение до собеседника своих знаний и опыта (необходимость изложения информации, которой владеет работник с целью улучшения производственного процесса); получение знаний и опыта от партнера.

Принципы эффективных внутренних коммуникаций в организации

Принцип достаточности информации – необходимо предоставлять столько информации, сколько необходимо в данный момент;
Принцип качества информации – информация должна быть точной и достоверной;
Принцип ситуативности – соответствие информации ситуации с учетом субъективности в интерпретации информации собеседником;
Принцип кооперативности – вклад каждого из собеседников должен быть таким, какого требует совместное приятие направление коммуникации;
Принцип системности – информация должна быть адаптивна, целостна, уникальна, связана со средой;
Принцип целесообразности – не стоит отклоняться о темы обсуждения, необходимо найти решение проблемы;
Принцип убедительности – выражение мысли должно быть ясно и убедительно для собеседника;
Принцип умения слушать;
Принцип учета собеседника – умение учитывать индивидуальные особенности собеседника ради интересов дела.

Коммуникации в организации подчиняются закону расщепления смысла управленческой информации, который гласит: любая информация имеет объективную тенденцию к изменению смысла в процессе движения по иерархической лестнице управления. Причины – в возникновении различия толкований информации, вызванные различиями в образовании, интеллектуальном развитии, в психическом состоянии человека в момент передачи или получения информации.

Основные типы внутренних коммуникаций, направленные от руководителя к работнику:

1 Инструкции по выполнению работ. Разъясняется, как должно быть выполнено задание.

2 Логическое обоснование работ. Информируют работников о том, как задачи соотносятся с другими работами в данной организации.

3 Коммуникации, направленные на разъяснение политики и методики: объясняют работника правила и личные преимущества, которые обеспечены их работодателем. Строятся на основе обратной связи в системе: руководитель – подчиненные и на учете внушающей информации.

Виды нисходящей коммуникации: приказы (приказы по организационным вопросам, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу), распоряжения, указания, инструкции, правила и т.д.

Приказы по основным вопросам и по основной деятельности – это локальные нормативные организацинно-распорядительные документы, которые отражают управленческие решения по вопросам структуры и организации работы предприятия, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, внешнеэкономической деятельности, реализации продукции и т.д. Проекты приказов готовят специалисты, затем проекты согласовываются с ведущими сотрудниками организации: главным бухгалтером, юрисконсультом, курирующим сотрудником, сотрудниками, связанными с той или иной сферой деятельности, отраженной в приказе. После согласования приказ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и вступает в силу с момента его подписания, если в самом приказе по основной деятельности не указан другой срок. Затем приказ ставится на контроль и доводится до исполнителей. Для исполнителей могут быть подготовлены также выписки из приказов или сняты копии документов при помощи технических средств. Придание юридической силы выпискам документов или копиями, изготовленным при помощи технических средств, придает гербовая печать.

Приказы по личному составу готовят начальник или специалисты отдела кадров.

Распоряжение – правовой акт локального характера, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем для решения вопросов основной деятельности. После согласования и подписания распоряжение регистрируется и регистрируется и вступает в силу с момента его подписания, если в самом распоряжении не указан другой срок. Его исполнение ставится на контроль и доводится до исполнителей.

Указание – правовой ОРД, который издается по вопросам информационного-методического характера. Указание, как правило, связано с исполнением приказов, распоряжений, инструкций и др. ОРД. Указание может подготавливаться как руководителем или его заместителями, а также специалистом. После его согласования и подписания указание регистрируется и вступает в силу с момента его подписания, если в самом указании не указан другой срок. Его исполнение ставится на контроль и доводится до исполнителей.

Приказы, распоряжения, указания являются документами обязательного исполнения. Они состоят из констатирующей и распорядительной частей. Язык данных документов должен соответствовать стилевым особенностям официально-деловой речи.

