3.5. Функції ааміністпатпвнпх органів держави

У системі категорій теорії адміністративно-державного управління поняття «функції» є синонімом «завдання», «прерогативи», «межі повноважень». їх уживають для позначення діяльності будь-яких адміністративних установ незалежно від їх стратегічних цілей. Аналіз функцій адміністративно-державного управління має першочергове значення для розуміння роботи державного апарату. Він показує, наскільки численні, складні та різноманітні завданя, які здійснює сучасна адміністрація.

Чи можна дати вичерпну класифікацію функцій управління? Здається, що ні. Усе залежить від використовуваного методу аналізу: кожну функцію у процесі все більш детального розгляду можна розбити на декілька підфункцій, кожну з яких у свою чергу - на більш вузькі завдання і т. ін. Тому більшість учених обмежуються характеристикою найбільш загальних функцій адміністративно-державного управління.

Американські політологи М. Роскін, Р. Корді У. Джоне вважають, що можна виділити шість основних напрямів діяльності державного адміністрування: виконання рішень, обслуговування, регулювання, ліцензування, збирання інформації і комунальне господарство. Урядова бюрократія на будь-якому рівні виконує щонайменше дві з цих базисних функцій (хоча, зрозуміло, є бюро, які спеціалізуються тільки на одній функції, і бюро, які виконують кілька функцій).

Першу функцію більшості урядових бюро можна визначити просто - виконання і впровадження в життя прийнятих законів і політики, проголошуваних виконавчою владою. Це і є власне адміністрування. Наприклад, США проводять політику «перекачування» федеральних фондів штатам, щоб оплатити вартість різноманітних програм добробуту. Департамент охорони здоров'я і медичної допомоги здійснює цю політику, вирішуючи, скільки грошей призначається кожному штату, і наглядаючи за тим, щоб гроші були використані за призначенням.

Великобританія проводить політику вільного медичного забезпечення громадян. її служба Національної охорони здоров'я здійснює цю політику, контролюючи медичну підготовку, видаючи патенти докторам, управляючи госпіталями і т. ін.

В Україні Міністерство охорони здоров'я стежить за розподілом засобів по окремих регіонах і областях, контролює медичну підготовку, здійснює нагляд за діяльністю установ охорони здоров'я.

98

>>>99>>>

Адміністрація - це втілення суспільної політики, і оскільки вона виконує політичні рішення, до її функцій належить і розроблення принципів управління. Поряд зі своїми адміністративними обов'язками департаменти часто створюють компанії з питань рекламування своєї роботи і переконання громадськості у вигодах щодо мети якої-небудь програми. У багатьох країнах є постійні програми з навчання в таких сферах, як пожежна профілактика, безпека руху й охорона природних ресурсів.

У Великобританії виконавча влада та адміністратори наглядають за повсякденними діями своїх департаментів, високі адміністративно-посадові особи допомагають розробляти пропоновані законопроекти, так само як допомагають своїм міністрам відповідати на питання членів парламенту. Великобританія (подібно Франції) частково зберегла державний сектор в економіці (сталеливарні заводи, шахти, залізниці, телеграфні і телефонні лінії), яким управляють підзвітні уряду корпорації, що виконують політичні рішення (у США такі функції зазвичай зберігаються за приватним сектором).

Що стосується другої функції урядової бюрократії - обслуговування, то багато урядових агентств спеціально створено для обслуговування населення (чи специфічних груп населення). Наприклад, метеослужба в будь-якій країні являє кращий приклад обслугову-вального агентства. Хоча міські мешканці особливо не задумуються про його службу, проте це життєво важливо для фермерів і рибалок. Департамент сільського господарства США проводить дослідження в сферах контролю за шкідниками, землевпорядження, племінного тваринництва, розподілу надлишків продукції серед бідних і надає інформацію про харчування населення. У Великобританії та Україні велику частину охорони здоров'я фінансує уряд. У Швеції і Німеччині уряд надає розширену допомогу в працевлаштуванні і знаходженні робочих місць. В Україні уряд забезпечує також безкоштовну освіту на всіх рівнях для тих, хто може і бажає учитися.

