4.3. Схеми побудови організаційних структур управління

Кожна зі структур придатна тільки для конкретної ситуації для досягнення відповідних цілей.

Першим видом управлінських структур була так звана «бюрократія». Слово «бюрократія» асоціюється з канцелярською тяганиною, поганою роботою, очікуванням в отриманні довідок чи потрібних форм. Але першою причиною цих негативних явищ є не бюрократія як така, а недоліки в реалізації правил роботи та цілей організації, які не відповідають правилам та завданням організації.

Концепцію бюрократії сформульовано німецьким соціологом Максом Вебером, і в ідеальному виконанні це одна з найкорисніших ідей в історії людства.

Бюрократія — тип організації, для якої характерний високий ступінь розподілу праці, чітка управлінська ієрархія, правила та стандарти, показники оцінки роботи, принципи найму робітників, які будуються на його компетентності.

Теорія Вебера не мала опису конкретних організацій, він пропонував бюрократію скоріше як нормативну модель, ідеал, до якого має прагнути організація.

Характеристики раціональної бюрократії:

1) чіткий розподіл праці дозволяє виявити високу кваліфікацію;

2) ієрархічність рівнів управління, якою нижчий рівень контролюється вищим і підпорядковується йому;

3) наявність взаємно узгодженої системи узагальнених формальних правил і стандартів, які забезпечують однорідність виконання своїх обов'язків і скоординованість різних завдань;

4) дух формальної знеособленості, з якою офіційні особи виконують свої посадові обов'язки;

5) найм на роботу у суворій відповідності до технічних кваліфікаційних вимог; захищеність службовців від свавільних звільнень.

Отже, бюрократична організаційна структура характеризується: - високим ступенем розподілу праці;

109

>>>110>>>

- розвинутою ієрархією управління;

- ланцюгом команд;

- наявністю багаточисельних правил і норм поведінки персоналу;

- наймом кадрів за їх діловими та професійними якостями.

Вебер називав цю структуру раціональною, оскільки передбачається, що рішення, які приймаються, мають об'єктивний характер. Він припускав, що особисті примхи власників організації та її співробітників не мають суперечити цілям організації.

Бюрократію часто називають класичною або традиційною організаційною структурою тому, що більшість сучасних організацій являють собою варіанти бюрократії. Причина такого довгого та широкомасштабного використання бюрократичної структури полягає в тому, що її характеристики ще й досі достатньо добре підходять для більшості промислових фірм, організацій сфери послуг і всіх видів державних установ. Яскравим прикладом варіанта бюрократичної структури є лінійна організаційна структура.

Лінійна організаційна структура управління. У лінійній організаційній структурі (рис. 4.3) кожний підлеглий має лише одного керівника і в кожній ланці виконується весь комплекс робіт, пов'язаних з управлінням об'єктом.

| ^1Ч І

ЛІ Л2

В1 В2 ВЗ В4 В5 В6

В7

Рис. 4.3. Лінійна організаційна структура управління: К - головний керівник; ЛІ, Л2 - лінійні керівники; В1...В7 - виконавці

Переваги лінійної організаційної структури управління такі: ...

— чіткість і простота взаємовідносин;

— узгодженість дій виконавців;

— оперативність підготовки та проведення управлінських рішень;

- підвищення відповідальності керівника за результати діяльності очолюваного підрозділу;

- отримання виконавцями пов'язаних між собою розпоряджень і завдань, забезпеченння ресурсами;

- відсутність паралелізму в роботі;

110

>>>111>>>

— особиста відповідальність керівника за кінцеві результати діяльності свого підрозділу;

— надійний контроль.

Недоліки лінійних організаційних структур управління такі:

— обмеження ініціативи у працівників на нижчих рівнях;

— значний обсяг інформації, яку передають з одного рівня на інший, безліч контактів з підлеглими, вищими та суміжними організаціями;

— високі вимоги до кваліфікації керівників та до їхньої компетенції за всіма питаннями роботи підлеглих ланок, що, в свою чергу, обмежує керівника ефективно управляти організацією.

