Вопрос 1 Понятие внешних коммуникаций организации

Внешние коммуникации организации – это коммуникации, выходящие ее пределы.

Деловые письма. Письмо-представление компании – письмо с предложением сотрудничества, с презентацией продуктов и услуг компании и др. Данное письмо должно быть написано как личное, исключать формальные фразы, его цель – установить длительные контакты делового сотрудничества. Он должно быть лаконичным (занимать не более 1 страницы), но достаточно информативным. План письма: 1) краткое представление компании (необходимо перечислить все достижения и преимущества, но без преувеличений, так как любую информацию легко проверить); 2) перечисление основных достоинств, новшеств и преимуществ предлагаемого продукта (услуг); 3) определение сегмента рынка, для которого предлагается продукт (услуга) и потенциальных потребителей; 4) конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа; лицензионное соглашение, создание дилерской сети и т.д.; 5) выразить готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть; 6) закончить письмо прямым указанием, что вы ожидаете от адресата, выразив надежду на сотрудничество; 7) подпись, имя, должность.

Ответ на письмо-предложение. Ответ необходимо давать как можно быстрее, если предложение важно для компании. Ответ может быть положительным, отрицательным или нейтральным. План нейтрального или положительного ответа: 1) поблагодарить за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги, которые были предложены Вашему вниманию; 2) сообщить о результатах экспертизы предложенных товаров, если это было в условиях письма-предложения; 3) перечислить все вопросы, которые вы считаете важными для заключения договора; 4) предложить встречу для обсуждения деталей договора; 5) выразить надежду на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество; 6) подпись, имя, должность.

Письмо-запрос (требование). Его цель – получить информацию, помощь, и др., то есть некое желательное для компании действие со стороны адресата. План письма: 1) Дать ссылку на источник, из которого вы получили информацию о компании; 2) кратко представить свою фирму; 3) объяснить, в чем заключается ваш интерес; 4) объяснить, что бы вы хотели получить от адресата; 5)закончить письмо выражением надежды на взаимное сотрудничество; 6) подпись, имя, должность.

Ответ на письмо-запрос. План письма: 1) ссылка на письмо с запросом; 2) указать, какие действия были приняты по просьбе адресата; 3) обратить внимание адресата на особо важную для него информацию; 4) указать дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вашей фирмой продукта (услуги); 5) сообщить о готовности дать дополнительную информацию по продукту (услуге); 6) выразить надежду на взаимовыгодное сотрудничество; 7) подпись, имя, должность.

Письмо-заказ. План письма: 1) ссылка на письмо, по которому производился заказ; 2) оговорить условия, на которых Вы заказываете продукт (цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки); 3) подтверждение заказа (указание, что бланк с заказом прилагается); 4) предложение условия платежей; 5) указание сроков и условий доставки; 6) выразить надежду на взаимовыгодное сотрудничество; 7) подпись, имя, должность.

Ответ на письмо-заказ. План письма: 1) выразить благодарность за заказ продукта; 2) подтвердить возможность поставки размер скидки, другие важные условия сделки, особенно, если по ним есть разногласия; 3) указать, когда будет произведена отгрузка товара или сообщить о произведенной отгрузке, обратив внимание на важные подробности полезные для заказчика; 4) выразить надежду на взаимовыгодное сотрудничество; 5) подпись, имя, должность.

Письмо-жалоба. План письма: 1) объяснить причину жалобы, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и пр.); 2) объяснить резон для жалобы; сравнить обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и т.д.) и реальные обстоятельства; 3) допускается выразить свои чувства по поводу происшедшего, предположить причины, которые вызвали проблему; 4) если уместно, опишите Ваши собственные действия, которые были предприняты, чтобы решить проблему; 5) потребуйте от фирмы, не выполнившей обязательства, разъяснений и компенсаций за причиненный ущерб, возмещения моральных издержек; 6) сообщите о мерах, которые будут приняты в том случае, если ваши требования не будут удовлетворены. 7) подпись, имя, должность.

Ответ на письмо-жалобу. План письма: 1) ссылка на письмо-жалобу; 2) объяснить, что вызвало проблему; 3) перечислить действия, которые были предприняты, чтобы решить проблему как можно скорее; 4) сообщите, какие меры приняты, чтобы подобной проблемы более не возникало; 5) принесите свои извинения за принесенные неудобства; 6) выразите надежду на взаимовыгодное сотрудничество; 7) подпись, имя, должность.

Внешняя печатная реклама. Рекламное (информационное) письмо выполняется на фирменном бланке и адресуется конкретному лицу, может быть индивидуальным и типовым. Содержит информацию об организации, основных направлениях ее деятельности, целях, которые вызвали написание данного письма и действиях, которые организация хотела бы получись от адресата. Коммерческое предложение – это в первую очередь коммерческая, а не рекламная информация. Адресуется организации или корреспонденту уже знакомому с деятельностью и миссией организации и содержит подробное описание предложений и их активную аргументацию. Пишется на фирменном бланке организации. Информационный лист – включает данные о ценах, скидках, льготах. Не печатается на фирменном бланке, но может содержать такие реквизиты, как фирменный знак, логотип, фирменные цвета. Адресуется лицам, предположительно интересующимся предложениями организации. В рекламном листке (листовке) располагается одностороннее или двухстороннее изображение (текст), помещенное на листе относительно небольшого формата, на котором располагается только рекламный материал о товаре или группе товаров. Поэтому должен быть оформлен броско, так как главная его функция – привлечь внимание потребителя. Каталог используется для описания услуг/товаров и их цен и представляет собой печатный сброшюрованный рекламный материал в форме книжечки или журнала. Иллюстрируется фотографиями. В нем могут быть и не указаны цены на товары/услуги, так как каталог рассчитывается на длительное пользование. Буклет создается по аналогии с каталогами; это качественно оформленный рекламный материал об организации или конкретном продукте (услуге) или их группе. Относится к рекламным материалам престижной направленности; может выпускаться к юбилейным датам. Буклеты небольшие по объему, часто формата А4 с фальцовкой на 6 полос. Рекламный проспект – относится к рекламным материалам престижного характера, поэтому должен быть очень высокого качества. Объемнее буклета (10 и более страниц), содержат много цветных фотографий, иллюстраций, рисунков, сведений руководителях организации, а также сведения экономического, финансового характера. Особым видом рекламного проспекта является фольдер, который предназначен для массового распространения. Это один листок, иногда сложенный вдвое, в кратким текстом, простыми иллюстрациями и графикой. Рекламная брошюра – расширенный проспект объемом 20 более страниц с подробной информацией о характеристиках товара. Главная цель – способствовать распространению информации об организации. Плакат (афиша) – рекламное объявление достаточно большого формата, главная задача которого привлечь внимание к конкретному товару, услуге или мероприятию.

Преимущества и недостатки печатной рекламы