Регулювальні функції потрібні уряду для підтримки добробуту населення. У США Комісія з безпеки біржової діяльності, наприклад, захищає вкладників, установивши певний порядок для реєстрації нових емісій поряд з купівлею акцій та облігацій. Великобританія мала законодавство про зайнятість з 1819 p., яке регулює робочі умови на фабриках (аналогічні закони існують у більшості промислово розвинених країнах). Таке законодавство запроваджують у життя особливі агентства. Департамент праці США, наприклад, наглядає за виборами в профспілки, щоб гарантувати їх правомірне проведення. В Україні

99

>>>100>>>

діє Комітет зайнятості населення і Міністерство праці та соціальної політики, які стежать за дотриманням трудового законодавства і регулюють проблему зайнятості в країні. У Німеччині контроль за виконанням федерального законодавства урядами земель здійснюється Бундесратом (вища палата національної законодавчої влади), а федеральні адміністративні суди мають право змусити земельні уряди дотримуватися національних законів.

В усіх цих прикладах регулювальні функції влади підтримуються потенціалом сили. У США, наприклад, агентства, що займаються питаннями регулювання, можуть видавати накази типу «призупинити дію» чи «припинити дію». Хоча правопорушники можуть опротестувати ці накази в суді, більшість згодна добровільно їм підкорятися.

Тісно пов'язана з регулюванням ліцензійна діяльність адміністрації. Вона дозволяє уряду встановити стандарти і мінімальні обмеження в окремих сферах. Наприклад, якщо хтось хоче займатися приватною практикою, отримати права на водіння автомобіля, продавати нерухомість, викладати в школах чи працювати перукарем, він повинен відповідати певним державним стандартам. У США та інших федеральних країнах ці стандарти зазвичай встановлює кожний штат чи яка-небудь окрема федеративна одиниця. У таких країнах, як Франція і Великобританія, самі національні уряди встановлюють стандарти і критерії. Навіть у США деякі ліцензії видає федеральний уряд, наприклад ліцензію на радіо- чи телемовлення.

Ще однією важливою функцією державної адміністрації є збирання інформації. Інформація потрібна для двох головних цілей: визначити, чи був порушений закон, і прийняти політичне рішення, яке доцільне і Грунтується на фактичному свідченні. Наприклад, якщо громадянин США скаржиться, що порушено його цивільні права, то перш ніж почати які-небудь дії, необхідно провести розслідування - зазвичай це робить відділ цивільних прав при Департаменті юстиції. В Україні існує Комісія з питань громадянства при Президентові України, куди можна звернутися у випадку порушення цивільних прав.

Агентство із захисту навколишнього середовища повинно знати реальний стан забруднення повітря і води, перш ніж воно зможе видавати закони, що стосуються порушень Подібні розслідування проводять усі сучасні держави. В Україні їх здійснює Міністерство екології та природних ресурсів. У Франції Агентство із захисту навколишнього середовища провело велике дослідження національних потреб в енергії, перш ніж приступило до програми масованого використання ядерної енергії.

100

>>>101>>>

Деякі агентства діють за наявності скарг. Інші, такі як Управління продовольством і медикаментами в США, постійно проводять різні дослідження зі своєї власної ініціативи. Вони не допускають появи наркотиків на ринку незалежно від того, надходили скарги чи ні, поки не переконаються, що ліки чи продукт харчування безпечний і ефективний. В Україні аналогічною діяльністю займається Міністерство охорони здоров'я.

Іноді виникає проблема зазіхання на права особистості. Тоді організації, такі як, наприклад, ФБР у США, розслідують підривну діяльність і опитують друзів, сусідів і членів родин підозрюваних осіб. Межа між розслідуванням, необхідним для забезпечення захисту суспільних інтересів, і зазіханням на особистість досить тонка, і часто важко сказати, де кінчається одне і починається інше.

Ще одна функція державного адміністрування - експертиза. Зростаюча складність сучасного життя обумовила те, що законодавча і виконавча влади усе більш покладаються на технічну експертизу бюрократів.

Конгрес у США може прийняти рішення про закриття небезпечних вугільних шахт лише після того, як гірничі експерти точно сформулюють, які саме умови роблять шахту небезпечною. В Україні існує Державний комітет з нагляду за безпечним веденням робіт у промисловості при уряді України. Багато законів також потребують адміністративної інтерпретації. Наприклад, Конгрес США може заборонити рекламу, спрямовану на обман, але визначає, що є обманом, Федеральна торгова комісія.

