3. Методы и способы документирования.

Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.). Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования). Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования. Текстовое документирование Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц. Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.Фотокино–видеодокументирование Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

Документы на машинных носителях Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

4. Составление и оформление личных документов.

Документы личного происхождения возникают по инициативе, замыслу частного лица, являются его личной (частной) собственностью и подлежат охране в соответствии с нормами авторского права, если по характеру своему являются объектом его действия.

Документы личного происхождения используются при обращении в организацию или к руководству организации от лица составителя документа.

1. заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий какую-либо просьбу заявителя.

2. резюме – документ, предоставляемый составителем при устройстве на работу и содержащий биографические данные.

3 автобиография – документ, описывающий этапы жизни и трудоустройства работника в хронологическом порядке.

4. расписка – документ, подтверждающий получение его составителем каких-либо материальных ценностей.

5. личная доверенность – документ, свидетельствующий о праве доверенного лица совершать определенное действие от лица доверителя (автора доверенности).

Документы личного происхождения обязательно должны иметь следующие реквизиты:

название вида документа

-текст (произвольный)

-дата

-подпись.

Составление и оформление документов личного происхождения

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.

Документы личного происхождения используются при обращении в организацию или к руководству организации от лица составителя документа.

Документы личного происхождения обязательно должны иметь следующие реквизиты: название вида документа; текст (произвольный); дата; подпись.

Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках. Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.