Тема 14. Організація роботи з документами. Реєстрація документів. Інформаційно-довідкова робота з документами

Під час вивчення даної теми слід виходити з того, що за словосполученням „організація роботи з документами” приховуються складні діловодні процесі, які стосуються різних етапів функціонування документів в установі, на підприємстві тощо, а саме: приймання вхідних документів, їхнього попереднього розгляду, реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів, використання різних форм реєстрації, організації документообігу, збереження документів тощо. У зв’язку з цим доцільно ознайомитися з сутністю кожного з цих процесів.

Питання та завдання для самоперевірки

1. За якими правилами працює з документами загальний відділ (канцелярія, секретар помічника)?

2. Які правила приймання вхідних документів?

3. Якою є процедура попереднього розгляду документів?

4. Проаналізуйте основні правила реєстрації документів [Див.: Комова М.В. Діловодство [Текст] / М.В. Комова. - Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів: „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 36-38].

5. У чому полягає сутність реєстрації документів?

6. Яким чином реєструються вхідні документи?

7. Яка мета попереднього розгляду документів?

8. Як реєструються вихідна документація?

9. Де і як реєструються внутрішні документи?

10. Які існують форми реєстрації документів?

11. Як відбувається процедура розгляду документів керівниками закладів і структурних підрозділів?

12. Який порядок оброблення та надсилання вихідних документів?

13. Які документи підлягають реєстрації діловодною службою?

14. Які реквізити вихідних документів перевіряє канцелярія, приймаючи їх від виконавців?

15. Який порядок надсилання (передачі) вихідних документів адресатам?

Література

1. Комова М.В. Діловодство [Текст] / М.В. Комова. - Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів: „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 30-45.