Концепція соціальної рівності, яка є основою бюрократичної структури, дуже добре узгоджується із системою цінностей всіх країн (як демократичних, так і комуністичних).

Однак бюрократичні структури були піддані критиці за їх нездатність до впровадження нововведень і недостатню мотивацію співробітників.

Негативні характеристики бюрократії сформулював учений Мертон:

1) перебільшення вагомості стандартизованих правил, процедур і норм;

2) організація втрачає гнучкість поведінки, оскільки всі питання та проблеми, що виникають, вирішуються тільки виходячи з прецедентів. Клієнти відчувають неадекватну реакцію на свої потреби, тому що їхні проблеми вирішують відповідно до правил і норм. Співробітники бюрократичних структур, захищаючи себе, посилаються на існуючі правила та інструкції, тому їх не можна покарати, бо вони діють згідно з інструкцією;

3) нездатність вчасно реагувати на зовнішнє середовище, яка потрібна для ефективного функціонування організації.

З цих причин з'являються адаптивні структури, які було розроблено для розширення можливостей організації реагувати на зміни, що відбуваються, та застосовувати нововведення.

Бюрократична модель управління має свої позитивні якості, але її не можна застосовувати без детального опрацювання та вдосконалення всіх її складових. Хоч організації мають багато спільного серед важливих характеристик, все ж вони суттєво відрізняються одна від одної. Під час проектування треба враховувати всі відмінності, для цього застосовують різні системи департаментизації.

111

>>>112>>>

Департаментизація - це процес поділу організації на окремі блоки, які можуть називатися відділами, відділеннями та секторами. Розглядатимемо найбільш широко застосовувані системи департамен-тизації.

Функціональна організаційна структура

Функціональну структуру показано на рис. 4.4.

управління.

Рис. 4.4. Функціональна організаційна структура управління: Ф1...ФЗ - фахівці

Функціональна департаментизація — це процес поділу організації на окремі елементи, кожний з них має свою чітко визначену ціль та обов'язки.

Створення функціональної структури потребує групування персоналу за завданнями, які вони виконують. Конкретні характеристики діяльності підрозділу відповідають найбільш важливим напрямам діяльності всієї організації.

Оскільки функціональна департаментизація потребує поділу на блоки, які мають чітко визначені завдання, (наприклад, в організаціях обробної галузі промисловості) є розподіл за технологіями масового виробництва. Традиційні функціональні блоки організації - відділи виробництва, маркетингу та фінансів. В організаціях сфери послуг — відділ експлуатації, збуту та фінансів. В армії - піхотні підрозділи, підрозділи артилерії. У лікарні — адміністративні, лікувальні, господарські підрозділи.

Якщо організація досить велика, то основні функціональні відділи можна поділити на більш дрібні функціональні підрозділи. Вони мають

112

>>>113>>>

назву вторинних або похідних (рис. 4.5). Наприклад, в авіації існує експлуатаційний відділ, можна виділити інженерно-технічну службу, технічне обслуговування, наземну службу, льотну службу.

і----------------------------------------------------------------------1

Рада директорів

Президент (директор)

Рис. 4.5. Структура фірми, функціональні відділи якої мають вторинні підрозділи

Основна ідея полягає в тому, щоб максимально використати переваги спеціалізації та не допускати перевантаження керівництва. Але водночас, щоб відділ не ставив свої власні цілі вище спільних цілей організації.

Переваги функціональної організаційної структури такі:

- висока компетентнісь спеціалістів, які відповідають за здійснення конкретних функцій, стимулює ділову та професійну спеціалізацію;

- зменшення дублювання зусиль і споживання матеріальних ресурсів у функціональних сферах;

- поліпшення координації у функціональних галузях;

- відповідність професійно-кваліфікаційних характеристик праців-

113

>>>114>>>

ників завданням управління;

- сприйнятливість нових явищ і здатність до оперативної перебудови;

- розширення можливостей лінійних керівників у питаннях стратегічного управління виробництвом, передача ряду функцій спеціалізованним ланкам.

