Протокольные аспекты ведения переговоров.

При подготовке и проведении переговоров встаёт целый ряд вопросов протокольного характера.

Процесс переговоров складывается из трёх основных стадий: подготовка к переговорам, - процесс ведения переговоров, - анализ результатов переговоров и – выполнение достигнутых договорённостей. Необходимость решения протокольных вопросов возникает обычно на первой стадии – в ходе подготовки к переговорам, когда происходит формирование делегации, определение места и времени проведения переговоров, подготавливается необходимое помещение. Формирование делегации предполагает определение её количественного и персонального состава, а также назначение главы делегации. Руководством фирмы составляются списки сотрудников, допущенных к участию в переговорах и к ведению самих переговоров. Из этих лиц потом формируется делегация. При формировании делегации на двусторонних переговорах исходят из примерного равенства числа представителей от каждой стороны. Принцип равенства относится и к уровню представительства на переговорах. Язык, на котором планируется проведение переговоров, определяется по договорённости сторон.

Определение места и времени проведения переговоров.

Место и время определяется по взаимной договорённости её участников. При этом ни одна из сторон не должна навязывать другой своего предложения о месте и времени встречи. Особенно это относится к инициатору встречи, который может сделать свои предложения, но окончательное решение по этому вопросу необходимо оставить за приглашённой стороной.

В случае переноса переговоров на другие часы или дни необходимо поставить об этом в известность всех участников переговоров.

Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников или же нейтральная территория.

Предмет встречи желательно оговорить заранее, с тем, чтобы стороны могли подготовиться, подобрать и изучить необходимые документы.

Подготовка помещения. Встречи, особенно с официальными представителями, желательно проводить в социально подготовленных помещениях.

На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут лежать блокноты, карандаши, спички, сигареты, стоять пепельницы (если считается, что в данном помещении разрешается курить), бутылки с минеральной водой и фужеры (перевёрнутые – признак их неиспользованности). На столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола они располагаются или в центре стола, или по его краям.

Встречающий иностранную делегацию у подъезда, в вестибюле фирмы не должен быть членом принимающей делегации. Им может быть работник протокольного отдела, секретарь учреждения и т.д. Он провожает делегацию до помещения, где будут проходить переговоры. Сама принимающая делегация находится в полном составе в этом помещении.

Если переговоры длятся продолжительное время, то в перерыве может быть подано угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты и т.д. Желательно угощение гостей организовывать в отдельном помещении. При отсутствии такой возможности угощение вносят в помещение, где ведутся переговоры. Угощение ставится персонально только перед главами делегаций. Остальные обслуживаются сами.

Рассадка за столом переговоров.

Рассадка за столом, за которым ведутся переговоры, должна быть произведена в соответствии с общепринятыми правилами и с учётом рангов и служебного положения участвующих лиц.

Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчики находятся сбоку), а далее за столом располагаются остальные члены делегации по рангам. Чаще используется другой вариант рассадки: главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними находятся переводчики и далее члены делегаций по рангам.

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют по очереди по алфавиту или на первом заседании представительствует хозяин, а далее по алфавиту.

Существует ещё один вариант рассадки – когда вокруг стола сидят только главы делегаций, а за ними остальные члены делегаций. В данном случае используется стол в виде «бублика», поскольку участвует много сторон и за один стол усесться невозможно.

Форма стола имеет и психологическое значение. Круглый стол создаёт более свободную атмосферу. Он хорош при работе над проектом. Однако круглый стол снимает статусные различия, и руководитель делегации психологически оказывается на одном уровне с её членами.

Квадратный стол может создать атмосферу соревновательности или вызвать оборонительные реакции. Он хорош для проведения коротких деловых обсуждений. Люди, расположенные по правую сторону от вас, скорее всего, будут более расположены к сотрудничеству с вами, чем сидящие слева. А сидящие напротив вас – настроены наиболее оппозиционно.

Прямоугольный стол чаще всего используется при ведении переговоров. Размеры стола могут иметь очень большое значение. Чем больше стол, тем больше не только физическая, но и психологическая дистанция между участниками, т.е. тем легче выразить несогласие, сказать «нет».