Бюрократи зазвичай не прагнуть переконати законодавців прийняти їхні поради: члени парламенту, як правило, з радістю приймають технічну допомогу фахівців. Це сьогодні найважливіший канал впливу бюрократії на суспільну політику. Іноді, зрозуміло, виникають конфлікти. Історичним прикладом може бути конфлікт президента Трумена, який довгий час знаходився під інтенсивним тиском з боку експертів Державного департаменту з питання про визнання Ізраїлю незалежною державою.

Дорадча роль бюрократії характерна не тільки для США, це - невіддільна характеристика всіх сучасних високорозвинених держав. У Франції, наприклад, закони і президентські укази виробляються і видаються за активної допомоги бюрократії, і професійні виконавці в такий спосіб мають можливість формувати політику. Бюрократи відіграють важливу роль у структурі законодавчої влади Німеччини.

101

>>>102>>>

Експерти і консультанти часто досягають значних успіхів, переконуючи своїх політичних керівників прийняти їхню точку зору щодо якоїсь проблеми.

Ще однією важливою функцією сучасної державної бюрократії є дискреційна діяльність, тобто можливість виносити рішення. Якщо закон прийнято, бюрократи повинні його виконувати. Якщо цей закон є точним і визначеним, усе відносно просто. Однак зазвичай так не буває. Наприклад, Конгрес США видає закон, щоб токсичні сміттєві площі були очищені. Закон дозволяє Комітету із захисту навколишнього середовища прийняти рішення, необхідні для досягнення цієї мети. Комітет приймає ряд рішень, тому що кожен смітник не може бути очищений миттєво і кожен викликає певні екологічні, економічні та політичні проблеми. Рішення, як досягти головної мети, стає відповідальністю цього комітету. Таким чином, якщо державному агентству належить прерогатива ухвалення рішення, як виконати закон чи здійснити політику, воно одержує можливість видавати закон для суспільства.

Повноваження постійних державних агентств установлювати правила також належать до дискреційної діяльності. Наприклад, підвищення цін на користування телефоном у США має бути схвалене Комісією суспільного обслуговування. В Україні аналогічною діяльністю зайнятий Комітет цін при Міністерстві економіки України.

Одним із прикладів установлення правил державною бюрократією була боротьба з виробниками сигарет у США, яким ставилося в обов'язок розміщати на коробках із сигаретами попереджувальні написи щодо шкоди паління для здоров'я, а крім того, включати їх у рекламу. Протягом декількох років Федеральна торгова комісія наполягала на цьому й опублікувала доповідь Національного головного лікаря США (найвища посада в службі соціальної охорони здоров'я) про те, що паління збільшує небезпеку захворювання раком легень і значно скорочує людське життя. Доповідь розбурхала громадськість, тиск на конгрес посилився, і з 1966 р. від виробників сигарет зажадали друкувати на всіх упаковках застереження про небезпеку паління. Однак комісія продовжила боротьбу за ще більш суворе антитютюнове законодавство. Вона розробила закон, що забороняє сигаретну рекламу по радіо і телебаченню і потребує, щоб усі сигаретні компанії друкували застереження про шкоду паління у своїх рекламних матеріалах. Під тиском громадськості в 1971 р. президент Ніксон підписав цей закон. Американський політолог А. Фрітшер на підставі аналізу цього пре-

102

>>>103>>>

цеденту прийшов до висновку, що початок і продовження сигаретного протистояння став можливим, тому що урядові агентства володіють не тільки представницькою, але і політичною владою. Якби рішення щодо сигарет і здоров'я було прийнято тільки конгресом, розумно припустити, що виробники все-таки б виграли. Це протистояння являє очевидний приклад, як державні агентства можуть впливати і навіть визначати суспільну політику.

Отже, як бачимо, державна бюрократія наприкінці XX ст. стала величезною, владною політичною силою, дуже далекою від «ідеальної моделі», створеної колись Максом Вебером. Одна з причин цього - ускладнення функцій сучасного адміністративно-державного управління. Поряд із традиційними завданнями виконання рішень, обслуговування, регулювання, ліцензування і т. ін. з'являються принципово нові завдання, пов'язані з прийняттям рішень.