Недоліки функціональних організаційних структур управління такі:

- підрозділи можуть бути більш зацікавленими в реалізації цілей і завдань своїх підрозділів, ніж спільних цілей усієї організації, тому збільшується можливість конфліктів між функціональними підрозділами;

- у великій організації ланцюг команд від керівника до безпосереднього виконавця стає досить довгим;

- ускладнюється координація управлінського впливу в результаті отримання виконавцями вказівок від кількох функціональних органів;

- зменшується оперативність роботи органів управління;

- зменшується рівень відповідальності виконавців за роботу через подвійне підпорядкування;

- порушується принцип єдиноначальності;

- зменшується оперативність роботи органів управління.

Функціональна структура не підходить для організацій з широкою номенклатурою продукції, яка діє в середовищі з чинниками, які швидко змінюються, а також для організацій, що діють одночасно на декількох ринках у країнах з різними соціально-економічними системами та законодавством. Досвід говорить, що функціональну структуру доцільно застосовувати в тих організаціях, які випускають відносно обмежену номенклатуру продукції, діють у стабільному зовнішньому середовищі та для забезпечення свого функціонування вимагають вирішення стандартних завдань управління. Наприклад, металургійна промисловість, видобуток сировинних матеріалів.

Лінійно-функціональна організаційна структура. Щоб усунути недоліки лінійного та функціонального управління, було розроблено лінійно-функціональну структуру управління (рис. 4.6).

114

>>>115>>>

Рис. 4.6. Лінійно-функціональна структура управління

У цих структурах функціональні ланки позбавлені права безпосереднього впливу на виконавців, вони готують рішення для лінійного керівника, який здійснює прямий адміністративний вплив на виконавців. Роль функціональних органів (служб) залежить від масштабів господарської діяльності та структури управління фірмою в цілому. У лінійно-функціональній структурі управління має переваги лінійна організація, але чим вищий рівень управління, тим більшу роль відіграє функціональне управління. Якщо в межах управління дільницею його роль незначна, то в масштабі управління підприємством роль функціональних органів зростає. Функціональні служби здійснюють усю технічну підготовку виробництва, готують варіанти вирішення питань, пов'язаних з управлінням процесом виробництва, звільняють лінійних керівників від планування, фінансових розрахунків тощо.

Лінійно-функціональні структури забезпечують такий розподіл праці, за якого лінійні ланки управління мають приймати рішення та контролювати, а функціональні — консультувати, інформувати, організовувати, планувати.

Переваги лінійно-функціональної організаційної структури такі:

— лінійно-функціональна структура дозволяє організувати управління виробничими процесами за лінійною схемою (керівник вищого рівня - керівник нижчого рівня -виконавець);

— функціональні підрозділи надають методичну допомогу, готують інформацію, виконують різні управлінські завдання для відповідних лінійних керівників;

— висока компетентність спеціалістів, які відповідають за здійснення конкретних функцій;

— поєднання принципу спеціалізації управління з принципом єдності керівництва.

115

>>>116>>>

Недоліки лінійно-функціональних організаційних структур такі:

— затягнені строки підготовки управлінських рішень;

— інформаційне перевантаження керівників вищих рівнів управління;

— незабезпеченість скоординованості в роботі функціональних підрозділів.

Подальший розвиток лінійно-функціональної структури призвів до виникнення дивізіональної організаційної структури.

Дивізіональна організаційна структура управління. Дивізіо-нальна організаційна структура управління (division - поділ, розподіл; division of labour - розподіл праці) - тип організаційної структури, розроблений в інтересах великих організацій, для яких функціональні структури вже не є ефективними. Основними типами структур з відділками є регіональні та продуктові структури, а також структури, які орієнтовані на покупця.

