Контроль и регулирование при реализации проекта.

Контроль - систематически протекающий процесс обработки информации, предназначенный для выявления различий между плановыми величинами и величинами, взятыми для сравнения, а также анализа выявленных отклонений. Контроль должен обеспечить:

• мониторинг (систематической и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта);

• выявление отклонений от целей реализации проекта;

• прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

• обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.

Различают 3 вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по реализации проекта и направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Он включает в себя контроль трудовых, материальных и финансовых ресурсов с точки зрения установления требований к ним и предельных величин.

Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта. Он основан на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками. Различают следующие виды текущего контроля:

• времени (достижение промежуточных целей и объемов работ);

• бюджета (уровень расходования финансовых средств);

• ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);

• качества (уровень качества работ).

Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом.

Система контроля должна обеспечивать оперативную оценку состояния реализации проекта для обоснования и принятия решений по управлению временем, стоимостью, ресурсами и качеством выполняемых работ. На этапе построения системы контроля необходимо определить:

• состав и уровень детализации работ, подлежащих контролю;

• состав показателей и формы представления первичной информации;

• сроки представления первичной информации и сводно-аналитических отчетов;

• лиц, ответственных за полноту, достоверность и своевременность представляемых данных;

• состав, методы и технологию аналитических и графических отчетов;

• комплекс используемых программно-аналитических средств.

В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии:

• контроль в моменты окончания работ (метод «0-100»);

• контроль в моменты 50-% готовности работ (метод «50-50»);

• контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам);

• регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени);

• экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Для контроля исполнения календарных планов и расходования ресурсов используют те же методы, что и при их составлении. Это сетевые графики, S-кривые (кривые хода работ), матричные расписания и т.д.

В состав основных задач регулирования хода реализации проекта входят: контроль за фактическим выполнением работ, выявление и анализ возникающих отклонений от плановых заданий, корректирование и осуществление организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и эффективное достижение заданной цели проекта. Процесс регулирования состоит в циклическом повторении с принятой периодичностью следующих процедур:

• сбор и подготовка оперативной информации о состоянии комплекса работ и представление ее в проектную команду;

• обновление моделей и подготовка данных для их расчета;

• расчет (пересчет) сетевых моделей и актуализация календарных планов;

• анализ фактического состояния комплекса работ и подготовка решений по его дальнейшей реализации;

• разработка оперативно-календарных планов и доведение их до ответственных исполнителей и руководителей соответствующих уровней.

Мониторинг проекта - механизм осуществления постоянного наблюдения за важнейшими текущими результатами реализации проекта с целью своевременного обнаружения отклонений от календарного плана и бюджета .

3. Управление изменениями.

Источники изменений могут происходить из внутреннего или внешнего окружения проекта. К внешним источникам изменений относятся политические, экономические социальные, законодательные, технологические, экологические, международные, географические и др. аспекты. Внутренние источники изменений формируются в процессе отношений между участниками проекта. Изменения оказывают существенное влияние на:

• ценность и эффективность проекта;

• продолжительность и сроки завершения проекта;

• стоимость и бюджет проекта;

• качество выполнения работ и спецификации требований к результатам;

Внесение изменений в проект предполагает:

• возникновение дополнительных затрат;

• нарушение плановых сроков осуществления проекта;

• невозможность достижения требуемого качества или результата проекта.

по мере продвижения проекта стоимость вносимых изменений возрастает, а практическая ценность часто убывает.

Под управлением изменениями понимается процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрация всех потенциальных изменений для оценки их последствий, одобрения или отклонений, а также организация мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте. Предпосылкой для эффективного управления изменениями является наличие описания базисного состояния, которое отражает исходное состояние системы для последующих изменений и называется описанием конфигурации текущего состояния проекта. Это комплекс технической документации, которая характеризует общее состояние соответствующей системы в определенный момент времени.

В зарубежной практике используются следующие документы, регламентирующие и протоколирующие прохождение изменений:

1. Отчет о проблеме (Problem report) - описание проблемы, возникающей в ходе реализации проекта. Формируется на начальной стадии.

2. Запрос на осуществление изменения (Change request) - формируется на начальной стадии.

3. Описание предполагаемого изменения (Change proposal form) - информация об изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполнение и контроль. Формируется на начальной и корректируется на последующих стадиях.

4. Заявка на изменение (Change order) - оформляется в виде письменного приказа и подписывается должностным лицом подрядчика; разрешает и указывает, какие производить изменения по проекту. Формируется на стадии принятия решения.

В общем виде технологию управления изменениями можно проиллюстрировать на рис. 7.4.