11.4 Планування діяльності

Планування – це процес вибору цілей і рішень, необхідних для їхнього досягнення.

Планування як складова частина самоменеджменту дозволяє:

1) здійснити ідентифікацію цілей і цінностей, установити їхні пріоритети;

2) розробити варіанти заходів (задач) по їхньому досягненню і ранжувати їх з важливістю;

3) представити оцінки часу на виконання заходів і задач, виявити вузькі місця і передбачити заходи для їх ліквідації;

4) вчасно делегувати повноваження;

5) створити резерв часу з урахуванням динаміки і непередбачуваності зовнішнього середовища.

Кожна людина являє собою єдине ціле, особистість. Тому об'єктами планування виступають усі сфери життєдіяльності людини в їхньому взаємозв'язку.

До об'єктів планування можна віднести:

• роботу;

• моральний і фізичний стан;

• самоудосконалення;

• родину;

• відносини з друзями;

• захоплення, дозвілля.

Ситуаційний аналіз проводиться періодично. Він дозволяє оцінити зміни зовнішнього середовища людини, провести ревізію цінностей, уточнити цілі, проаналізувати види діяльності і витрати часу, виявити особисті відмітні переваги й обмеження стосовно вашої роботи, намітити напрямки саморозвитку.

Керівник повинен чітко представляти наступне: що віднімає більше всього часу, де економія часу дійсно виправдана, чи використовується найкращий час роботи для дійсно пріоритетних справ, скільки часу займають несуттєві справи.

Робочий день менеджера не нормований. Причинами цієї особливості управлінської праці є:

• відкладання ухвалення рішення на завтра;

• виконання роботи наполовину;

• прагнення зробити все відразу;

• прагнення зробити все самому;

• переконання керівника, що він знає все краще інших;

• невміння розмежувати функції;

• спроба звалити провину на інших.

Рекомендації з підвищення продуктивності праці менеджера:

1) складайте на щодня список справ, які потрібно неодмінно завершити, і список завдань, що бажано виконати;

2) упорядочіть завдання з їхньою важливістю;

3) знаходьте щодня час для творчої роботи. Використовуйте для цього час "без телефону" у ранкові години;

4) доручайте виконання рутинної роботи підлеглим. Проаналізуйте, які ваші роботи могли б виконувати менш кваліфіковані працівники;

5) перевіряйте джерела інформації, щоб уникнути помилок. Запитуйте інформацію з першоджерела;

6) проаналізуйте, наскільки ви нетерплячі, нервозні. Ці якості, як правило, збільшують втрату часу. Навчиться розслаблюватися, виробляйте в себе навичка не квапитися;

7) оволодійте однією з методик швидкого читання. Це підвищить ваші можливості в одержанні інформації;

8) не домагайтеся бути спеціалістом в усьому, радьтеся з професіоналами, зосередьте свої зусилля на управлінських задачах;

9) перевірте, як ви відноситеся до своєї роботи.

Щоб процвітати в бізнесі, як втім і в іншому, саме головне – це вміти зосередитися і раціонально користатися своїм часом.