Тема 11. Управлінські документи: оформлення і складання

Вивчення даної теми передбачає з’ясування питань, що стосуються загальних вимог до оформлення управлінських документів та окремих реквізитів; основних етапів підготовки управлінських документів; вимог до тексту документа, формату паперу, бланків документів, а також особливостей складання документів з використанням комп’ютера та ін.

У зв’язку з цим слід ознайомитися із загальними вимогами, що стосуються оформлення управлінських документів, їх окремих реквізитів. При цьому доречно керуватися вимогами формуляр-зразка як моделі побудови форми службових документів (Див.: ДСТУ 2732-94 „Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення”), тобто вимог до змісту і порядку розміщення основних реквізитів, їх сукупності і послідовності [Див.: Комова М.В. Діловодство [Текст] / М.В. Комова. Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів: „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 49-77; додатки 4, 5, 6, 7 8, 9, 10]. Слід розрізняти постійні (ті, що друкуються під час виготовлення бланка) і змінні (що фіксуються на бланку в процесі заповнення) реквізити документа.

Наступним є питання з’ясування особливостей оформлення бланків документів, із врахуванням формату паперу тощо. Службові документи оформляють на бланках установ. В установах розробляється перелік документів, які оформляються на бланках. Бланки виготовляють згідно з вимогами держстандартів і Примірної інструкції з діловодства. Організаційно-розпорядчі документи складаються за нормативами ДСТУ 3844-99 „Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови”, ДСТУ 4163-2003 „Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”. Традиційно використовують два формати паперу згідно з ГОСТом 9327: А4 (210 х 297 мм), А5 (146 х 210), інколи – А3 (297 х 420) та А6 (105 х 148), з берегами: лівий – 30, правий – 10, верхній і нижній – 20.

Визнання цих формальних аспектів дозволяє перейти до встановлення основних етапів складання і створення управлінських документів.

Питання та завдання для самоперевірки

1. Який формат паперу застосовують для оформлення службової документації?

2. Які основні види бланків використовуються в установах?

3. Які реквізити входять до складу бланка для листа?

4. Який порядок датування документа?

5. Якими бувають види дат?

6. Які складові частини реєстраційного номеру документа і порядок його подання?

7. Який порядок адресування документа?

8. Якими засобами здійснюється затвердження документа?

9. Які вимоги висуваються до заголовка документа?

10. Які вимоги висуваються до резолюції, який поряд її оформлення?

11. Який порядок оформлення додатків до документа?

12. Як оформляється узгодження документа?

13. Який порядок проставляння на документах печаток?

14. Які відмітки проставляються на вхідному документі? Який поряд їх оформлення?

15. Визначте етапи підготовки документа.

16. Які вимоги висуваються до тексту документа?

17. Як оформляються в тексті посилання на інший документ?

18. Якою є змістовна структура тексту документа?

19. У чому перевага складання й оформлення документів на комп’ютері?

Література

1. Басаков М.И. Делопроизводство. Конспект лекцій [Текст] / М.И. Басаков // Серия „Зачет и екзамен”. – Ростов н/Д.: Изд-во „Фенікс”, 2004. – С. 18-47.

2. Головач А.С. Зразки оформлення документів: для підприємств і громадян [Текст] / А.С. Головач. – К.: Стакер, 1997. – 349 с.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст] : Навч. посібник. / А.Н. Діденко. – 5-те вид. – К.: Либідь, 2001. – 384 с.

4. Комова М.В. Діловодство [Текст] / М.В. Комова. - Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів: „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 46-98.

5. Палеха Ю.І. Управлінське документування: навч.посібник [Текст] . У 2 ч. – Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів) / Ю.І. Палеха. – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. – С. 49-60; 61-107.

6. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини [Текст]. 2-е вид., випр. і доп. / За ред. докт. філол. наук, проф.В.М. Бріцина. – Київ: Вид-во „Довіра”, 2010. С. 6-21.