7.Совершенствование документационных процессов

Согласно стандарту документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Для совершенствования ДП необходимо, установление эффективного инф. Обмена между организациями и между регионами. Объединение государственных инф. Систем и ресурсов(общие базы данных), увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;, совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг; , подробная регламентация всех процессов; управление документами должно соответствовать законодательно-нормативными требованиям и внутренним нормативным документам организации. обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами. единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству. Введение Систем электронного документооборота (СЭД), кроме того они, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел. При использовании электронных документов, меняется технология делопроизводства. В качестве примера можно привести функциональный подход к составлению номенклатуры дел, принцип «больших корзин» при экспертизе ценности и установлении сроков хранения документов. Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов организации на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается срок хранения. Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения – это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше. Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности (означает полноту и неизменность документа с течением времени ) и аутентичности( возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания ) Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов. Электронные документы не стали привычными, поэтому к ним зачастую предъявляются более жесткие требования, чем к аналогичным бумажным документам,: электронные документы легко модифицируются, легко копируются; существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом; стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).