6. Стандартизация и унификация документов.

Унификация - сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления. Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются образец, эталон, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Унификация документов предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия.

Стандарт - нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Виды стандарта: международные (региональные); государственные стандарты РФ (ГОСТ); стандарты отраслей (ОСТ); предприятий (СТП); стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.

Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации:

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт Республики Беларусь.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.