5.3. Применение системного подхода к исследованию организации

Система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Для организации характерны все свойства системы: 1) наличие множества элементов, 2) их относительная самостоятельность, 3) единство главной цели для всех элементов, 4) наличие связей между ними и 5) определенной структуры, 6) четко выраженное управление.

Во-первых, организация состоит из множества элементов, которые могут быть представлены в виде следующих подсистем:¹

• социальной – объединения людей, работающих в организации со сложным комплексом отношений между ними; основу этой подсистемы составляет работа с персоналом: подбор, обучение, мотивация, обеспечение соответствующего качества трудовой жизни и т.п.;

• производственно-технологической – комплекса машин, оборудования, сырья и материалов, используемых для получения конечного продукта или услуги; оказывает значительное воздействие, например, на уровень образования и квалификацию персонала, конкурентную позицию и имидж организации;

• информационной – комплекса организационно-технических средств, предоставляющих необходимую информацию для эффективных коммуникаций и управления организацией;

• экономической – совокупности экономических процессов, происходящих в организации: движение капитала, соотношение затрат и доходов, другие экономические показатели;

• маркетинговой, которая направлена на удовлетворение потребностей клиентов в продуктах или услугах организации путем изучения рынка, создания системы сбыта, формирования оптимального ценообразования и эффективной рекламы.

Как видим, по содержанию и выполняемым функциям элементы существенно различаются. В определенной степени они самостоятельны, но одновременно совместимы.

Совместимость обеспечивается единством главной цели, которой подчинено функционирование каждого элемента. Главная цель – это миссия организации. Она объясняет суть деятельности, специфику бизнеса и путь развития – все то, что отличает эту организацию от остальных в этой отрасли. Миссия является основой для постановки целей каждой подсистеме: социальной, экономической, маркетинговой и т.д. В свою очередь, цели помогают перейти от общей формулировки миссии к ее практической реализации.

Для реализации миссии и достижения целей необходимо сформировать упорядоченные связи между элементами системы, т.е. определенную структуру. Организационная структура отражает внутреннее строение организации, сложившееся в ней разделение труда, связи и взаимодействие подразделений. Она закрепляет задачи, функции, права и обязанности за каждым структурным подразделением.

Координация деятельности всех звеньев организации достигается путем выделения:

• управляемой части или объекта управления, т.е. того, чем управляют (исполнительные звенья);

• управляющей части или субъекта управления, т.е. того, что управляет (дирекция, административно-управленческий аппарат, менеджеры).

Между субъектом и объектом управления существуют прямые и обратные связи. Прямая связь – это команда, поступающая от субъекта к объекту управления. Обратная связь – это информация, поступающая от объекта к субъекту управления об исполнении команд и состоянии управляемой части.

Таким образом, организация – это система, при этом система управляемая.

Различают два основных типа систем – закрытые и открытые. Закрытые системы имеют четкие границы и независимы от окружающей их среды. Открытые системы, наоборот, находятся в динамическом взаимодействии с внешней средой и подвергаются ее влиянию. Идея организации как открытой системы впервые предложена автором многочисленных работ по теории управления Честером Барнардом (Chester Barnard) ещё в 1930-х годах, однако для широкого признания этой концепции потребовалось 30 лет. Сегодня, называя организацию системой, мы имеем в виду именно открытую систему; иными словами, мы признаем, что организация постоянно взаимодействует с окружающей средой.

Деятельность организации как открытой системы описывается в терминах входящих ресурсов, процесса трансформации, выходящих ресурсов, обратной связи и внешней среды (рис. 5.6). Входящими ресурсами любой компании являются сырье, финансы, люди, информация и другие ресурсы, используемые в производстве товаров и услуг. В процессе трансформации эти ресурсы превращаются в готовые товары или услуги под воздействием служащих, управленческой деятельности и применения технологий и методов работы, используемых в данной организации. Выход включает в себя товары и услуги, финансовые результаты деятельности компании, а также человеческий фактор, например степень удовлетворенности работой и уровень производительности труда работников.

Рис. 5.6. Организация как открытая система.

Как видим, открытые системы не являются самодостаточными. Именно из окружающей среды организации получают необходимые им вводимые ресурсы, и, кроме того, среда поглощает вырабатываемые ими продукцию и услуги. Ни одна компания не может существовать, если она не выполняет правительственные постановления, не поддерживает отношений с поставщиками либо игнорирует иные внешние факторы. Структура, система управления и функционирование организации не только определяются внутренними решениями или выбором, но и в значительной степени зависят от изменчивых факторов внешней среды. Подобная зависимость приводит к необходимости постоянно адаптироваться к изменениям во внешней среде, что предполагает:

• выделение факторов внешней среды, оказывающих воздействие на организацию;

• выявление требований каждого из выделенных факторов;

• адаптация организации к данным требованиям.

