26.Функции секретаря.

В профессиональные задачи секретаря входит организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя. Секретарь: • проводит предварительную сортировку документов, поступающих руководителю на рассмотрение и подпись;

• собирает, обрабатывает и систематизирует информацию, необходимую руководителю для работы;

• ведет деловую переписку руководителя - составляет, оформляет проекты писем и вносит в них изменения;

• осуществляет контроль за правильностью составления, оформления и написания проектов документов, направленных на подпись руководителю; • ведет контроль за исполнением изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

• организует командировки руководителя, подготавливает для них необходимую информацию;

• организует работу коллегиальных органов с участием руководителя (например, производственных совещаний), документирует их текущую работу, подготавливает и оформляет итоговые документы. В обязанности секретаря входит организация приема посетителей. Он создает комфортную обстановку в приемной, настраивает посетителей на конструктивный и деловой подход к решению проблем, что позволяет сэкономить время и моральные затраты руководителя на психологическую адаптацию собеседника в начале деловой беседы. Секретарь - доверенное лицо организации и руководителя

Даже если в обязанности секретаря руководителя не входит оформление и регистрация документов с ограниченным доступом, объем информации, поступающей к руководителю через секретаря, при комплексном и проведенном соответствующими специалистами анализе позволяет представить все аспекты жизнедеятельности организации, в т. ч. составляющие государственную, коммерческую, служебную и иные виды тайны: ноу-хау, стратегию и тактику завоевания рынка, результаты переговоров с деловыми партнерами, финансовую и личную информацию о постоянных и наиболее платежеспособных клиентах организации и т. п. Эти сведения могут привлечь внимание конкурентов, а их разглашение - нанести значительный материальный и моральный ущерб фирме. Занимаемая должность, расположение рабочего места и доверие, которое обычно оказывает руководитель своему ближайшему (в прямом и переносном смысле) помощнику, обусловливают то, что секретарь оказывается информированным о различных аспектах личной жизни руководителя.

Одна из основных задач секретаря - никогда не забывать об оказанном ему доверии, надежно хранить полученную информацию и ни при каких обстоятельствах не использовать ее во вред организации и руководителю. Несоблюдение этого правила может привести к серьезным конфликтам в коллективе, а также увольнению в соответствии с подп. "в" п. 6 ст. 81 ТК РФ.