71.Классификация и кодирование информации.
Классификация - система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком.
Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов - это процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств. Применительно к информации как к объекту классификации выделение классы называют информационными объектами.
Свойства информационного объекта определяются информационными параметрами, называемыми реквизитами. Реквизиты представляются либо числовыми данными, например вес, стоимость, год, либо признаками, например цвет, марка машины, фамилия.
Реквизит - логически неделимый информационный элемент, описывающий определенное свойство объекта, процесса, явления и т.п.
Кроме выявления общих свойств информационного объекта классификация нужна для разработки правил (алгоритмов) и процедур обработки информации, представленной совокупностью реквизитов.
При любой классификации желательно, чтобы соблюдались следующие требования:
- полнота охвата объектов рассматриваемой области;
- однозначность реквизитов;
- возможность включения новых объектов.
Разработаны три метода классификации объектов: иерархический, фасетный, дескрипторный. Эти методы различаются разной стратегией применения классификационных признаков. Рассмотрим основные идеи этих методов для создания систем классификации.
Иерархическая система классификации строится следующим образом:
- исходное множество элементов составляет 0-й уровень и делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы (группировки), которые образуют 1-й уровень;
- каждый класс 1-го уровня в соответствии со своим, характерным для него классификационным признаком делится на подклассы, которые образуют 2-й уровень;
- каждый класс 2-го уровня аналогично делится на группы, которые образуют 3-й уровень, и т.д.
В иерархической системе классификация из-за жесткой структуры особое внимание следует уделить выбору классификационных признаков. В иерархической системе классификации каждый объект на любом уровне должен быть отнесен к одному классу, который характеризуется конкретным значением выбранного классификационного признака. Для последующей группировки в каждом новом классе необходимо задать свои классификационные признаки и их значения. Таким образом, выбор классификационных признаков будет зависеть от семантического содержания того класса, для которого необходима группировка на последующем уровне иерархии.
Фасетная система классификации в отличие от иерархической позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга, так и от семантического содержания классифицируемого объекта. Признаки классификации называются фасетами (facet - рамка). Каждый фасет (Фi) содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Причем значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке, хотя предпочтительнее их упорядочение.
Процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих значений из фасетов. При этом могут быть использованы не все фасеты.
Достоинства фасетной системы классификации:
- возможность создания большой емкости классификации, т.е. использования большого числа признаков классификации и их значений для создания группировок;
- возможность простой модификации всей системы классификации без изменения структуры существующих группировок.
Недостатком фасетной системы классификации является сложность ее построения, так как необходимо учитывать все многообразие классификационных признаков.
Дескрипторная система классификация
Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска.
Система кодирования
Система кодирования применяется для замены названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и более эффективной обработки информации.
Система кодирования - совокупность правил кодового обозначения объектов.
Код строится на базе алфавита, состоящего из букв, цифр и других символов. Код характеризуется:
- длиной - число позиций в коде;
- структурой - порядок расположения в коде символов, используемых для обозначения классификационного признака.
Процедура присвоения объекту кодового обозначения называется кодированием. Можно выделить две группы методов, используемых в системе кодирования, которые образуют:
- классификационную систему кодирования, ориентированную на проведение предварительной классификации объектов либо на основе иерархической системы, либо на основе фасетной системы;
- регистрационную систему кодирования, не требующую предварительной классификации объектов.
Классификационное кодирование применяется после проведения классификации объектов. Различают последовательное и параллельное кодирование.
Последовательное кодирование используется для иерархической классификационной структуры. Суть метода заключается в следующем: сначала записывается код старшей группировки 1-го уровня, затем код группировки 2-го уровня, затем код группировки 3-го уровня и т.д. Параллельное кодирование используется для фасетной системы классификации. Суть метода заключается в следующем: все фасеты кодируются независимо друг от друга; для значений каждого фасета выделяется определенное количество разрядов кода. Регистрационное кодирование
Регистрационное кодирование используется для однозначной идентификации объектов и не требует предварительной классификации объектов. Различают порядковую и серийно-порядковую систему.