Одним из наиболее популярных методов изучения среды косвенного воздействия является РЕST-анализ (от англ. Political, Economic, Socio-cultural, Technological), т.е. анализ политических, экономических, социокультурных и технологических факторов (ПЭСТ-анализ).

При анализе среды прямого воздействия (деловой среды) необходимо учитывать следующие ее характеристики:

• сложность (чем больше количество и более разнообразны элементы, тем сложнее среда);

• изменчивость связана с тем, насколько динамичны компоненты среды (для нестабильной среды характерны частые изменения, связанные, например, с действиями конкурентов, появлением новых технологий и т.д.);

• неопределенность – отсутствие необходимой информации о среде и непредсказуемость происходящих в ней изменений (чем сложнее и изменчивее среда, тем выше ее неопределенность).

Для того, чтобы ослабить ресурсную зависимость организации от деловой среды и снизить уровень ее неопределенности, менеджерам необходимо обеспечить адаптивность своей организации. Адаптивность – это способность организации изменять сложившееся в ней положение вещей, т.е. приспосабливать внутреннее содержание организации к внешним условиям. Возможны следующие пути адаптации организации:

• улучшение взаимодействия и информированности о состоянии внешней среды;

• совершенствование организационной структуры;

• стратегическое планирование;

• повышение квалификации персонала и т.д.

Таким образом, согласно системному подходу ключевые факторы успеха организации находятся как во внешней, так и во внутренней средах. Именно внешнее окружение диктует стратегию развития организации. Эффективность внутренней системы определяется ее способностью быстро адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды.

Становление взглядов на организацию с точки зрения живого организма, к которому применимы принципы и законы сохранения и развития биологических систем, привело, в частности, к развитию концепции жизненного цикла организации.

Под жизненным циклом организации понимается совокупность стадий, которые проходит организация в период своей жизни. Организации рождаются, взрослеют, достигают зрелости и умирают. Это предсказуемые изменения состояния организации, которые протекают во времени с определенной последовательностью. Как правило, выделяют 4 стадии: рождения, роста, зрелости и спада.

На стадии рождения происходит создание организации. Основателем выступает предприниматель, в одиночку или с несколькими соратниками, выполняющий все работы. В компанию на этой стадии часто приходят люди, привлеченные самой личностью создателя и разделяющие его идеи и надежды. Коммуникации между сотрудниками легки и неформальны. Все работают много и долго, переработки компенсируются скромными зарплатами, благодарностью начальства и надеждами на будущие доходы. Контроль основан на личном участии руководителя во всех рабочих процессах. Организация не формализована и не бюрократизирована, для нее характерна простая структура управления. Основное внимание уделяется созданию нового продукта или услуги и завоеванию места на рынке. Следует отметить, что некоторые компании могут остановиться в своем развитии именно на этой стадии и существовать при таком стиле управления много лет.

Переход организации к стадии роста часто осложняется тем, что создатели компании из предпринимателей должны превратиться в профессионалов-менеджеров. Это означает серьезное изменение стиля управления, к которому многие предприниматели оказываются не готовы. Поэтому на данном этапе нередки случаи приглашения профессиональных менеджеров со стороны и передачи им отдельных функций управления, а также обращения к консультантам для налаживания учета и контроля. В целом стадия роста характеризуется:

• увеличением числа сотрудников;

• разделением труда и ростом специализации;

• более формальными и обезличенными коммуникациями;

• внедрением систем стимулирования, бюджетирования и стандартизации работ и др.

Главными задачами организации являются: создание условий для экономического роста и обеспечение высокого качества товаров и услуг.

На стадии зрелости организация достигает лидирующего положения на рынке. По мере расширения ассортимента выпускаемой продукции и комплекса предоставляемых услуг создаются новые подразделения, структура становится более сложной и иерархической. Формализуются политика и распределение ответственности, усиливается централизация.

Как правило, на стадии спада снижается спрос на продукцию или услуги организации, возрастает роль цены и качества в конкурентной борьбе. Часто организация перестает соответствовать внешнему окружению, становится чрезмерно бюрократичной и консервативной. В этих условиях необходимо скорректировать стратегию развития компании, ее структуру управления и провести другие организационные изменения.

По мере перехода организации от одной стадии развития к другой происходит накопление организационных проблем. Менеджерам важно представлять, являются ли эти проблемы следствием принятия неверных управленческих решений, могут ли они быть разрешены путем незначительных корректировок системы управления или они свидетельствуют о приближении следующей стадии жизненного цикла, а следовательно, связаны с необходимостью проведения организационных изменений. Таким образом, эффективная и устойчивая деятельность организации во многом зависит от того, как менеджеры и работники понимают, оценивают и учитывают в своих действиях ее жизненный цикл и каждую его стадию.