Керівництво організацій, яке планувало (або вже досягло) збільшення розмірів, зрозуміло, що використання функціональної схеми призведе до серйозних проблем. Якщо велика фірма намагатиметься втиснути всю свою діяльність у три або чотири основні відділи, то для того, щоб діапазон контролю кожного керівника був у межах норми, потрібно кожний відділ розділити на сотні підрозділів. А це, в свою чергу, призводить до того, що ланцюг команд стає дуже довгим і некерованим («зіпсований телефон»). Крім того, багато великих фірм працюють у широких географічних регіонах, і одному керівнику (наприклад, відділу маркетингу) дуже важко тримати під контролем діяльність у всіх регіонах.

Сучасні фірми ведуть свою діяльність в різних сферах бізнесу. Щоб подолати нові проблеми, що виникли з цих причин (розміри фірм, диверсифікація їх діяльності, зміна технологій чи зовнішнього середовища), керівництво цих фірм розробило дивізіональну організаційну структуру, у якій поділ організації на елементи та блоки відбувається за такими напрямами:

— види товарів чи послуг;

— групи покупців;

— географічний регіон.

Дивізіонально-продуктова структура. Найбільш поширеним видом дивізіональної структури є продуктова структура (рис. 4.7). Вона надає можливість збільшувати асортимент продукції, яку виробляє та реалізує. Наприклад, «Проктер енд Гембел», «Дженерал Моторе».

116

>>>117>>>

Рис. 4.7. Схема дивізіонально-продуктової структури

Застосовуючи дивізіонально-продуктову структуру, повноваження з питань керівництва виробництвом та збутом будь-якої продукції чи послуги передають одному керівнику, який є відповідальним за цей тип продукції. Керівник вторинних функціональних служб (виробничої, технічної, збуту) повинен звітувати перед вищим керівником.

Переваги дивізіонально-продуктової структури:

— дозволяє великій фірмі приділяти конкретному продукту стільки ж уваги, скільки йому приділяє невелика фірма, яка виробляє один-два види продукції;

— чітка визначеність, хто відповідає за отримання прибутку;

— успішний контроль витрат і виконання графіка відвантаження;

— швидке реагування на зміни умов конкуренції, технології та попиту покупця;

— ефективна координація робіт, оскільки діяльність щодо якоїсь продукції відбувається під керівництвом однієї людини;

— створення логічних і дієвих засобів децентралізації влади;

117

>>>118>>>

- наявність можливостей для підготовки менеджерів стратегічного рівня.

Недоліки дивізіонально-продуктових організаційних структур такі:

- збільшення витрат, тому що відбувається дублювання виду робіт для різних видів продукції. У кожному продуктовому підрозділі є свої невеликі функціональні підрозділи, щоб максимально використати технічні засоби та обладнання (наприклад, це важлива проблема у масовому виробництві, де обладнання може працювати цілу добу);

- дублювання функцій на рівні підрозділу корпорації;

- збільшення витрат на утримання персоналу;

- проблематичність встановлення оптимального рівня децентралізації;

- наявність випадків надмірної конкуренції між підрозділами за ресурси та увагу корпорації.

Дивізіональна організаційна структура, спрямована на споживача. Великі фірми спроможні обслуговувати всіх споживачів так, наче вони обслуговують лише одну певну групу споживачів. Дивізіональна структура, спрямована на споживача, групує роботу своїх підрозділів навколо певних груп споживачів. Наприклад, видавництва (великі) мають підрозділи, що видають літературу для дорослих, підрозділи юнацької літератури, підручники для вищої та середньої школи. Кожний підрозділ діє як окрема компанія (має свої відділи маркетингу, виробничі, фінансові). Комерційні банки обслуговують приватних осіб, фірми, організації, фонди, трастові фірми і т. ін. Виробничі організації працюють з оптовими торговими організаціями, з крамницями, які торгують в роздріб.

Переваги та недоліки ті самі, що і в дивізіонально-продуктовій структурі, відмінність лише в тому, що цілі різні.

Дивізіонально-регіональна організаційна структура. Дивізіональна організаційна структура, орієнтована на великі географічні зони, може використовувати структуру організації за територіальним принципом. Вона полегшує вирішення проблем, пов'язаних з місцевим законодавством, звичаями, проблемами споживачів. Такий підхід спрощує зв'язок організації з клієнтами, а також зв'язок між членами організації.

