Тема 12. Організаційні документи: аналіз та складання

Метою даного теми є з’ясування сутності, різновидів та структурного складу організаційних документів (положень, статутів, інструкцій та правил).

В процесі вивчення даної теми слід виходити з того, що організаційні документи закріплюють конкретні функції, права й обов’язки органів управління на тривалий час їхнього існування. Будь-які установи, підприємства поряд з актами державної влади (Законами України, Указами Президента України, Постановами Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України) керуються у своїй діяльності низкою організаційних документів – правових актів, до яких входять положення, статути, інструкції, правила. Доцільно безпосередньо ознайомитися з організаційними документами, їх різновидами, проаналізувати ці документи з точки зору їхньої загальної характеристики, ділового призначення, уміти класифікувати службові документи даного типу.

Вивчаючи особливості такого різновиду організаційного документу як положення, слід з’ясувати, що існують певні групи положень. Типові положення розробляються для певної системи установ і підприємств (затверджуються вищим органом управління); індивідуальні положення – на основі типового положення (затверджуються керівником відповідної організації (підприємства, закладу). Необхідно визначитися у реквізитах положення (Герб; назва відомства, організації, структурного підрозділу; гриф затвердження; назва виду документа (положення; місце видання; дата; індекс; заголовок до тексту; текст; підпис; позначка про погодження). В процесі самостійної роботи доцільно розглянути формуляр-зразок даного документа [Див: Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини. – 2-ге вид., випр. і доп. / За ред. докт. філол. наук, проф. В.М. Бріцина. – К.: Вид-во „Довіра”, 2010. - С. 22-25] і на його прикладі скласти формуляр положення.

При з’ясуванні сутності статуту як: а) зведення правил, які регулюють основи організації і діяльності підприємств, установ, організацій певної галузі господарства; б) основи створення, будови, склад і діяльність певної організації, установи чи підприємства тієї чи іншої сфери або ж галузі управління; в) конкретної сфери діяльності організації, установи, підприємства тощо, слід визначитися у його реквізитах (гриф затвердження вищою установою чи органом управління; назва виду документа (статут); заголовок; текст; позначки про погодження та реєстрацію; дата), різновидах (типовий (загальний), індивідуальний), механізму розробки і затвердження (типовий – для певних систем установ, підприємств, затверджується вищими органами державної влади та управління, з’їздами громадських організацій; індивідуальний – для певної організації, як конкретизація типових статутів і затверджується вищою установою, якій підлягає) [Див.: Там само, С. 25, формуляр-зразок статуту]. У відповідності до зразка – cпробувати скласти формуляр статуту.

При розгляді сутності організаційного документа типу інструкції, слід звернути увагу на їх класифікацію (відомчі інструкції (обов’язкові для системи одного відомства (міністерства), різновиди (посадові; з техніки безпеки; з експлуатації обладнання та ін.), міжвідомчі інструкції (видаються спільно кількома організаціями різних систем); ознайомитися з реквізитами інструкції (назва виду документа (інструкція); гриф затвердження; заголовок; дата, індекс, місце видання; текст; підпис; види погодження); стилем викладення (вказівно-наказовий); структурою (загальна частина; функції; обов’язки; права; взаємовідносини; відповідальність працівника; оцінка працівника) [Див.: Там само, С. 30, формуляр-зразок інструкції]. І відповідно до зразка – скласти інструкцію.

При знайомстві з правилами (те ж, що й інструкції) як різновидом організаційних документів, слід визначити такі групи, як: правила внутрішнього трудового розпорядку; правила підготовки документації для здавання в архів; правила експлуатації тощо; з’ясувати реквізити правил (гриф затвердження; назва виду документа (правила); заголовок (стислий виклад призначення правил); дата і номер; текст; підпис особи, що відповідає за складання правил). [Див.: Там само, С. 31, формуляр-зразок правил]. Відповідно з цим скласти, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку в установі.

Питання і завдання для самоперевірки

1. Дайте визначення положенню як правовому акту.

2. Якою є структура положення?

3. Що складає зміст положень?

4. Хто розробляє положення?

5. Хто підписує і затверджує положення?

6. Що містить типовий формуляр положення?

7. Що являє собою статут?

8. Які реквізити включає статут?

9. Яка структура тексту статуту?

10. Які існують різновиди статутів?

11. Що являють собою правила?

12. Які документи складають групу службових листів?

13. Проаналізуйте формуляр-зразок статуту товариства з обмеженою відповідальністю (Див.: Палеха Ю. Додаток 5.15).

14. Проаналізуйте формуляр-зразок посадової інструкції (Див.: Палеха Ю. Додаток 5.17).

15. Проаналізуйте формуляр-зразок типової інструкції (Див.: Палеха Ю., Додаток 5.16).

16. Проаналізуйте формуляр-зразок правил (Див.: Палеха Ю. Додаток 5.18).

Література

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст] : Навч. посібник. / А.Н. Діденко. – 5-те вид. – К.: Либідь, 2001. – 384 с.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: навч.посібник [Текст] . У 2 ч. – Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів) / Ю.І. Палеха. – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. – С. 155-160.

3. Молдаванок М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. / М.І. Молдаванок, Г.М. Сидорова. – К.: Техніка, 1992. – 399 с.

4. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини [Текст]. 2-е вид., випр. і доп. / За ред. докт. філол. наук, проф. В.М. Бріцина. – Київ: Вид-во „Довіра”, 2010. С. 22-31.