11.3.5. Впмогп по управлінських рішень

Вимогами до управлінських рішень є: - ефективність,

- економічність,

- своєчасність,

- обґрунтованість,

- реальність.

Ефективне рішення має якомога повніше забезпечувати досягнення поставленої організацією мети.

Економічне рішення має забезпечувати досягнення поставленої мети з найменшими витратами.

Своєчасність рішення та досягнення цілей, тобто коли вирішуються проблеми, події розвиваються. Може статися так, що прекрасна ідея (альтернатива) старіє і втрачає сенс у майбутньому. Вона (ідея) була актуальна в минулому.

Обґрунтованість рішення. Виконавці повинні бути переконані, що рішення обґрунтоване, тому не можна плутати фактичну обґрунтованість та її сприйняття виконавцями.

Реальність виконання рішення має відповідати силам колективу та його ресурсам.

Рішення має бути таким, яке можна реально виконати, тобто не можна приймати рішення, які нереальні, абстрактні.

Прийняття рішення має бути ефективним і відповідати силам та можливостям колективу, який його виконує.

Для досягнення ефективності рішень особливого значення набувають методи доведення прийнятих рішень до виконавців. Доведення рішень до виконавців починається з поділу альтернатив на групові та індивідуальні завдання та підбору виконавців. Кожний співробітник одержує персональне конкретне завдання, яке відповідає його службовим обов'язкам і залежить від об'єктивних і суб'єктивних чинників.

Тому виділяють чотири основні причини невиконання рішень:

1) рішення недостатньо чітко сформульоване керівником;

2) рішення ясно та чітко сформульоване, але виконавець його недостатньо усвідомив;

3) рішення чітко сформульоване, виконавець його добре усвідомив, але він не мав достатніх необхідних умов і можливостей для його виконання;

4) рішення грамотно сформульоване, виконавець його добре усвідомив, мав достатньо ресурсів для його виконання, але він сам не мав внутрішньої згоди з варіантом рішення, яке йому запропону-

409

>>>410>>>

вав керівник. Виконавець у цьому випадку може мати свій більш ефективний, на його думку, варіант рішення цієї проблеми.

Таким чином, можна зробити висновок, що ефективність рішення залежить не тільки від його оптимальності, але і від того, як це рішення доведено до виконавців, та від особистих якостей керівників і виконавців.

Перші враження про роботу, яку потрібно виконати, формується у виконавця під час отримання та усвідомлення завдання. Після цього ідея (модель завдання) уточнюється, збагачується через адаптацію до реальних і об'єктивних умов внутрішнього та зовнішнього середовища. На цій основі розробляється технологія виконання рішення (ідеальна модель діяльності виконавця з виконання завдання керівника).

Для того щоб модель діяльності виконавця виконати точно згідно із завданням керівника, до неї (моделі) висовують ряд вимог:

1. Повнота моделі рішення описує ЇЇ відповідність задуму керівника, його рішенню та поставленим керівником завданням, а також - змісту, структурі та умовам виконавської діяльності. Добре було б, якби модель була такою, щоб виконавець міг уявити всі деталі майбутньої роботи.

2. Мотивація моделі рішення має спонукати активну діяльність виконавця, а також внутрішні потреби для виконання завдання.

3. Стійкість до стресу та витривалість моделі передбачає здатність виконавця чітко реалізувати план дій, який склався в його свідомості, за будь-яких складних обставин.

4. Глибина відображення первісної ідеї характеризує оперативну модель діяльності з огляду розвитку динаміки майбутньої діяльності.

5. Узгодженість моделі рішення потрібна тому, що часто виконавець діє один, тому його дії з питань часу, місця тощо мають бути узгоджені з діями інших виконавців, що вирішують інші завдання.

6. Точність моделі потрібна тому, що, якщо ідея абстрактна, то її може реалізувати або формально, або зовсім не реалізувати.

7. Гнучкість моделі - критерій, який ніби протистоїть попереднім чинникам. Але в природі не існує незмінних структур, які є абсолютно жорсткими. Тому проблема полягає в тому, щоб вибрати оптимальне співвідношення між стабільністю (нерухомістю) та гнучкістю моделі.

