34. Подготовка документов к архивному хранению.
Первым этапом подготовки документов к архивному хранению является экспертиза ценности документов. В ходе экспертизы ценности выявляются документы, подлежащие уничтожению, а на остальных документах проставляются сроки их дальнейшего хранения. Для этого составляются описи дел и описи документов дел. Опытный архивариус делает вышеописанные процедуры довольно быстро (при небольших размерах архива). В крупных архивах и больших предприятиях подготовку документов к архивному хранению должна вести экспертная комиссия.
На втором этапе подготовки документов к архивному хранению необходимо выяснить, где будут храниться документы.
Существует несколько способов хранения документов:
- Хранение документов в офисе
- Сдача документов на внеофисное хранение
- Создание электронного архива
1.Хранение документов в офисе
В этом случае подготовка документов к архивному хранению заключается в следующем: правильной организации пространства и температурного режима. Для создания архивного хранилища непосредственно в офисе нужны будут архивные стеллажи, архивные короба и папки. Все дела должны быть прошиты и переплетены, это облегчит поиск в архиве. Не стоит складывать документы в полиэтиленовые файлы – это уменьшает сохранность документа. При формировании архива все папки и архивные короба следует подписать, а наиболее важные документы поставить ближе для более быстрого доступа к ним.
2.Сдача документов на внеофисное хранение.
Сдача документов на внеофисное хранение включает в себя вывоз документов в хранилище сторонней архивной компании. Подготовка документов к архивному внеофисному хранению самая минимальная: необходимо просто не потерять документы при вывозе. Специалисты архивных компаний обладают большим опытом и, с вероятностью 99%, Ваши документы не потеряются.
3. Создание электронного архива
Подготовка документов к архивному хранению будет заключаться в отборе документов на сканирование. После этого уже программисты создают базу данных с удобной и быстрой системой поиска, а операторы вводят необходимые данные в систему. Таким образом, Вы получаете весь архив у себя на компьютере.
Как видно из статьи, подготовка документов к архивному хранению задает тон дальнейшей работе. Грамотная подготовка документов – гарант успешного архива.
- 2.Автоматизированное рабочее место руководителя (арм).Средства автоматизации.
- 3.Справочно – информационные документы. Характеристика. Правила оформления.
- 4.Понятие «Дело». Правила формирования дел.
- 5.Неформальные деловые контакты.
- 6.Сущность понятия «Персональный менеджмент». Организация рабочего места руководителя.
- 8.Обработка исходящих документов.
- 9.Пути самосовершенствования руководителя.
- 10.Техника ведения коммерческих переговоров.
- 11.Понятие «Документ». Классификация документов.
- 12.Номенклатура дел организации. Индивидуальные, примерные и типовые номенклатуры.
- 13.Правила написания и оформления делового письма.
- 15.Паблик рилейшнз (пр). Общие принципы.
- 16.Работа менеджера с секретарём. Подготовка и проведение совещаний.
- 17.Организация пресс – конференций, презентаций, участие в ярмарках.
- 18.Реквизит «Отметка о контроле». Оформление. Применение.
- 19.Контроль за исполнением задания. Виды контроля.
- 20.Систематизация документов. Правила формирования дел.
- 21.Реклама. Способы распространения рекламы.
- 22.Подготовка документов к архивному хранению.
- 23.Планирование личной работы руководителя.
- 24.Распорядительные документы. Характеристика. Правила оформления.
- 25.Формы представления унифицированных текстов документов. Примеры.
- 26.Планирование использования руководителем своего рабочего времени.
- 27.Оперативное хранение документов.
- 28.Тактика действий в конфликтных ситуациях.
- 29.Структура и функции служб документационного обеспечения управления.
- 30.Организация исполнения и контроля внутренних документов.
- 31.Совершенствование техники чтения. Факторы, способствующие хорошему усвоению прочитанного материала.
- 32.Обязанности секретаря при проведении срокового контроля.
- 33.Обработка входящих документов.
- 34. Подготовка документов к архивному хранению.
- 35.Организационные документы. Характеристика. Правила оформления.
- 36.Факторы, способствующие формированию положительного имиджа руководителя.
- 37.Правила ведения телефонных деловых бесед.
- 38.Реквизит: «Гриф согласования документа».
- 39.Самоконтроль руководителя.
- 40.Документы, входящие в состав личного дела. Характеристика.
- 41.Паблик рилейшнз. Взаимодействие со средствами массовой информации.
- 43.Сдача дел в ведомственный архив.
- 44.Разрешение конфликтных ситуаций. Последовательность действий.
- 45.Стадии процесса систематического запоминания.
- 46.Формирование дел.
- 47.Основные этические принципы деловых взаимоотношений руководителя.
- 48.Трудовой контракт. Оформление. Применение.
- 49.Особенности процесса чтения специальной литературы.
- 50.Документы по персоналу. Характеристика.
- 51.Реквизит: «Визы согласования документа». Оформление. Применение.
- 52.Факторы успеха публичных выступлений.
- 53.Реквизит: «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
- 54.Паблик рилейшнз. Формы сотрудничества со сми.
- 55.Реквизит: «Гриф утверждения документа». Правила оформления и применения.
- 57.Диалог с деловым партнёром. Факторы успеха.