118

>>>119>>>

У разі використання регіонального типу організаційної структури передбачено, що відповідальність за всю діяльність компанії на внутрішньому і зовнішньому ринках розподіляється між самостійними регіональними підрозділами. Ці підрозділи за змістом і характером діяльності можуть бути як виробничими відділами і центрами прибутку, так і організовуватися у формі дочірніх компаній і бути центрами прибутку та відповідальності. В обох випадках регіональні підрозділи здійснюють координацію діяльності дочірніх збутових і виробничих фірм у своєму регіоні з усіх видів продукції. Очолює такий регіональний підрозділ віце-президент, який підпорядковується безпосередньо вищій адміністрації фірми і здійснює свою діяльність у тісному контакті з усіма центральними службами. У деяких фірмах регіональні керівники мають у своєму підпорядкуванні управлінців по окремих країнах як проміжну ланку між регіональним підрозділом і місцевою дочірньою фірмою. Регіональні підрозділи здійснюють фінансовий контроль за діяльністю кожної дочірньої фірми, а також контролюють складання поточного бюджету, дотримуючись вказівок вищого керівництва та центральних служб. Для більш тісного взаємозв'язку виробничої діяльності підконтрольних фірм деколи призначаються координатори продукції або спеціальні функціональні служби, які опікуються питаннями виробництва окремих видів продукції.

Дивізіонально-регіональну структуру управління використовують фірми, які виробляють продукцію обмеженої номенклатури та орієнтовані на широкі ринки збуту і конкретного споживача.

Дивізіонально-регіональна організаційна структура управління діяльністю фірми в чистому вигляді трапляється рідко, хоча регіональний принцип управління закордонною діяльністю разом з управлінням продукцією досить поширений. Фірми, що виробляють пакувальні матеріали, ліки; збутові організації в інших країнах мають дочірні компанії з функціональними або іншими структурами.

Переваги дивізіонально-регіональних організаційних структур управління:

- створення можливостей пристосування стратегії до потреб кожного ринку;

- перенесення відповідальності за прибутки на нижні рівні управління;

- можливість для підготовки менеджерів стратегічного рівня;

- створення можливостей більш ефективно враховувати запити тих споживачів, від яких вона найбільш залежить.

119

>>>120>>>

Недоліки дивізіонально-регіональних організаційних структур управління:

- збільшення кількості рівнів управління;

- можливість дублювання функцій на стратегічному та місцевому рівнях;

- труднощі в координації діяльності по країні та продукції. Отже, вибір дивізіональної структури має ґрунтуватися на тому,

який з цих чинників найбільш важливий з точки зору забезпечення реалізації стратегічних планів організації та досягнення її цілей.

Г. Мінцберг дає статистику вивчення 93 великих багатофункціональних фірм: 88 % з них використовують дивізіональну структуру.

Адаптивні структури. Починаючи з 60-х років минулого століття деякі організації відчули, що умови діяльності зовнішнього середовища змінювалися, проекти ставали досить складними, технологія розвивалася так швидко, що недоліків бюрократичної організації управління стало більше, ніж переваг. Ланцюг команд ставав таким довгим, що організація не могла ефективно реагувати на зміни в зовнішньому середовищі.

Щоб організація мала можливість реагувати на зміни середовища та застосовувати нову технологію, були розроблені адаптивні організаційні структури, які можна модифікувати відповідно до змін зовнішнього середовища та потреб самої організації. їх ще називають органічними структурами. Бюрократичні структури (як різновид ди-візіональних) називають механістичними (проблема розбивається на багато дрібних, по окремих спеціальностях, узгоджується).

Як показали дослідники Берне і Сталкер, органічна та механістична структури є лише крайніми видами серед усіх структур. Реальні структури лежать між ними. Так, у великих організаціях одні підрозділи мають механістичну структуру, а інші - органічну.

