30.Порядок документирования конфиденциальных сведений.

Документирования конфиденциальной информации заключается в фиксации по установленным правилам на бумажных или магнитных носителях управленческих действий, т.е. в создании конфиденциальных документов. Основанием для создания конфиденциальных документов является необходимость подтверждения наличия и содержания определенных действий, передачу, хранение и использование информации в течение определенного времени или постоянно. Все это можно изложено в законе об информации.

Обязательность письменного удостоверения информации закрепляется перечнем изданных конфиденциальных документов. Целями разработки такого перечня должны быть не только определение состава выданных документов, необходимых и достаточных для деятельности предприятия, учреждения или организации, но и установление конкретных лиц, имеющих право подписывать (утверждать) документы и предотвращение необоснованной рассылки документов.

В сфере коммерческой деятельности ценность информации обусловлена прежде рыночной потребностью в информации как источнике получения прибыли, поэтому отнесение информации к коммерческой тайне позволяет получить прибыль и предотвратить убыткам. Конфиденциальность такой информации создает для ее владельца преимущества в конкурентной борьбе и выступает как средство защиты от недобросовестной конкуренции.

Подготовка конфиденциальных документов должна начинаться с учета, оформления и выдачи исполнителям бумажных носителей информации, на которых будут состоять черновики или сразу проекты конфиденциальных документов. При этом следует иметь в виду, что визирования не требуют лишь некоторые внутренние документы (докладные и объяснительные записки, справки по определенным вопросам и т.д.).

Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

- назначение должностного лица, ответственного за их учет, хранение и использование; - порядок подготовки и размножения документов; - отдельную регистрацию документов - формирование дел;

- организацию выдачи и хранения документов - проверку наличия документов; - архивное хранение и порядок уничтожения. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа.

Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

Листы журналов регистрации нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе. Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу. Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь:

- гриф ограничения доступа;

- список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом;

- нумерацию листов; внутреннюю опись документов;

- заверительный лист.

Хранение дел с конфиденциальными документами производится в опечатываемом сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных

Запрещается:

- изъятие конфиденциальных документов из дел;

- перемещение их одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов»;

- несанкционированный вынос конфиденциальных документов из офиса.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения их сохранности; предотвращения утечки конфиденциальной информации.

При установлении факта утраты конфиденциального документа:

- ставится в известность руководитель предприятия:

- служба безопасности;

- принимаются меры к розыску документа.

на утерянный документ составляется акт, вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы для архивного хранения или уничтожения.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.