Виды восходящей коммуникации: информационно-справочные документы. Информационно-справочные документы содержат информацию о фактическом положении дел на предприятии. Они служат основанием для принятия распорядительных документов и по отношению к ним носят вспомогательный характер. К информационно-справочным документам относят акты, справки, докладные, служебные, объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, деловые письма, представление. Язык информационно- справочных документов должен соответствовать стилевым особенностям официально-деловой речи.

Акт – это документ, который составляется по результатам ревизий основной деятельности организации, ее функциональных подразделений или отдельных должностных лиц. Акты составляются также при приеме-передаче дел, при выделении документов к уничтожению, при приеме объектов в эксплуатацию, при анализе расхода материальных ценностей. Акт состоит из вводной и констатирующей части. Акты составляются, оформляются и подписываются членами комиссии, проводивших ревизию, утверждаются руководителем организации, затем доводятся до организации, ее функциональных подразделений или отдельных должностных лиц, повергшихся ревизии.

Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фатов и событий без выражения мнения автора о существе излагаемых вопросов. В практике внутренних коммуникаций используются служебные и личные справки. К служебным справкам относятся деловые документы, рассматривающие вопросы штатной численности организации, выполнения планов, результатов проверки. Служебные справки бывают внутренние и внешние. Внутренние адресуются руководителю или работнику, курирующему тот или иной вопрос основной деятельности организации. Для подготовки внутренних служебных справок используют бланки формата А4, А5. Внутренние служебные справки подписываются куратором того или иного вопроса основной деятельности организации или специалистом. Внешние служебные справки составляются на бланке организаций по запросу вышестоящих организаций или других организаций с целью анализа работы организации. Они подписываются руководителем организации или лицом, имеющим право подписи. К личным справкам относят документы о начислении заработной платы, трудовом стаже, месте жительства, учебе и т.д. Эти справки выдаются частным лицам для предоставления по месту требования в другие учреждения лично или высылаются по почте. Личные справки финансового характера могут подписываться двумя должностными лицами – руководителем и главным бухгалтером. Подписи на справках финансового характера заверяют гербовыми печатями. Оттиск печати должен захватывать последние буквы должности и части личной подписи. Установлены типовые формы справок:

- о месте работы и занимаемой должности;

- о периоде работы;

- о периоде выплаты пособия на детей;

- о размере назначенного пособия на детей;

- о выходе на работу, службу до истечения отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет и прекращению выплаты пособия;

- о необеспеченности ребенка в текущем году путевкой в лагерь с круглосуточным пребыванием;

- о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста;

- о неполучении пенсии.

Докладная записка – это информационно-справочный документ, при оформлении которой необходимо учитывать следующие правила оформления: текст не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения…»; текст состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для составления докладной записки. Во второй части приводятся выводы и предложения о конкретных действиях. Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время (по состоянию на…; за период с 00.00.00 по 00.00.00) включается в заголовок. В объяснительной записке указывается фамилия, имя и отчество работника, должность, занимаемая в организации, принадлежность к структурному подразделению, указывается, с какого времени человек работает в данной организации. Затем излагаются причины, обстоятельства и дата нарушения.

Телефонограмма – это деловой документ информационного характера, позволяющий оперативно решать управленческие вопросы основной деятельности предприятия. Телефонограмма передается при помощи средств связи, принимается секретарем или специалистом. При оформлении телефонограмм используют бланк формата А5. Как правило, текст телефонограммы, переданной в организацию, составляется в одном экземпляре для ее руководителя.

Протокол – это документ, имеющий черты распорядительного и информационно-справочного документов. Протокол можно рассматривать как задукоментированный процесс принятия управленческого решения. Данный документ состоит из вводной и основной части. Он должен оформляться на бланках организации.

Внутренние коммуникационные сети в организациях:

1 открытые (движение информации может быть остановлено, потому что относится к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала; оно может также наткнуться на посредника или контролера);

2 закрытые: тупики, посредники или контролеры отсутствуют или могут быть обойдены;

3 комбинированные: присущи любым многоуровневым коммуникациям и характеризуются как открытостью, так и закрытостью.

Содержание