Тема 16. Документи колегіального характеру: процедура створення у руху

При вивченні даної теми доцільно розібратися у процедурі організації засідань колегіальних органів. Останні відбувається за затвердженими планами роботи або за суттєвою потребою, де заздалегідь зазначається зміст питань, дата їх розгляду, прізвище виконавця, структурного підрозділу, який готує питання, термін подання документів. Документи з питань, що виносяться на розгляд колегіального органу, завчасно подаються керівниками структурних підрозділів (не пізніше, ніж за 5 днів до засідання). Перелік цих документів включає: доповідну записку, адресовану колегіальному органу (з ґрунтовним викладенням змісту питання з висновками і пропозиціями); проект рішення колегіального органу (за потребою – і проект наказу); довідку про погодження проекту з структурними підрозділами та іншими установами, зацікавленими у питанні); список осіб, запрошених на засідання колегіального органу. Кожне засідання колегіального органу протоколюється; документи, підготовлені на розгляд (примірник і копії), зберігаються у секретаря (або в протокольній частині колегіального органу з кожного засідання окремо). Керівники структурних підрозділів відповідають за якість і своєчасність підготовки документів, а секретар – контролює їх своєчасність подання на розгляд, перевіряє наявність і правильність оформлення.

Питання та завдання для самоперевірки

1. Які правила організації і проведення засідань колегіальних органів?

2. Якими є складові процедури проведення цих засідань?

3. Хто забезпечує змістовну складову цієї процедури?

4. Хто відповідає за організацію засідань і документацію?

5. Якими є обов’язки секретаря колегіального органу?

6. Яким чином діє секретар при порушенні встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіальним органом?

7. Яким чином члени колегіального органу готуються до засідання?

8. Розгляньте примірники документів, необхідних для проведення засідання колегіального органу.

Література

1. Комова М.В. Діловодство [Текст] / М.В. Комова. - Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів: „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 84-85.