10. Язык и стиль служебных документов.

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Язык и стиль служебных документов должен соответствовать требованиям делового стиля, особенностями которого являются:

- юридическая безупречность формулировок, не допускающая различных толкований и неясностей;

- нейтральный тон изложения;

- лаконичность.

Нейтральный тон изложения является нормой делового стиля. Документ исходит от организации, поэтому личный, субъективный момент в тексте документа должен быть сведен к минимуму. Из языка официальных документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, образные слова и выражения (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения, междометия и др.). Следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов. Не употребляются эпитеты, гиперболы, метафоры (примечание).

Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является официальным по своему характеру. Поэтому ему присущ неличный (безличный) характер изложения текста. Это выражается в ограничении употребления глаголов в форме 1-го и 2-го лица, а глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределенно-личном значении: «комиссией проведена проверка и установлено…», «акт подписан членами комиссии и утвержден руководителем».

Точность и ясность изложения текста документа достигаются употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, ограниченной сочетаемостью слов, уточнений, дополнений, вводных слов и оборотов, оговорок, четкой структуры предложения и текста в целом. Требование лаконичности языка документа непосредственно связано с необходимостью уменьшения физических размеров текста и соответственно сокращения времени на обработку документной информации и ее восприятие.

Требование краткости заставляет более четко продумывать и формулировать тему (предмет) текста документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова и целые фрагменты текста, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.

В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.

Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).