3.3 Функція організації

Функція організації в широкому змісті – вид діяльності управлінського персоналу, спрямований на нормальне функціонування організації.

Щоб реалізувати плани необхідно фактичне виконання задач, що випливають з цілей організації. Для цього необхідно ефективне поєднання людей і завдань. Організація як процес являє собою функцію, яка безпосередньо пов'язана з систематичною координацією багатьох завдань, і відповідно, формальних стосунків людей, які виконують.

Функція організації – це процес створення такої структури підприємства, яка дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення загальних цілей. Ця структура включає визначене сполучення людських, матеріальних і фінансових ресурсів, необхідних для реалізації планів. Отже, функція організації тісно пов'язана з плануванням.

Організаційний процес включає наступні стадії роботи:

• визначення цілей і завдань підприємства;

• визначення видів робіт, які необхідно виконувати для рішення поставлених завдань;

• оцінку наявних людських ресурсів;

• групування функцій (видів робіт) і людських ресурсів в організаційні структури;

• виявлення й оцінку міри відповідальності і характеру повноважень управлінського персоналу різних рівнів;

• виявлення специфічних видів діяльності на підприємстві;

• складання посадових інструкцій, схем, нормативів.

Організаційна діяльність передбачає функціональний розділ праці по вертикалі і по горизонталі. З цим пов'язане створення різних служб і відділів в організації, цей процес називається департаментація. Департаментація – це угрупування родинних функцій чи головних видів робіт у відділи (служби). Угрупування може бути на основі видів діяльності за: виробленою продукцією, споживачем, територіальною ознакою. Характеристика і види структур розглядаються в окремому розділі даного посібника.

Необхідно розглянути й інший аспект устрою організації - взаємовідносини повноважень, які зв'язують вище керівництво з низовими рівнями працюючих і забезпечують можливість розподілу і координації завдань.

Засобом, за допомогою якого керівництво установлює зв'язок між управлінськими рівнями, є делегування повноважень.

Делегування означає передачу задач і повноважень особі, яка приймає на себе відповідальність за їхнє виконання. Власне кажучи, делегування являє собою акт, що перетворює людину в керівника. Якщо керівник не зуміє домогтися виконання робіт іншими, він буде змушений виконувати її сам.

Необхідно розглянути пов'язані з делегуванням поняття відповідальності й організаційних повноважень. Відповідальність являє собою зобов'язання виконувати наявні завдання і відповідати за їхні задовільні рішення. Фактично працівник відповідає за результати виконання завдання перед тим, хто передає йому повноваження. Але важливо зрозуміти, що делегування реалізується тільки у випадку прийняття повноважень, і власне відповідальність не може бути делегована. Керівник не може розмивати відповідальність, передаючи її підлеглому.

Якщо передбачається, що хтось прийме відповідальність за задовільне виконання завдання – організація повинна надати йому необхідні ресурси. Керівництво здійснює це шляхом делегування повноважень разом з завданнями.

Повноваження являють собою обмежене право використовувати ресурси організації і направляти зусилля деяких її співробітників на виконання визначених завдань. Повноваження делегуються посаді, а не індивіду.

Повноваження і владу часто плутають одне з одним. Влада являє собою реальну здатність діяти чи можливість впливати на ситуацію. Можна мати владу, не маючи повноважень. Повноваження визначають, що особа, котра має якусь посаду, має право робити. Влада визначає, що вона дійсно може робити.

Число працівників, які підкоряються безпосередньо керівнику, складає його норму керованості. Якщо норма керованості не буде відповідним чином обмежена, виникнуть плутанина і перевантаження керівника.

Ефективна реалізація делегування утруднена через протидію як керівників, так і підлеглих. Щоб делегування було діючи, необхідна відповідність між повноваженнями і відповідальністю, тобто, керівництво повинне делегувати працівнику повноваження, достатні для виконання всіх завдань, за які він прийняв на себе відповідальність. Це відомо як принцип відповідності.