8. Формуляр современного управленческого документа.

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. В 2003 г. появился ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", на основании которого устанавливаются состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования данного стандарта являются рекомендуемыми.

Формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Формуляр-образец документа: модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади. Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизит документа: обязательный элемент оформления официального документа. (всего 30)

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

1. заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2. основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

3. оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

Для организации устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

При разработке бланков документов рекомендуется два варианта расположения реквизитов: продольный и угловой.

Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.

Для бланков применяют белую бумагу или бумагу светлых тонов формата А 4 (210 X 297 мм.) и А 5 (148 X 210 мм.), плотности от 80 до 200 г/м, со степенью белизны 88-98 %.

Все бланки должны иметь поля (не менее):

- левое - 20 мм;

- правое - 10 мм;

- верхнее - 20 мм;

- нижнее - 20 мм.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.