12.Номенклатура дел организации. Индивидуальные, примерные и типовые номенклатуры.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке*.

Номенклатура дел представляет собой план группировки документов в дела в процессе текущего хранения документов.

Этот план предусматривает дела, которые должны быть заведены для текущего хранения документов, сколько дел будет заведено, какие документы будут помещены в каждое дело, в нем также устанавливаются сроки хранения дел.

НД дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Она носит рекомендательный характер.

При наличии типовой или примерной номенклатуры дел упрощается процесс создания индивидуальной номенклатуры.

Индивидуальная номенклатура дел создается для конкретной организации с учетом ее специфики.

Оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации, в соответствии с требованиями к бланкам документов, установленными ГОСТ Р 6.30-2003**. Форма номенклатуры закреплена в ГСДОУ и Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел едина для организаций различных организационно-правовых форм собственности.

Главное различие в форме номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти, муниципальных, государственных (бюджетных) организаций и организаций частных (негосударственных) заключается в том, что частные организации не обязаны проходить процедуру согласования сводной номенклатуры дел в государственных архивах, так как они не обязаны передавать свои документы на хранение в государственные архивы. Поэтому на номенклатуре дел частных организаций часто отсутствует гриф согласования экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения. Есть частные организации, в структуре которых отсутствует архив. В таких случаях на номенклатуре дел не будет проставлена виза заведующего архивом или архивиста (архивариуса), ответственного за архив.