Дійсно, наприкінці XX ст. державне управління досягло дуже високого рівня спеціалізації. Тому службовці державної адміністрації повинні діяти переважно самостійно у своїй вузькій сфері управління, коли їм дано лише найбільш загальні політичні рішення від президента чи парламенту. Багато їхніх рішень мають бути прийняті на основі такого детального знання своєї сфери державного адміністрування, якого немає у політичних лідерів. Сьогодні на перше місце в державному адмініструванні виходить експертиза і дискреційна діяльність, можливість розробляти державні програми і відігравати дорадчу роль у прийнятті важливих політичних рішень.

Завершуючи аналіз основних функцій адміністративно-державного управління в сучасному суспільстві, варто підкреслити, що всі вони тісно взаємопов'язані. Збирання інформації, експертиза, дискреційна діяльність, виконання рішень, обслуговування, регулювання, ліцензування тощо - на практиці важко провести чітку грань між цими видами адміністративної діяльності. Ізольоване існування кожної з цих функцій окремо можливе лише в процесі наукового аналізу, але не в практичній діяльності. Тому сучасна наука не пропонує універсальної схеми, за якою можна було б в усіх випадках раціонально розбити і згрупувати різні види адміністративно-державної діяльності за їхніми окремими ознаками. Немає абсолютного критерію, що дозволив би чітко розподілити компетенцію між міністерствами чи іншими державними інститутами. Усе це відкриває широке поле діяльності для невтомних реформаторів у всіх країнах світу.

103

>>>104>>>

Контрольні питання

1. Лінійні та штабні повноваження.

2. Основні види штабних повноважень, їх використання.

3. Принципи делегування повноважень.

4. Причини небажання керівників делегувати повноваження підлеглим.

5. Причини уникання додаткових повноважень підлеглими.

6. Шляхи підвищення ефективності делегування повноважень.

7. Поради щодо раціонального використання робочого часу керівника.

8. Основні напрями діяльності державного адміністрування.

9. Функція виконання та проведення в життя законів і політики, проголошуваних виконавчою владою.

10. Функція обслуговування населення.

11. Регулювальні функції уряду.

12. Функція ліцензійної діяльності адміністрації.

13. Функція збору інформації.

14. Функція експертизи в державному адмініструванні.

15. Функція дискреційної діяльності державної бюрократії

104

>>>105>>>

4. Проектування організації

4.1. Організаційні структури управління

Питання про структуру управління організацією є надзвичайно важливим, зокрема питання вибору типу структури.

Помилки у виборі структури не призводять до негайного краху підприємства або організації, іноді навіть здається, що вони не заважають заробляти гроші. Однак нераціональна структура є постійним джерелом проблем, причиною безвідповідальності, вона заважає менеджерам управляти організацією.

Структура управління має значний вплив на всі сторони управління. Вона є формою здійснення в організації функцій та ефективним механізмом саморегулювання та координації діяльності працівників. У межах структури управління відбувається процес управління (тобто рух інформації та прийняття управлінських рішень), між членами якого розподілені завдання та функції управління, а також, як наслідок, повноваження та відповідальність за їх виконання.

Вибір організаційної структури управління завжди є сферою компетенції вищого керівництва фірми (організації). Але керівники середнього та нижнього рівнів повинні знати організаційну структуру фірми, в якій вони працюють. Організаційна структура визначає відносини між елементами організації.

Організаційна структура управління - це сукупність організаційно впорядкованих відносин і зв'язків між ланками та рівнями керівництва. Ланка в організації - це структурно відокремлений елемент, наділений конкретними функціями керівництва, повноваженнями та відповідальністю. Ланкою в організації можуть бути: підрозділ, цех, сектор, дільниця, конкретний виконавець.

Рівень управління — це сукупність визначених ланок, які вказують на послідовність вертикальної підпорядкованості одних ланцюгів іншим.

