Учебное пособи по менеджменту

Контроль исполнения документов

Функция контроля исполнения возлагается на ответственного за делопроизводство, а также на линейных руководителей, которые несут ответственность за своевременное выполнение решений, относящихся к сфере их компетенции.

Формальный контроль делится на:

Предварительный, который имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документов и регулирует процесс подготовки и принятия решения. Предварительный контроль отслеживает те процедуры, которые предшествуют принятию решения.
Итоговый, проводится службой делопроизводства периодически и обеспечивает сбор и обработку аналитической информации об исполнительной дисциплине предприятия.

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения, составления ответов, внесения изменений в нормативные и инструктивные документы.

Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и сроки.

Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения указывается в инструкции по делопроизводству и содержит наиболее важные с точки зрения целей организации виды документов.

В технологии контроля исполнения выделяются 4 этапа:

Постановка на контроль.
Ведение контроля.
Снятие с контроля.
Анализ исполнительской дисциплины.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюциях и в случаях сообщения результатов заинтересованным учреждением или наличием документального подтверждения исполнения документа.

При организации делопроизводства в системе управления следует исходить из того, что документооборот – одна из важнейших обслуживающих функций, которая должна выполняться специальной службой или специально выделенными сотрудниками.

Функцией такой служит документационное обеспечение деятельности учреждения, куда входят прием, учет, распределение, печать и размножение, а также отправка документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовка дел к сдаче в архив.

Следующая функция – это организационно-методическое руководство делопроизводством подразделения, техническое и программное обеспечение системы делопроизводства и обучение и подготовка сотрудников по ведению документов.

Служебное письмо – средство обмена информацией между учреждениями и гражданами, между структурами организации. Письма составляют порядка 80% документооборота в организации. Это определяет повышенные требования к оформлению письма.

Ввиду больших объемов документов в форме писем, к содержанию письма и к его оформлению предъявляются жесткие требования:

Объем письма не должен превышать одной страницы (желательно).
Текст письма не должен допускать разных толкований («казнить нельзя помиловать»).
Текст письма должен быть посвящен одному вопросу. Для обеспечения восприятия и понимания текста целесообразно начинать изложение с существа вопроса, поместив доказательства и выводы во второй части письма.

Существует давняя традиция унификации текста писем, которая затрагивает словарный состав, синтаксис, графику письма, пунктуацию и стиль. Поэтому возможно использование стандартных текстов писем. При этом необходимо учитывать, что стандартный текст может не соответствовать реальным ситуациям. Практика показывает, что стандартные письма можно использовать в половине случаев. Виды писем:

Сопроводительные – направляются одновременно с другими документами и содержат дополнительные сведения о документах (о содержании, о дате поступления и т.п.).
Информационные – часто носят рекламный характер, служат целью сообщить адресату о чем-либо.
Приглашения.
Разрешения – обычно отражают факт согласования какого-либо вопроса с другой организацией.
Письмо-мандат – удостоверяющее правомочность человека.
Псьмо-подтверждение.
Письмо-предложение и т.д.

Содержание