Тема 18. Аналіз та складання особистих офіційних документів

Під час самостійної роботи над даною темою необхідно розібратися в сутності документів, що відносяться до групи особистих офіційних, а також набути досвіду з їх складання та оформлення.

Вважається, що особисті офіційні документи (довіреність, доручення, заповіти, заяви, розписки, посвідчення) є такими, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів тощо, закріплюють свої права перед державою. Розглянемо деякі з них більш детальніше.

Довіреність – письмовий документ, що видається однією особою чи організацією іншій особі для представництва перед третіми особами, за яким довіритель уповноважує від його імені здійснювати певні юридичні дії. Реквізити довіреності: назва виду документа; місце видачі документа; прізвище, ім’я, по батькові, відомості про документ, що посвідчує особу; ідентифікаційний код особи (назва установи, позначена на бланку або на представленому штампі зліва вгорі аркуша), яка видає довіреність; посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довіреність, її адреса, дані про документ, що посвідчує цю особу; назва підприємства (організації), від якої повинні бути одержані товарно-матеріальні цінності; номер і дата видачі супровідного документа (наряду, розрядки тощо); термін дії довіреності; зразок підпису особи, якій видано довіреність; посвідчу вальний напис нотаріуса. Виділяють групи офіційних (разові, спеціальні, загальні) і особистих довіреностей.

Доручення є письмовим повноваженням, яким організація доручає своєму працівникові від її імені здійснити (здійснювати) операції, пов’язані з одержанням матеріальних цінностей або з представництвом цієї організації перед третіми особами. Доручення посвідчується керівником установи, її печаткою. Виділяють групи доручень: прості і складні, внутрішні і зовнішні. Реквізити доручення: назва підприємства (організації), яка видає доручення (позначена на бланку або на проставленому штампі зліва вгорі аркуша); назва виду документа (доручення); номер, дата, місце видачі; посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення; назва підприємства (організації), від якого повинні бути одержані товарно-матеріальні цінності; номер а дата видачі супровідного документа (наряду, рознарядки тощо); термін дії доручення; зразок підпису особи, якій видано доручення; назва документа, що посвідчує особу, якій видано доручення одержувача цінностей (паспорт, посвідчення), а також її ідентифікаційний код; підписи службових осіб, які видали доручення; печатка підприємства (організації), що видала доручення.

Заява – документ, який містить прохання чи пропозицію приватних або юридичних осіб, й адресується організації чи посадовій особі з метою реалізації своїх прав та інтересів. Службові заяви складаються підприємствами, організаціями, установами, підлягають спеціальному обліку в діловодстві й оформляються на готовому бланку. Особові заяви адресовані підприємствам, установам, організаціям чи посадовим особам від громадян, зберігаються в особових справах заявника. Як виявляється, заяви входять і до обліково-фінансових, і до особових документів. Визначають групи заяв: прості і складні, внутрішні і зовнішні. Реквізити заяв: адресат (кому спрямована заява); адресант (хто складає заяву); назва документа; текст; додаток; підпис; дата.

Розписка – особово-офіційний документ, яким зацікавлена особа, підтверджує факт здійснення нею чи стосовно неї якої-небудь дії. Реквізити розписки та елементи відтворюваного тексту: назва документа; посада, прізвище, ім’я, по батькові того, хто дає розписку; посада, прізвище, ім’я, по батькові того, кому видається розписка; найменування грошових чи матеріальних цінностей, які служать об’єктом передачі; посилання на документ, який став підставою для здійснення угоди (якщо такий має місце); дата; підпис того, хто одержує цінності; підпис свідків (якщо останні були запрошені).

Посвідчення – документ, що свідчить про факти діяльності, повноваження громадян. Склалися групи посвідчень: посвідчення особи; посвідчення про надання громадянам певних повноважень; посвідчення про відрядження. Реквізити посвідчення: кутовий штамп, печатка й підпис керівника установи; позначка про прибуття та вибуття службової особи.

Питання та завдання для самоперевірки

1. Складіть довіреність від юридичної особи.

2. Складіть особисту довіреність.

3. Складіть довіреність на розпорядження рахунком у банківській установі.

4. Складіть разове доручення.

5. Складіть спеціальне доручення.

6. Складіть текст заповіту.

7. Які доручення відносять до простих (складних), внутрішніх (зовнішніх)?

8. Що є способом фіксації інформації в дорученні?

9. Що допускає вільний запис?

10. Що надає трафаретизація тексту?

11. Які реквізити доручення?

12. Хто оформляє доручення?

13. Складіть текст заяви.

Література

1. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини [Текст] – 2-ге вид., випр. і доп. / За ред. докт. філол. наук, проф. В.М. Бріцина. – К.:Вид-во „Довіра”, 2010. - С. 104-157.