Вместе с пониманием основных элементов организации, этапов ее развития и взаимосвязей с внешней средой для успешного управления существенно знание особенностей разных видов организаций. Рассмотрим классификацию организаций, что предполагает их объединение по определенным критериям, таким, как формализация, отношение к прибыли, вид деятельности, размер, форма собственности, организационно-правовая форма и др.

На основании критерия формализации выделяются формальные и неформальные организации.

Формальная организация – это организация, намеренно созданная по воле руководства, которая имеет четко поставленные цели, формализованные правила, структуру и связи. В эту группу входят все организации бизнеса, государственные и международные учреждения.

В рамках формальной структуры всегда существует неформальная организация. Это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. При этом они не связаны должностной иерархией и объединены на основе дружеских симпатий, общих интересов. Как правило, работники, которые вступают в подобные организации, испытывают потребность в общении, принадлежности, защищенности и взаимопомощи. Неформальная организация оказывает большое влияние на моральное состояние, мотивацию, удовлетворенность работой и производительность персонала. Она может предоставить своим членам огромные возможности для развития, проявления инициативы и творческих способностей — как на пользу организации, так и в своих собственных целях.

Различия между формальной и неформальной организациями представлены в табл. 5.1.

Более подробно рассмотрим классификацию формальных хозяйственных организаций, которые в соответствии со ст. 48 (п. 1) Гражданского кодекса Российской Федерации являются юридическими лицами, имеют в собственности, хозяйственном владении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечают по своим обязательствам этим имуществом.

Таблица 5.1

Сравнительная характеристика формальной и неформальной организаций

По отношению к прибыли они подразделяются на коммерческие и некоммерческие организации. Первые преследуют извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности, вторые не стремятся извлекать или распределять полученную прибыль между участниками.

Наиболее существенное различие организаций наблюдается по видам деятельности: промышленные, сельскохозяйственные, торговые организации, а также различного рода объединения в виде агропромышленных и торговых фирм, концернов и т.д. Торговые организации в свою очередь разделяются на оптовые и розничные.

Организации оптовой торговли в основном осуществляют посредническую деятельность между компаниями, производящими потребительские товары, и розничными торговыми организациями, а также оказывают транспортные и другие услуги клиентам.

Организации розничной торговли предназначены для обслуживания розничных потребителей, т.е. населения. Их основной задачей является удовлетворение разнообразных потребностей населения в товарах и услугах широкого ассортимента и надлежащего качества.

В зависимости от размера различают малые, средние и крупные организации. В Российской Федерации для каждой отрасли экономики этот критерий не одинаков. Так, численность работников малых организаций промышленности, строительства и транспорта не должна превышать 100 чел., сельского хозяйства и научно-технической сферы – 60, оптовой торговли – 50, розничной торговли и бытового обслуживания населения – 30.¹ Что касается малых организаций, осуществляющих несколько видов деятельности (многопрофильные), то размер определяется в зависимости от того вида деятельности, доля которого является наибольшей в годовом объеме оборота или годовом объеме прибыли.

Средние и крупные организации в Российской Федерации не имеют критериев, установленных законодательно, таким образом они определяются достаточно произвольно по фактическим показателям.

По формам собственности различают частные, государственные, муниципальные и иные организации.

В зависимости от организационно-правовой формы организации могут создаваться в форме хозяйственных товариществ или обществ; производственных или потребительских кооперативов; государственных унитарных предприятий; объединений (ассоциаций, союзов) и других форм, предусмотренных законодательством.²

Более подробно рассмотрим торговую организацию, при формировании которой необходимо, во-первых, определить ее форму собственности, во-вторых, выбрать организационно-правовую форму и, в-третьих, осуществить государственную регистрацию организации.

Торговая организация может принадлежать одному физическому лицу, в этом случае она является частной, индивидуальной, созданной за счет капитала только одного предпринимателя. Если торговую организацию основывают несколько физических лиц, тогда она будет частной, коллективной и создается за счет капитала двух или более предпринимателей. Кроме того, торговая организация может быть образована на базе государственной (федеральной или муниципальной) собственности.

Выбор организационно-правовой формы торговой организации определяется целым рядом факторов, основные из которых представлены в табл. 5.2. Анализ и учет этих факторов позволит сделать обоснованный выбор наиболее приемлемой организационно-правовой формы, что необходимо сделать до государственной регистрации организации.

Таблица 5.2

Основные факторы, влияющие на выбор организационно-правовой формы торговой организации