Критерии для принятия решений по организационной структуре

При организационном проектировании необходимо уделять внимание основным аспектам оптимизации организационной структуры, среди которых:

- диапазон управления, то есть число работников, подчиненных руководителю подразделения или его внутренней организационной единицы;

- количество уровней управления;

- детализация деятельности по работам. процессам, видам оборудования, месторасположению, продукции или категориям потребителей;

- регламентация и распределение обязанностей и полномочий.

Организационная структура проектной команды должна соответствовать основным видам деятельности по реализации проекта.

Функции руководителя проекта:

• оказание консультационной помощи заказчику;

• выбор проектировщиков и подрядчиков;

• организация предпроектных работ и разработка задания на проектирование;

• подготовка документов для заключения контрактов;

• оформление договоров на поставку материалов;

• планирование, составление сетевых графиков и календарных планов;

• контроль за стоимостью, сроками и качеством строительства;

• ввод объекта в эксплуатацию.

Инженер-координатор проекта несет ответственность за координацию работ по проекту на всех его стадиях и выполняет следующие функции:

• определяет объемы работ и сроки их выполнения;

• устанавливает взаимосвязи между элементами проекта;

• обеспечивает планирование;

• контролирует соблюдение бюджета проекта в части затрат на рабочую силу и материалы;

• обеспечивает необходимое качество работ и соблюдение всеми участниками проекта установленных стандартов и требований контракта;

• отвечает за связь между всеми участниками проекта, проводит встречи с поставщиками.

Менеджер по проектированию отвечает за выполнение работ по инженерному проектированию в рамках проекта. В ходе проектирования выполняет следующие функции:

• контролирует соответствие объема выполненных проектных работ условиям контракта, что позволяет успешно осуществлять последующие работы по поставке оборудования и строительству;

• участвует в составлении календарного плана проектных работ и определяет дату начала работ;

• подбирает и привлекает к проекту специалистов и координирует их деятельность;

• контролирует и ограничивает внесение изменений в проект после окончания проектных работ;

• проверяет ход выполнения работ в соответствии с их последовательностью по приоритетам;

• согласовывает с проектировщиками номенклатуру материалов и оборудования, используемых в проекте, выдает разрешение на применение нестандартных материалов.

Группа управления СМР (менеджер строительства):

• участвует в разработке сетевых графиков и календарных планов, наблюдает за ходом работ, контролирует выполнение календарных планов и подготавливает предложения по изменению хода строительства;

• рассматривает предложения по заключению субподрядных контрактов;

• осуществляет контроль за использование трудовых ресурсов и оборудования;

• подготавливает отчетность о ходе строительства.

Группа закупок и поставок несет ответственность за все виды закупок на стадии осуществления проекта, контролирует данные, полученные от поставщиков, и следит за выполнением контрактов. Руководитель этой группы является официальным представителем руководителя проекта у поставщиков и подрядчиков.

Координатор работ по эксплуатации отвечает за организацию и проведение эксплуатационных испытаний, устанавливает цели и определяет приоритеты при проведении испытаний, разрабатывает общие принципы их проведения и составляет график. По результатам испытаний он подготавливает соответствующий отчет.

Финансово-бухгалтерская группа несет ответственность за все расходы по проекту и составляет следующие документы:

• отчет по отклонениям от сметы;

• мероприятия по предотвращению перерасходов и нарушения календарных графиков;

• оценку стоимости и сроков заключения альтернативных торговых сделок в случае необходимости;

• отчет о результатов проверок счетов-фактур у субподрядчиков;

• исполнительную смету, отражающую все расходы по проекту.

Административный руководитель контрактов осуществляет контроль за выполнением контрактов, следит за соблюдением процедур по их изменению, осуществляет контроль за выполнением гарантий, оговоренных в контрактах, составляет план закрытия контрактов, выявляет все обязательства, невыполненные поставщиками, субподрядчиками и другими участниками проекта, согласовывает с заказчиком перечень расхождений и недостатков, которые должны быть устранены до приемки работы и следит за их устранением.

Менеджер информационной службы несет ответственность за машинную обработку информации, разработку и использование программных средств, установление и соблюдения процедур доступа и использования информации.

Административный помощник координирует вспомогательную деятельность, осуществляемую в рамках проекта: отвечает за оборудование помещения, обеспечивает множительные и копировальные услуги, оказывает почтовые и транспортные услуги.