9. Технология организации документооборота.

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью орга¬низации. Организация документооборота включает все опера¬ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор¬млению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получе¬ния) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохож¬дение документов по этому маршруту. Отсюда главное прави¬ло организации документооборота — оперативное прохожде¬ние документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организа¬ции движения документов необходимо выполнение следую¬щих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения доку¬ментов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обу¬словленных деловой необходимостью);

• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласова¬ние и т.д.);

• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис¬ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специа¬лизацию, возможность централизованного выполнения одно¬родных технологических операций, эффективного использова¬ния средств оргтехники и персонала.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

• периодичность (стадии документооборота);

• направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обрат¬ную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отноше¬нию к управленческому объекту. По направлению выде¬ляют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руко¬водящий орган власти и подчиненные ему учреждения и орга¬низации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и фи¬лиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получае¬мые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляе¬мые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это до¬кументы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объ¬екту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация по¬ступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.).

• документов от подведомственных организаций, содержа¬щих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. • документов от несоподчиненных организаций, направляе¬мых с целью согласования совместных действий или по¬буждения к ним, с целью консультирования, получения информации

• обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб. Исходящий документопоток состоит из документов, созда¬ваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие пись¬менные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направле¬ниями деятельности организации и ее информационными за¬просами. Внутренний документопоток составляют документы, созда¬ваемые и используемые в самом аппарате управления, не выхо-дящие за его пределы. Происхождение этих документов совпа¬дает со сферой их применения Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах од¬ного учреждения, организации.

К внутренним относятся орга¬низационные документы, определяющие задачи, функции орга¬низации в целом, а также ее структурных подразделений, ком¬петенцию, права и обязанности должностных лиц, правила вы¬полнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного ре¬гулирования деятельности учреждений выполняют распоряди¬тельные документы, издаваемые руководством, — приказы, ука¬зания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внут¬реннего документопотока составляют протоколы и акты, плано¬вые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю пере-писку между должностными лицами и структурными подраз¬делениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распро¬странена. Она оформляется докладными (служебными) и объ¬яснительными записками, рапортами.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделе¬ний, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руко¬водству, которое, с одной стороны, испытывает информацион¬ные перегрузки, а с другой, — получает значительное количест¬во информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является по¬терянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от при¬нятой в учреждении технологии работы с документами. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информа¬ционные документы готовят специалисты в структурных подраз¬делениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания до¬кументов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты дви¬жения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентиро¬ванных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесо¬образные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.* В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной поли¬графии и оргтехники.

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., Госстандарт России, 1998, с.З.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистраци¬онным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдель¬ных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документообо¬рота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота преду¬сматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий. Однако при этом полученный результат будет не¬корректным — многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем резуль¬тате. Основное правило подсчета документов — однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборо¬та, где помимо количественных данных приводится анализ объ¬ема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документо¬оборота, его изменений. Установлено, что плотность документо¬оборота существенно меняется в пределах года, квартала, меся¬ца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце — отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

• определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных под¬разделений или должностных лиц;

• разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

• установить оптимальное количество информации, необ¬ходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

• рассчитать численность службы делопроизводства.