Взаимоотношения с коллегами.

От того, как вы относитесь к своим коллегам, в большей степени зависит, как вы справляетесь с работой. Помните, что здесь важен каждый человек, от рассыльного до высшего должностного лица, и ко всем следует относиться с уважением и тактом.

• Хвалите людей за хорошо выполненную работу. Делать это следует сердечно и искренне.

• Никогда не обсуждайте чью-то физическую красоту.

• Не называйте «парень» или «девушка» тех людей, которые вышли из подросткового возраста. Так же неприемлемы обращения типа «милочка» или «дорогуша». Всех называйте по имени – отчеству.

• Если вы имеете дело с западными партнёрами, то не обращайтесь к высшим руководителям словами «сэр» или «мэм». В этом случае уместно обращение Мистер, Миссис или Мисс – если вам не предложат что-либо другое.

• Всегда сообщайте окружающим, как к вам следует обращаться. При этом учитывайте своё положение и взаимоотношения с коллегами.

• Всегда здоровайтесь с коллегами и отвечайте на их приветствия. Одного раза в день вполне достаточно. Если вы спешите, проходя мимо них в коридоре, кивните и улыбнитесь.

• Никогда никого не отчитывайте в чьём-либо присутствии: делайте это конфиденциально.

• Уважайте личную неприкосновенность окружающих. Не подслушивайте чужие телефонные разговоры или беседы. Не читайте бумаг на чужом столе.

• Ничего не ищите на чужом столе. Попросите секретаря поискать материал или дождитесь прихода хозяина.

• Дурной тон – просить коллег «прикрыть» вас.

• Вполне прилично вежливо попросить не шуметь или выйти из кабинета для конфиденциальной встречи, или дать понять, что вам надо работать и у вас нет времени на болтовню.

• Если двое ссорятся – не вмешивайтесь.

• Если вы вдруг вышли из себя – немедленно извинитесь.

Секретари в приёмной.

Секретарь в приёмной – первое лицо компании. Он – первый сотрудник, с которым встречаются посетители. О хороших манерах, принятых в компании, судят по поведению секретаря.

В приёмной должны поддерживаться порядок и чистота. Приёмная – не место для сборов, пустой болтовни и пересудов. Секретарю следует пресекать подобное поведение.

Секретарь многонациональной компании или секретарь, встречающийся с многочисленными зарубежными клиентами, должен уметь говорить не только на родном языке, но и на языках представителей иностранных фирм и преобладающего числа клиентов. В двуязычном государстве секретарь национальной компании должен владеть обоими языками без акцента.

Если вы секретарь в приёмной:

• Будьте сердечны, вежливы, хорошо владейте речью. Приветствуйте людей с улыбкой и работайте профессионально.

• На рабочем месте не ешьте, не жуйте жевательную резинку, не болтайте и не сплетничайте с коллегами.

• Повесив трубку, не отпускайте замечаний типа «козёл», «дурак».

• Вы хорошо должны быть информированы о делах компании и о функциях её сотрудников.

• Произносите чётко и внятно название компании, независимо от того, сколько раз вам приходится это повторять.

• Называйте людей по фамилии или имени-отчеству и поддерживайте атмосферу доброжелательности и уважения.

• Если посетителю приходится ждать, будьте к нему внимательны.

Если вы работаете с секретарём:

• Относитесь к нему с уважением.

• Имейте в виду, что секретарь – жизненно необходимая персона для поддержания имиджа компании и её спокойной, отлаженной работы.

Секретари (личные).

С самого начала установите основные правила общения со своим секретарём. Обсудите, как вы будете обращаться друг к другу. Обговорите круг обязанностей; избегайте споров по поводу того, кто «готовит кофе».

Помните, что за пределами фирмы секретари и руководители социально равны. Считается дурным тоном в неофициальной обстановке разыгрывать служебные роли, а неофициальные отношения не должны влиять на деловые.

Если вы личный секретарь:

• очень важно соблюдение конфиденциальности.

• Если ваш шеф – неважный собеседник, будет хорошим тоном задать ему ряд специфических вопросов, которые позволят вам более успешно выполнить задание.

• В правила этикета входит напомнить вашему шефу написать деловое поздравительное письмо.

• Даже если вы зовёте друг друга по имени, согласно этикету в присутствии посетителей следует обращаться друг другу более официально.

Если у вас работает личный секретарь:

Не заводите дружбу с секретарём. Хотя частная жизнь должна оставаться частной, бывают, однако, моменты, когда вы, возможно, захотите проинформировать друг друга об изменениях в своей жизни (о разводе, болезни). Делайте это кратко и по-деловому (не делайте из секретаря жилетку, в которую можно плакать по любому поводу).

• Никогда не просите секретаря говорить за вас неправду.

• Обращайтесь со всеми секретарями как с профессионалами своего дела.

• Обязательно хвалите за хорошую работу.

• Прежде, чем сделать замечание, похвалите человека за то, за что его можно похвалить.

• Дурной тон – просить секретаря выполнить личное поручение.

• Вам следует ставить в известность вашего секретаря о том, где вы будете находиться в течение рабочего дня.