16.Работа менеджера с секретарём. Подготовка и проведение совещаний.

Подготовка и проведение совещаний Под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

Так как в принятии решений задействовано много работников, такой вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим. Стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов. Как указывает L.J.Seiwert, "вряд ли найдется другой вид такой деятельности, при котором растрачивалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний"

Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно-технических мероприятий как по организации, так и его проведению.

В зависимости от состава участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и в пределах 1- 1,5 часа.

В зависимости от вида совещания, количества участников и временных рамок проводятся различные подготовительные организационно-технические мероприятия. В учреждениях с постоянно действующими коллегиальными органами (советами, коллегиями) должен быть типовой регламент проведения заседаний, где определены периодичность заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. Такие коллегиальные органы имеют секретаря, основной обязанностью которого является подготовка, обслуживание заседаний и ведение документации этого коллегиального органа.

При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут быть следующими:

- информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.Д. (С данной целью употребляются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.П.);

- подготовка перечня участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями;

- оформление доклада управляющего, подготовка иллюстративных материалов;

- регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.П.;

- ведение протокола либо стенограммы совещания;

- подбор материалов для управляющего;

- выполнение оперативных поручений управляющего, полученных в ходе совещания;

- оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.