11.3.6. Організація та контроль виконання рішень

Організувати виконання рішення - важке завдання, яке потребує знання людей, їх можливостей, методів виконання.

Організація виконання рішень - специфічна діяльність керівника, яка завершує цикл управління.

410

>>>411>>>

Якщо на етапі підготовки та прийняття рішень керівник оперує уявними поняттями, то під час виконання рішення він стикається з реальною ситуацією, яка дуже часто відрізняється від ідеальної. Завжди треба враховувати, що керівник організовує не свою діяльність, а працю інших людей (а організацію виконання рішення теж треба організувати).

Проблема полягає в тому, щоб збудувати оптимальну структуру комунікацій керівників і виконавців. Структури таких комунікаційних мереж можуть бути різними, а зв'язки між стороною, яка передає інформацію, та стороною, яка приймає інформацію, можуть здійснюватися по-різному.

Можна виділити такі, які найчастіше застосовують, а саме: 1) ланцюгову, 2) багатозв'язкову, 3) зіркову, 4) ієрархічну.

У ланцюговій системі комунікацій рішення, яке передається з одного кінця ланцюга на інший кінець, стає відомим усім виконавцям та всіма обговорюється. Усі зв'язки в такій комунікації однакові, бракує командного стилю керівництва. Якщо порушується зв'язок між двома учасниками комунікації, то така структура розпадається (рис. 11.7).

Рис. 11.7. Ланцюгова структура комунікації

У багатозв'язковій структурі комунікацій усі її учасники пов'язані між собою (рис. 11.8). Цю структуру відрізняють швидкість передачі інформації, стійкість, витривалість.

Рис. 11.8. Багатозв'язкова структура комунікації:

—*■ командна дія; --• відносини координації, В - виконавець; К - керівник

Відносини командування добре виражені. Ці комунікації характерні на рівні первинного колективу.

411

>>>412>>>

У зірковій структурі комунікації виділяється керівник, через якого передаються всі завдання. На ньому замикаються усі зв'язки (рис. 11.9).

©

Рис. 11.9. Зіркова структура комунікації

Для ієрархічної структури комунікацій характерні яскраві командні відносини (рис. 11.10).

і,

ВК [ ВК

Рис. 11.10. Ієрархічна структура комунікації: ВК - виконавець і керівник

Проміжні ступені одночасно є і підлеглими, і командними.

Організаційно-управлінські рішення можуть виглядати як наказ або розпорядження, після чого вони набувають законну силу. Багато рішень в організації бувають у вигляді усних вказівок, завдань, побажань, керівних директив. Головне завдання керівника полягає в тому, щоб організувати виконання такого рішення, забезпечити координацію та контроль виконання.

Контроль виконання рішень є кінцевою стадією управління. Він набуває форми зворотного зв'язку, за допомогою якого можна отримати інформацію про виконання рішення, досягнення організацією поставлених цілей.

412

>>>413>>>

За допомогою контролю не тільки виявляють відхилення від за-вданнь, сформульованих у рішенні, але й визначають причини цих відхилень. Можна виділити й інші функції, які виконуються за допомогою контролю виконання:

1. Діагностична функція - головна, провідна функція контролю. Спочатку треба уявити собі істинний стан справ, тобто поставити діагноз.

2. Функція зворотного зв'язку допомагає керівнику впливати на хід робіт.

3. Орієнтовна функція контролю дозволяє керівнику спрямовувати зусилля на об'єкти підвищеної уваги керівника. Ті питання, які випадають з поля зору керівника, не вирішують підлеглі.

4. Стимулююча функція контролю наближена до орієнтовної функції, але націлена на виконання та залучення до процесу праці всіх невикористаних резервів, у першу чергу резервів людського чинника.

5. Корегувальна функція. Керівник вважає, що він перевіряє роботу підлеглого, а насправді підлеглий вже перевірив на практиці ефективність рішення керівника.

6. Педагогічна функція. Виконавець буде сумлінно працювати, якщо контроль побудований ефективно, грамотно, вправно.

Контроль є об'єктивною потребою в тому, що найоптимальніші плани не можуть бути реалізованими, якщо їх не будуть доводити до виконавців та за їх виконанням не буде встановлено об'єктивного і постійного контролю.