Тема 17. Аналіз і складання довідково-інформаційних документів

В процесі вивчення даної теми з’ясовується, що значна кількість документів носить інформаційно-довідковий характер. До довідково-інформаційних документів відносять акти, відзиви (відгуки), реферати, довідки, доповіді, записки, пояснювальні записки, пропозиції, звіти, огляди, оголошення, плани робіт, подання, клопотання, протоколи, витяги з протоколу, службові листи, запрошення, адресування кореспонденції, службові телеграми, факси, телефонограми, прес-реліз. Звернемо увагу на особливості деяких з них.

Акт як документ правової чинності складається однією або кількома особами з метою підтвердження якихось фактів, подій і затверджується вищою інстанцією або керівником організації (підприємства). Існують наступні групи актів: законодавчі, зміст яких стосується рішень законів, указів, постанов; управлінські, що підтверджують певні факти, події, пов’язані з діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб. Реквізити актів є такими: автор документа (назва відомства, організації); дата, номер, місце складання; гриф затвердження; заголовок; підстава (наказ керівника організації); склад комісії; присутні; текст; відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження; перелік додатків до акта; підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

Реферат має вигляд скороченого викладу змісту наукової праці; доповіді на певну тему, складеної в результаті аналізу наукових й інших джерел. Структурні елементи реферату: титульна сторінка; план; текст, який складається зі вступу, основної частини, висновків; список використаної літератури. Реквізити реферату: назва міністерства, якому підпорядковується установа; назва закладу, в якому навчається автор; рема реферату; вказівка на тип роботи (реферату); відомості про автора роботи; місто і рік написання.

Довідка – документ, який містить опис і підтвердження тих чи інших фактів і подій. Виділяють групу службових довідок, зміст яких складають повідомлення про факти і події службового характеру, що фіксуються на загальному бланку установи або аркуші паперу з реквізитами (назва відомства, установи (адресат); назва виду документа (довідка); дата; місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка.

Доповідь – це документ, у якому викладаються якісь питання, робляться висновки, пропозиції. Виділяють такі групи доповідей: звітні; поточні; на якісь теми (наукові, політичні тощо). Структура тексту доповіді: вступ, описова частина, підсумкова частина.

Доповідна записка – документ, у якому керівника установи повідомляють про якісь факти, явища, виконану роботу з висновками і пропозиціями автора. Виділяють групи записок: звітні; інформаційні; ініціативні. Реквізити доповідної записки: адресат, прізвище, ініціали посадової особи і назва посади, назва виду документа (доповідна записка); заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток; підпис; дата.

Пояснювальна записка – документ, у якому пояснюється ситуація, що склалася, факти, дії, вчинки працівника на вимогу керівника, у деяких випадках – з ініціативи підлеглого. Реквізити пояснювальної записки: адресат (посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка); автор документа (посада, прізвище та ініціали); назва структурного підрозділу, який подає документ; назва виду документа; у службовій пояснювальній записці - заголовок до тексту; текст; дата; підпис).

Пропозиція – документ, у якому особа висловлює думки щодо поліпшення функціонування організації, її структурної будови тощо. Реквізити пропозиції: назва міністерства; назва установи, яка звертається з пропозицією; адресат; адресант; дата; назва виду документа; заголовок.

Звіт – документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання певної роботи. Існують такі групи звітів: статистичні (цифрові) (оформляються на бланках); текстові (оформляються на звичайному папері за встановленою формою). Реквізити звіту: назва документа (звіт); період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження (підпис, дата).

Протокол є документом колегіальних органів, у якому фіксується місце, час, мета проведення зборів, засідань, нарад тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з їхнього обговорення. Традиційно протокол укладає секретар або інша кваліфікована особа. Виділяють групи протоколів: стислі (фіксують лише ухвали); повні (містять крім ухвал виступи доповідачів й інших учасників нарад, засідань); стенографічні (усі виступи записані дослівно). Реквізити протоколів: назва виду документа (протокол), порядковий номер протоколу; назва зборів, конференції, засідання тощо із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо); назва підприємства, організації; дата, місце проведення зібрання; кількісний склад учасників (при великій чисельності –вказати кількість і додати до протоколу реєстраційний лист); посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії); порядок денний (питання формулюються у називному відміннику); текст; перелік додатків до протоколу з зазначенням кількості сторінок; підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови, секретаря). Вимоги до тексту протоколу: стислість, точність, лаконічність, зрозумілість. Позиції протоколу формулюються: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ. [Зразок протоколу див.: Там само, С. 64].

Витяги з протоколу є частиною протоколу, яка стосується конкретного питання. Це один з найпоширеніших видів документів. Реквізити витягу з протоколу: назва виду документа; номер витягу з протоколу (відповідає номеру повного протоколу); назва заходу, який протоколюється; назва організації, де відбувається захід; дата проведення заходу (пишуть ліворуч); місце (місто, село) проведення заходу (пишуть праворуч на рівні дати проведення заходу); пункт порядку денного, що цікавить особу (установу), якій видають витяг; ухвала (повний текст ухвали з питання порядку денного або частина ухвали, яка безпосередньо стосується замовника витягу. Витяг засвідчується підписами голови та секретаря зборів, скріплюється печаткою та підписом особи, яка видає витяги і є відповідальною за їх достовірність і відповідність текстові протоколу-оригіналу.

Службовий лист як різновид групи управлінських документів виступає засобом спілкування з установами і приватними особами при вирішенні оперативних питань (запитів, запрошень, претензій, уточнень, завдань, повідомлень, рекомендацій, пропозицій і т. ін.), що виникають в управлінській діяльності. Виділяють групи службових листів: лист-запит (ініціативний), лист-відповідь. До листів, що потребують відповіді, відносять: прохання, звертання, пропозиції, запити, вимоги; до листів, що не потребують відповіді, - попередження, нагадування, підтвердження, відмови, розпорядження, гарантійні, інформаційні. Реквізити службового листа: назва й адреса організації – відправника листа; номер і дата листа; назва й адреса одержувача листа; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис керівника; помітка виконання (підпис на копію).

Запрошення, його реквізити: назва виду документа; звертання до конкретної особи (адресата); текст запрошення зі вказівкою дати, часу, місця події, порядком денним (програмою); підпис; печатка (у разі потреби).

Прес-реліз має вигляд стислого повідомлення для преси стосовно якоїсь події. Реквізити прес-релізу: назва документа (Прес-реліз); адресат (може зазначатися або не зазначатися); формулювання мети; текст; дата події; дата розсилання; підпис (один чи декілька); адреса, телефон відправника.

Питання та завдання для самоперевірки

1. Які види документів складають групу інформаційно-довідкових?

2. Якими є реквізити акту як різновиду інформаційно-довідкових документів?

3. Складіть акт.

4. Які реквізити має службова довідка?

5. Які реквізити пояснювальної записки?

6. Які реквізити звіту?

7. Які реквізити протоколу?

8. Складіть протокол засідання трудового колективу.

9. Зробіть витяг із протоколу засідання трудового колективу.

10. Складіть прес-реліз з нагоди виходу у світ наукової праці.

Література

1. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини [Текст] – 2-ге вид., випр. і доп. / За ред. докт. філол. наук, проф. В.М. Бріцина. – К.:Вид-во „Довіра”, 2010. – С. 47-77.