Тема 6. Документ в управлінській діяльності

При вивченні теми „Документ в управлінській діяльності” слід акцентувати увагу на питаннях, що визначають документ як матеріальний об’єкт управлінської діяльності, а також стосуються класифікації офіційно-ділових (службових) документів.

Розгляд документа як матеріального об’єкта з управлінською інформацією доцільно розпочати із з’ясування сутності інформації, терміну „інформація”, порівнюючи його з термінами „відомості”, „показники”, завдяки чому вийти на більш поглиблене вивчення визначень поняття „інформація” у контексті різних наукових сфер. Відповідно, розглянути інформацію за її змістом і галуззю діяльності (управлінська, наукова, технічна, медична тощо); з’ясувати основні ознаки, притаманні управлінській інформації (повнота, оперативність, адресність, доступність для сприйняття, достовірність, легка форма опрацювання, стислість). І, таким чином, визначити, що документи, які містять управлінську інформацію й оформлені відповідним чином (за певними правилами), називають управлінськими, а їх сукупність – управлінською документацією.

При розгляді питання класифікації офіційно-ділових (службових) документів слід звернути увагу на найважливіші ознаки, за якими можливо їх класифікувати, а саме: за інформаційним складником (призначенням; назвами; формою; структурою; походженням; за матеріальним складником (матеріальною основою; способом документування); за умовами існування (місцем виникнення; напрямком руху в процесі документообігу; терміном виконання; ступенем конфіденційності; часом створення; терміном зберігання).

Питання та завдання для самоперевірки

1. Які ознаки документа як матеріального об’єкта управлінської діяльності?

2. За якими ознаками класифікують службові (офіційно-ділові) документи?

3. Використовуючи блок-фасетну класифікацію, здійсніть класифікацію певних документів (дискети, книги тощо) за їх ознаками.

Література

1. Комова М.В. Діловодство Текст /М.В. Комова. Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів. „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 13-21.