105

>>>106>>>

Кількість рівнів управління залежить від масштабів виробництва, технології та діапазону контролю. Наприклад, у компанії «Форд» від робітника до президента 15 рівнів управління, а в японській «Тойоті» — лише шість. Організаційна структура формується зі складу, змісту та трудомісткості виконання загальних і спеціальних функцій управління, визначається як формальні правила, що розроблюють менеджери для:

- поділу праці та розподілу офіційних обов'язків серед окремих співробітників і груп;

- визначення сфери контролю керівників;

- координацій' всіх функцій, щоб організація існувала як єдине ціле. Для обговорення різних типів організаційних структур менеджери

використовують схеми, які відображають розподіл співробітників та їх обов'язків, проходження каналів комунікації та ліній підпорядкування.

Під організаційною структурою управління слід розуміти впорядковану сукупність взаємопов'язаних елементів, які забезпечують функціонування та розвиток організації. Ця структура визначає поділ праці та службові зв'язки між елементами (працівниками, відділами та іншими підрозділами апарату управління) щодо підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень.

Відносини між елементами структури підтримуються за допомогою зв'язків, які прийнято поділяти на горизонтальні та вертикальні. Горизонтальні зв'язки є зв'язками одного рівня, це координаційні, консультаційні зв'язки, контроль та інші, а вертикальні мають характер підпорядкування, необхідність у них виникає, коли є декілька рівнів управління.

Свій конкретний вираз структура управління знаходить у схемі, штатному розкладі, положеннях про відділи та служби, існуючому співвідношенні структурних підрозділів і працівників апарату управління.

На думку Б. М. Андрушкова та О. Є. Кузьміна, існують два основні типи структур управління: ієрархічні та органічні (рис. 4.1). Вони наводять також таку класифікацію організаційних структур (рис. 4.2), де дві основні структури управління - лінійна та функціональна, а всі інші — це розмаїття існуючих структур, які є результатом комбінації цих двох основних типів.

Організаційні структури мають відповідати таким вимогам:

1) оптимальність — мінімальна необхідна кількість зв'язків між органами управління;

106

>>>107>>>

Структури управління

Рис. 4.1. Типи організаційних структур управління

ОРГАНІЗАЦІЙНІ СТРУКТУРИ

Рис. 4.2. Класифікація організаційних структур управління

2) оперативність, гнучкість - здатність швидко реагувати на зміни у зовнішньому та внутрішньому середовищі;

3) надійність - гарантія достовірності передачі інформації, безперебійного функціонування;

107

>>>108>>>

4) простота, економічність - мінімальні витрати на управління, відсутність дублювання та паралелізму в роботі;

5) спеціалізація - зосередженість окремих працівників на виконанні заданих функцій управління;

6) незалежність від конкретних осіб - вимога пристосовувати організацію до особливостей працівників, будувати ЇЇ як інструмент для досягнення цілей організації, підбирати людей, які здатні забезпечити досягнення місії організації.

Під час побудови організаційних структур управління можна використовувати такі методи:

- моделювання, тобто розробка формалізованих математичних, графічнихі машинних описів (розподіл повноважень і відповідальності, їх оптимізація за допомогою ЕОМ);

- експертні оцінки, тобто вивчення пропозицій експертів;

- організаційне нормування (регламентування), тобто системи нормативів, правил, формул, які слугують базою для проектування структур управління.

4.2. Етапи розробки організаційної структури

Розробляють організаційні структури зверху вниз. Послідовність розробки подібна до процесу планування. Спочатку керівники повинні здійснити розподіл організації на широкі сфери, потім поставити конкретні завдання - так само як у плануванні спочатку формулюються загальні завдання, а потім конкретні. Таким чином, послідовність дій така:

1. Розподілити, організацію по горизонталі на широкі блоки, які відповідають найважливішим напрямам діяльності по організації стратегії.

2. Установити співвідношення повноважень різних посад. Керівництво встановлює мету команд кожного рівня управління, подальший поділ на більш дрібні організаційні підрозділи для ефективнішого використання спеціалізації та попередження керівництва.

3. Визначити службові обов'язки як сукупність визначених завдань і функцій та доручити їх виконання конкретним особам. В організаціях, діяльність яких тісно пов'язана з технологією, керівництво розробляє конкретні завдання та закріплює їх за безпосередніми виконавцями, які несуть відповідальність за їх виконання.

108

>>>109>>>

Оскільки організаційні структури визначаються планами, то суттєві зміни в планах потребують змін і в структурі. Вимоги зовнішнього середовища та цілі організації є тими чинниками, від яких значною мірою залежить організаційна структура.