Найбільш поширені серед адаптивних структур - це проектні та матричні.

Для того щоб ефективно управляти проектами великого масштабу (будівництво греблі, заводу, розробка та випуск нового виду продукції), почали застосовувати спеціальну структуру, так звану проектну структуру організації.

Проектна структура організації — це тимчасова структура, яку створюють для вирішення конкретного завдання. Суть її полягає в тому, щоб зібрати в одну команду найбільш кваліфікованих працівників організації для втілення складного проекту з визначеним рівнем

120

>>>121>>>

якості в стислі строки і в межах визначеного кошторису. Коли проект завершено, команду ліквідують. Працівники її переходять в інший проект, повертаються до постійної роботи чи звільняються.

Основна перевага проектної структури організації полягає в тому, що вона концентрує всі зусилля на вирішенні одного-єдиного завдання, у той час як керівник звичайного відділу повинен розподіляти свою увагу між декількома проектами одночасно. Це, по суті, є зменшена в масштабах копія функціональної структури організації. У цьому випадку керівникові проекту повністю підпорядковані всі члени групи і виділені всі ресурси для цієї мети. Хто-небудь з вищого керівництва координує реалізацію проекту в межах звичайної функціональної структури.

Матричні структури. Один із варіантів адаптивної структури має назву матричної структури управління організації. Схема такої структури схожа на матрицю. У матричній організації члени проектної організації (групи) підпорядковуються як керівникові проекту, так і керівникам тих функціональних відділів, в яких вони працюють постійно. Керівник проекту наділений так званими проектними повноваженнями. Вони можуть бути лінійними (над усіма деталями проекту) або штабними. Це залежить від того, які права делегує керівникові проекту керівництво організації. Він координує дію всіх підрозділів, які йому надали для виконання проекту, і ресурси організації, потрібні для виконання цього проекту (рис. 4.8).

Матрична структура організації - це сучасна ефективна організаційна структура управління, яка створюється поєднанням двох структур - лінійної та програмно-цільової.

Відповідно до лінійної структури (по вертикалі) будується управління окремими сферами діяльності: НДДКР, виробництво, збут, постачання. Відповідно до програмно-цільової структури (по горизонталі) організовується управління програмами (проектами, темами).

Матричну структуру організацій використовують фірми, продукція яких має відносно короткий життєвий цикл і часто змінюється, тобто фірми, яким необхідно мати добру маневреність у питаннях виробництва та стратегії.

Для реалізації матричної структури управління в процесі визначення горизонтальних зв'язків необхідні: підбір керівника проекту, його заступників в окремих темах відповідно до структури програми, призначення відповідальних виконавців у кожному спеціалізованому підрозділі, організація спеціальної служби управління програмою.

121

>>>122>>>

Головний керівник

г;-—+---

Головний механік

Головний економіст

Головний технолог

Проект А

Механік _.. .А . ....

Економіст

Технолог

І

Механік

Економіст

Технолог

Механік

Економіст

Технолог

Рис. 4.8. Матрична структура організації

Для реалізації діяльності в межах матричної структури необхідно провести зміни в організаційній структурі: створити в основній фірмі спеціальні цільові підрозділи, які б об'єднували провідних спеціалістів для спільного вироблення розробки основних ідей програми.

Переваги матричних організаційних структур управління такі:

- можливість одночасного впровадження різних типів стратегій;

- заохочення кооперації, координації споріднених видів діяльності;

- забезпечення гнучкості та оперативності маневрування ресурсами у разі виконання кількох програм у межах однієї фірми;

- скорочення термінів створення нової техніки та технології, зменшення вартості робіт; продуктивніше використання обладнання.

Недоліки матричних організаційних структур управління такі:

- виникнення проблем через накладання вертикальних і горизонтальних повноважень, що руйнує принцип єдиноначальності і призводить до збільшення кількості конфліктних ситуацій;

- зростання інформаційних зв'язків між працівниками підрозділів;

- збільшення кількості управлінського персоналу.

122

>>>123>>>