24.Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев*.

Возможность и длительность использования документов пре¬допределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, ка¬кие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить го¬сударство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представ¬ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих науч¬ной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов яв¬ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критерии оценки документов. Критериями оценки происхожде¬ния являются: роль и место организации в системе государст¬венного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания — значимость события, отра¬женного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое на¬значение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа — это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Рассмотрим некоторые критерии.

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельно¬сти которых созданы документы. В процессе деятельности обще¬ства создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями Цен¬ность комплекса документов, созданного в каждом из них, оп¬ределяется значимостью этого учреждения в системе управле¬ния, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор докумен¬тов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

2. Значимость содержания документов. В общем массиве до¬кументации имеются документы, отражающие деятельность уч¬реждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нуж¬ные для текущей (оперативной) работы учреждения. 3. Время и место образования документов. Этот критерий яв¬ляется важным для экспертизы. В истории нашего общества бы¬ли периоды, насыщенные событиями особой важности. Это пе¬риоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. 4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хра¬нение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учрежде¬ниями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять ко¬пии документов, особенно документов постоянного срока хра¬нения. Это необходимо для их будущего использования.

5. Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформлен¬ных реквизитов. Поэтому так важно правильно оформлять до¬кументы в процессе делопроизводства.

6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ — это один из размноженных экземпля¬ров подлинника. Если материалы учре¬ждений передаются в разные архивы, то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод¬стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про¬водит персонал структурных подразделений при участии сотруд¬ников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактиче¬ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку¬ментов определяется их научная и практическая ценность и со-ответствующие сроки хранения.

Если при просмотре в делах обнаруживаются документы по¬стоянного и временного сроков хранения, то такие дела подле¬жат перегруппировке: документы постоянного хранения отделя¬ют от документов временного хранения.

Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хране¬ния, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.

Наиболее полное и систематическое перечисление образую¬щейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тща¬тельно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть про¬изведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архив ной службы.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах; 2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); 3) временного хранения (до 10 лет); 4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре¬менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере¬дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хра¬нятся централизованно службой документационного обеспече¬ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить доку¬менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку¬ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, ут¬верждает руководитель учреждения