Порядковая система кодирования предполагает последовательную нумерацию объектов числами натурального ряда. Серийно-порядковая система кодирования предусматривает предварительное выделение групп объектов, которые составляют серию, а затем в каждой серии производится порядковая нумерация объектов.
- 1.Архивное хранение документов.
- 2. Понятие «информация» и «документ».
- 3. Методы и способы документирования.
- 5. Функции и категории документов.
- 6. Стандартизация и унификация документов.
- 8. Формуляр современного управленческого документа.
- 9. Технология организации документооборота.
- 10. Язык и стиль служебных документов.
- 11.Составление и оформление организационно-нормативных документов.
- 12. Составление и оформление распорядительных документов.
- 13.Составление и оформление акта, протокола, договора.
- 14. Составление и оформление информационно-справочных документов.
- 17. Нормативное регулирование документационного обеспечения управления.
- 18.Функции и задачи службы доу.
- 26.Функции секретаря.
- 19.Структура и должностной состав службы документационного обеспечения управления.
- 20. Подготовка дел к сдаче в архив.
- 21.Прием и регистрация документов, организация справочно-информационного обслуживания.
- 22.Направление документов на исполнение и контроль за сроками исполнения документов.
- 23.Формирование и текущее хранение дел.
- 24.Экспертиза ценности документов.
- 25. Документирование трудовых отношений.
- 32.Понятие кадрового делопроизводства.
- 27.Средства и системы связи.
- 30.Порядок документирования конфиденциальных сведений.
- 34.Работа с кадровыми документами.
- 35.Организационные основы работы секретаря.
- 37. Средства составления и изготовления документов.
- 38.Средства копирования и тиражирования документов.
- 39,Управление рисками в проекте.
- 40.Современная концепция электронного офиса.
- 67.Государственное управление в субъектах Российской Федерации
- 62.Президент Российской Федерации: правовой статус, компетенция, конституционные функции, порядок избрания.
- 63.Высший законодательный орган рф
- 56. Органы судебной власти в Российской Федерации.
- 61. Современное государственное устройство рф
- 64. Исполнительные органы государственной власти рф.
- 41.Средства поиска и хранения информации.
- 46. Жизненный цикл проекта.
- 47.Основные этапы организационного проектирования.
- 53. Заявка на грант как форма социального организационного проектирования.
- 49. Организация разработки проекта Положения о структурном подразделении предприятия (учреждения).
- Раздел 1. Общие положения
- Раздел 4. Организационная структура подразделения. Наименование этого раздела может быть и другим, например Структура или Структура и штатная численность.
- 45. Понятие "проект" в современном менеджменте. Требования к организационному проекту.
- 7.Совершенствование документационных процессов
- 43. Участники проекта и командная работа по организационному проектированию.
- 44. Организационное проектирование систем управления: объект и предметная область.
- 48. Методы проектирования структур
- 57. Трудовые правоотношения.
- 60. Способы защиты трудовых прав работников.
- 58. Классификация оснований прекращения трудового договора
- 55. Трудовой договор: стороны, содержание, оформление, его отличия от смежных гражданско-правовых договоров.
- 52.Дисциплинарная ответственность: понятие, виды, порядок применения дисциплинарных взысканий.
- 2. Виды дисциплинарной ответственности
- 3. Меры дисциплинарного взыскания
- 4. Порядок и сроки применения дисциплинарных взысканий
- 4.3 Применение дисциплинарного взыскания
- 16. Документационное обеспечение – основа технологии управления
- 51. Трудовая книжка: нормативная основа, общие правила ведения и выдачи при увольнении работника.
- 2.1. Пересылка трудовой книжки после увольнения работника
- 68.Местное самоуправление в Российской Федерации.
- 2. Основы деятельности местного самоуправления
- 2.1 Основные Конституционные положения
- 3. Взаимодействие местного самоуправления с органами государственной власти
- 3.2 Актуальные проблемы местного самоуправления
- 71.Классификация и кодирование информации.
- 73.Использование информационных технологий в работе архива.
- 74. Сервис ориентированные архитектуры государственных систем электронного документооборота
- 72. Аппаратные и программные средства документационного обеспечения управления
- 69. Понятие, задачи и структура информационного обеспечения управления