Тема 7. Загальні питання з організації діловодства

При вивченні даної теми доцільно зосередити увагу на розгляді діловодства як організаційної діяльності, тобто визначити основні моменти раціональної постановки діловодства в установі. Це передбачає з’ясування специфіки служби діловодства як самостійного структурного підрозділу установи, що підпорядковується її керівнику, на якого покладається загальне керівництво організацією діловодства.

Має сенс виявити фактори, які визначають організаційну побудову служби діловодства: основні функції служби діловодства; обсяг робіт по кожній з них; розмір установи (структурна побудова, територіальне розміщення, кількість працівників); кількість рівнів прийняття рішень; норми управління; систему документування й організації роботи з документами; рівень механізації та автоматизації документаційних процесів.

Слід розібратися у видах служб діловодства (управління справами; загального відділу; канцелярії), їхньому складі (секретаріат; підрозділи; експедиція; копіювально-множильне бюро; архів), специфіці діяльності (завдання, відповідні дії); визначити вимоги до керівника служби діловодства, окреслити його права й обов’язки.

Наступним є вивчення питання класифікації управлінських документів, критеріїв класифікації, що передбачає аналіз відповідного понятійного апарату („стандарт”, „стандартизація”, „уніфікація”, „класифікація”, „класифікація документів”).

На завершення доцільно проаналізувати існуючі моделі класифікації документів (А.Н. Діденко, М.В. Комової та ін.).

Питання та завдання для самоперевірки

1. Що являє собою класифікація документів?

2. За якими ознаками класифікують документи?

3. Як розрізняються документи за способом фіксації інформації?

4. Яким чином поділяються документи за змістом?

5. Які документи включено в систему ОРД?

6. Що характеризує організаційну групу ОРД?

7. Які документи відносять до групи розпорядчих?

8. Які документи складають довідково-інформаційну групу ОРД?

9. Як документи розрізняються за назвою?

10. Як поділяються документи за видами?

11. Як розрізняються документи за місцем складання?

12. Як вирізняють документи за терміном виконання?

13. Як поділяються документи за їх походженням?

14. Як диференціюються документи за своєю гласністю?

15. Яким чином поділяються документи за юридичною силою?

16. Як документи розрізняються за стадіями виготовлення?

17. Як розрізняються документи за терміном зберігання?

18. Які системи документації виділяються за родом діяльності?

Література

1. Палеха Ю.І. Управлінське документування: навч. посібник [Текст]. У 2 ч. – Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). / Ю.І. Палеха. – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. – С. 37-60; 111-115.

2. Комова М.В. Діловодство Текст /М.В. Комова. Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів. „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 30-45.